Wielu dostawców nie oferuje domyślnej listy słów, choć listy takie mogą być sprowadzane z wielu witryn webowych i wykorzystane jako punkt wyjściowy do tworzenia własnych. Systemy oferujące wymuszanie zasad polityki mają zazwyczaj zapewnione wsparcie instalacyjne.

Bardziej wymyślne mechanizmy zapewniają możliwość obligatoryjnego specyfikowania sąsiedztwa różnych słów z listy, aby pojedyncze słowo wyrwane z kontekstu nie wyzwalało procesu filtrowania.

Oprócz wymyślnego wyszukiwania przydatna jest również funkcja, która automatycznie ekspediuje wiadomości naruszające reguły do odpowiedniego agenta egzekwującego. Jest to ważne kryterium przy porównywaniu produktów. Jeżeli audytor musi codziennie ręcznie przeprowadzać proces wyszukiwania, system nie działa jako efektywny silnik egzekwowania polityki.

Podstawowy zakres funkcjonalności to wyszukiwanie wiadomości, która pasuje do listy słów, oraz wyszukiwanie według wielu list. Różnicująca funkcjonalność w tym zakresie obejmuje elastyczność identyfikowania różnych klas naruszeń, takich jak: molestowanie seksualne, wycieki własności intelektualnej, transmisje zakazanych danych (np. numery kart kredytowych czy numery identyfikacyjne PESEL), informacje o kontach - i następnie podejmowanie akcji na podstawie rodzaju naruszenia, co może obejmować ostrzeżenie nadawcy lub przekazanie kopii do audytora, jak również opcje blokowania takiej wiadomości.

Do blokowania operacji narzędzia archiwizowania używają często interfejsu MAPI do Exchange, w celu przeszukania wiadomości z chwilą, gdy jest umieszczana w skrzynce wyjściowej Outlook, i do przeglądania jej zawartości - zanim zostanie wysłana.

Systemy z funkcją pełnego egzekwowania zapewniają elastyczne opcje egzekwowania polityki, dobrze skoordynowane z wieloma różnymi politykami, które można zdefiniować; każda z różnym zestawem wyszukiwanych terminów i kryteriów powiadamiania.

Symantec Enterprise Vault

W testach systemów do archiwizacji poczty elektronicznej, przeprowadzonych przez tygodnik "Network World", najlepszym rozwiązaniem (dostępnym również na rynku polskim) okazał się Symantec Enterprise Vault 2007 SP3. System wyróżnił się dużą dokładnością w zakresie udzielania uprawnień oraz ogólną dojrzałością procesów instalacyjnych i narzędzi administracyjnych, które niewątpliwie będą docenione w dużych przedsiębiorstwach.

Przy zarządzaniu skrzynkami pocztowymi wtyczka do Outlooka Symanteca zapewnia administratorowi bardzo szczegółową kontrolę nad tym, które funkcje są udostępniane użytkownikowi. Może np. udostępniać lub blokować możliwości: oznaczania wiadomości do archiwizowania, odtwarzania incydentalnie usuniętych wiadomości i ok. 30 innych specyficznych funkcji.

Enterprise Vault 2007 SP3 udostępnia też formularze dla Exchange i Internet Information Services, które zapewniają ten sam poziom funkcjonalności dla użytkownika w ramach interfejsu OWA (Outlook Web Access).

Rozwiązanie Symantec ma bardzo elastyczny silnik, pozwalający administratorowi na tworzenie wymyślnych zasad polityki archiwizacji. Umożliwia na przykład archiwizowanie jedynie tych wiadomości, które użytkownik przetrzymuje powyżej 30 dni, wiadomości zawierających określone słowa kluczowe w wierszu TEMAT lub wiadomości z załącznikami.