Innym mechanizmem zaliczanym do kategorii "zarządzanie skrzynkami" jest przekładanie wiadomości ze skrzynek użytkowników do serwera archiwizacji. Proces ten polega na "przycięciu" wiadomości na oryginalnym serwerze pocztowym i przemieszczaniu jej wraz z załącznikami do serwera archiwizacji. Po skróceniu wiadomości efektywny jej rozmiar zostaje zredukowany do ok. 2 kB.

Głównym celem jest zmniejszenie pamięci używanej przez serwer pocztowy i wykorzystanie tańszej pamięci serwera archiwizującego. Ponieważ serwer archiwizujący nie musi obsługiwać większych obciążeń we/wy, to nie potrzebuje też pamięci o wysokiej wydajności - dyski SATA są wystarczające do tego celu i kosztują znacznie mniej niż Fibre Channel czy SAS.

Niektóre systemy dokonują deduplikacji archiwizowanych wiadomości - jeżeli ten sam załącznik jest wysyłany do kilku różnych odbiorców, wtedy tylko jedna kopia jest przechowywana w archiwum, a dla pozostałych - jedynie odnośniki do tej kopii.

Po zarchiwizowaniu wiadomości, do wyświetlenia skróconej informacji i łatwego odzyskania wiadomości z serwera archiwizacji najlepiej użyć wtyczki do Outlooka. Zapewnia ona zazwyczaj możliwość pokazania "przyciętej" wiadomości w skróconej postaci i odzyskania jej z archiwum po podwójnym kliknięciu na wiadomość, w celu jej otwarcia, co czyni proces skracania transparentnym dla użytkownika końcowego. Większość produktów zapewnia również możliwość wyszukiwania w archiwum z interfejsu Outlooka. Niektóre z nich zapewniają administratorowi bardziej szczegółową kontrolę nad tym, które funkcje są udostępniane użytkownikowi. Admin może np. udostępniać lub blokować możliwości: oznaczania wiadomości do archiwizowania, odtwarzania incydentalnie usuniętych wiadomości i inne specyficzne funkcje.

Z punktu widzenia administratora ważny jest też elastyczny silnik, który pozwoli mu na tworzenie wymyślnych zasad polityki archiwizacji, umożliwiając na przykład archiwizowanie jedynie tych wiadomości, które użytkownik przetrzymuje powyżej określonej liczby dni lub wiadomości z załącznikami.

Często dostępna jest też możliwość importowania plików PST (plik folderów osobistych Outlook) ze stacji roboczej użytkownika, w celu skonsolidowania wszystkich wiadomości poczty elektronicznej, umożliwiając administratorowi (który wcześniej wymusił na użytkownikach archiwizowanie wiadomości w lokalnym pliku PST) pobranie tych wiadomości z powrotem do serwera pocztowego i zapewnianie im właściwego składowania. Niektóre produkty oferują specyficzne narzędzia do wynajdywania plików PST na lokalnych komputerach PC użytkowników, konsolidowanie ich i automatyczne importowanie.

E-discovery

Termin ten jest używany do określenia zaawansowanego przeszukiwania archiwizowanej poczty elektronicznej. Produkty dostępne na rynku różnią się poziomem szczegółowości, na jakim personel IT może zapewniać dostęp do silnika wyszukiwań i ich rezultatów. Szczegółowość ta musi umożliwić użytkownikom nieskrępowany dostęp do własnej poczty i jednocześnie zapewniać rozszerzone uprawnienia dla audytorów wyszukujących wiadomości należące do różnych grup lub użytkowników. Musi również zapewniać tworzenie raportów, a także wspomagać definiowanie, co robić z wiadomościami z chwilą, gdy zostaną wyszukane - mogą być np. eksportowane do plików PST lub przekazywane do dalszego przeglądania.

Dostęp użytkowników do silnika wyszukiwań w zakresie ich skrzynek pocztowych, osiągalny jest zazwyczaj za pośrednictwem wtyczki do Outlook oraz przez portal - dla bardziej ogólnych wyszukiwań.

W zakresie przeszukiwania wiadomości wielu użytkowników, większość systemów dopuszcza, aby do tworzenia wyszukiwań wyznaczona była jedna osoba (audytor, administrator poczty). Kolejna może zostać wskazana do właściwego przeglądania wiadomości odnalezionych w wyniku wyszukiwania.