Istota sprawy nie leży bowiem wcale w samym gromadzeniu posiadanych już przecież danych, lecz w koncepcji takiego ich spożytkowania, które przyniesie wymierne korzyści. Nie trzeba dodawać, że koncepcję taką trzeba mieć jeszcze zanim przystąpi się do organizacji samego gromadzenia danych. Winna ona wskazywać, co i w jaki sposób zamierza się gromadzić, na jakie przełoży się to informacje oraz jak i do czego będą one mogły być wykorzystane.

Celem każdego takiego gromadzenia danych (bez względu na sam jego sposób) jest umożliwienie dokonania ich analizy, której wyniki, z kolei, staną się podstawą do podjęcia określonych decyzji, czy też na decyzje takie wpłyną. Decyzje te mogą mieć charakter strategiczny bądź operacyjny. Powiązanie tych pierwszych, podejmowanych na wysokich poziomach zarządzania, z konkretnymi efektami jest trudniejsze, gdyż z istoty swej, odnoszą się one do dłuższych okresów i ich efekty mogą się sumować z wpływem innych czynników. Decyzje operacyjne, z kolei, są podejmowane na stanowiskach leżących nisko w strukturze organizacyjnej, dotyczą wymiernych działań i łatwiej dają się przełożyć na równie wymierne efekty. Występuje tu jednak też taka prawidłowość, że znacznie łatwiej jest przedstawić syntetyczne wyniki analizy danych nielicznemu gronu osób mających na ich podstawie podjąć decyzje strategiczne, niż doprowadzić takie wyniki do licznych stanowisk operacyjnych, ad hoc i na bieżąco. Niebagatelne znaczenie ma też sama umiejętność spożytkowania tych wyników (informacji) przez personel na stanowiskach operacyjnych.

Sytuację tę dobrze ilustrują ankiety Lidera, szczególnie w kategorii bankowość i finanse. Wiele banków chwali się posiadaniem różnego rodzaju repozytoriów, w których gromadzą one dane do celów dalszej analizy. Nieliczne z nich osiągnęły jednak poziom dojrzałości organizacyjnej pozwalający korzystać z wyników takich analiz danych przy bieżącej obsłudze klientów. Wtórnej zaś analizy skutków podjętych w oparciu o te wyniki decyzji operacyjnych nie prowadzi chyba nikt (i to biorąc pod uwagę nie tylko banki, ale wszystkich uczestników Lidera).

Od wykazów do hurtowni

Podstawą do korzystania ze wspomnianych metod analitycznych są repozytoria danych. Sposoby ich organizowania różnią się w zależności od skali potrzeb i możliwości realizacyjnych danej organizacji. Rozwiązaniem najprostszym, dostępnym niemal od ręki i nie wymagającym dodatkowych nakładów są repozytoria (bazy danych) systemów ERP, księgi główne, rejestry transakcji, wykazy klientów itp. Po rozwiązania takie, wspomagane ewentualnie jeszcze narzędziami MS Excel, sięgają na ogół organizacje początkujące w tej dziedzinie. Ryzyko jest tu niewielkie, ale są i istotne ograniczenia.

Jednym z takich ograniczeń jest nastawienie repozytorium głównie na obsługę bieżącej działalności (szybka rejestracja pojedynczych zdarzeń), a nie na złożone działania analityczne. Drugie ograniczenie to konieczność wyłączania bądź istotnego ograniczania tej obsługi bieżącej na czas pochłaniających znaczną moc obliczeniową i pamięć zewnętrzną działań analitycznych. Rozwiązanie tego problemu uzyskuje się czasem przez kopiowanie danych na potrzeby analiz do specjalnych, tylko do tego przeznaczonych repozytoriów roboczych, co jednak wiąże się już z ponoszeniem dodatkowych nakładów: najpierw inwestycyjnych, a później związanych z bieżącym utrzymywaniem tych repozytoriów w gotowości do działania.