Z powrotem do podstaw

Aby dobrze przeprowadzić wdrożenie systemu ERP, metody prowadzenia biznesu, jak i metody pracy będą musiały się zmienić. Ten rodzaj zmian nigdy nie jest bezbolesny. O ile, oczywiście, nie prowadzi się interesów w sposób niezwykle efektywny - wszystkie zamówienia docierają do odbiorców na czas, wydajność jest wyższa niż u konkurencji, klienci są całkowicie usatysfakcjonowani, w którym to przypadku nie ma żadnego powodu, aby rozważać wdrożenie systemu ERP.

Aby dobrze przeprowadzić wdrożenie systemu ERP, metody prowadzenia biznesu, jak i metody pracy będą musiały się zmienić. Ten rodzaj zmian nigdy nie jest bezbolesny. O ile, oczywiście, nie prowadzi się interesów w sposób niezwykle efektywny - wszystkie zamówienia docierają do odbiorców na czas, wydajność jest wyższa niż u konkurencji, klienci są całkowicie usatysfakcjonowani, w którym to przypadku nie ma żadnego powodu, aby rozważać wdrożenie systemu ERP.

Oprogramowanie ERP (Enterprise Resource Planning) - w dosłownym tłumaczeniu planowanie zasobów przedsiębiorstwa - nie dorasta w praktyce do swojego dumnego akronimu. Zapomnijcie o planowaniu i zapomnijcie o zasobach, sensowna jest tylko część o przedsiębiorstwie. Prawdziwą ambicją systemów ERP jest wyeliminowanie innych systemów informatycznych z przedsiębiorstwa i objęcie wszystkich działów jednym, scentralizowanym, spójnym rozwiązaniem. A to wcale nie jest proste. Każdy dział ma własne metody pracy i własne priorytety.

ERP ma połączyć to wszystko w jednej bazie danych, co teoretycznie ma umożliwić łatwe współdzielenie, spójnych w ramach całego przedsiębiorstwa, danych. Mniej błędów, większa wiedza o tym, co dzieje się aktualnie w firmie, wspólna platforma ułatwiająca komunikację między działami.

W praktyce rzadko które przedsiębiorstwo całkowicie pozbywa się starych systemów i wdraża absolutnie wszystkie moduły obsługujące całość działalności firmy. Fragmenty systemu ERP, zwane modułami, to po prostu oddzielne programy wykorzystujące w idealnym, najczęściej teoretycznym przypadku wspólną bazę danych lub zazwyczaj kilka synchronizowanych okresowo baz danych.

Co oprogramowanie ERP może poprawić?

Istnieje pięć głównych powodów, dla których firmy decydują się na wdrożenie systemu ERP.

1. Integracja informacji finansowej

Dyrektor generalny, próbujący zrozumieć sytuację finansową firmy, może trafić na kilka odmiennych wersji prawdy. Księgowość ma swoje informacje na temat przychodów, dział sprzedaży - własne, a pozostałe działy mogą mieć jeszcze inne wersje tego, w jakim stopniu przyczyniły się do uzyskania przez firmę przychodów. Tymczasem w systemie ERP powstaje spójna, jednorodna informacja finansowa, wykorzystywana później przez wszystkie działy i z tego powodu rzadko kwestionowana.

2. Integracja informacji dotyczących zamówień klientów

System ERP może być miejscem, w którym informacja dotycząca każdego zamówienia żyje od jego złożenia u reprezentanta handlowego do wysłania przesyłki z magazynu i wystawienia faktury. Posiadając informację w jednym systemie, a nie w wielu rozproszonych, niekomunikujących się ze sobą programach, firma może łatwiej śledzić zamówienia i koordynować jednocześnie produkcję, zarządzanie magazynem i wysyłkę w wielu rozproszonych geograficznie lokalizacjach.

3. Standaryzacja i przyspieszenie procesu wytwórczego

Przedsiębiorstwa produkcyjne, zwłaszcza te, które mają za sobą połączenie z inną firmą, odkrywają często z zaskoczeniem, że ten sam produkt wytwarzany jest przy użyciu zupełnie różnych metod i systemów informatycznych. Systemy ERP wnoszą standardowe metody umożliwiające automatyzację niektórych etapów produkcji. Standaryzacja tych procesów i wykorzystanie zintegrowanego systemu informatycznego może oszczędzić czas, zwiększyć produktywność i umożliwić zmniejszenie zatrudnienia.

4. Zmniejszenie zapasów

Usprawnienie procesu produkcji ułatwia monitorowanie realizacji zamówień. To może umożliwić zmniejszenie zapasów materiałów wykorzystywanych w bieżącej produkcji (praca w toku) i pozwala lepiej zaplanować dostawy do klientów, ograniczając zapasy gotowych produktów w magazynach. Tak naprawdę, aby rzeczywiście poprawić przepływ towarów w łańcuchu dostaw, potrzebne jest specjalistyczne oprogramowanie typu SCM (Supply Chain Management), ale ERP jest tu również pomocne.

5. Standaryzacja informacji związanej z kadrami i płacami

Jest to istotne zwłaszcza w firmach, które mają wiele działów biznesowych. Kadry mogą wówczas nie dysponować jednolitym narzędziem do śledzenia czasu pracy i komunikowania się z pracownikami w sprawach kadrowych. System ERP może poprawić tę sytuację.

Jakie są ukryte koszty wdrożenia systemu ERP?

Różne przedsiębiorstwa wdrażające systemy ERP trafią na różne problemy w procesie budżetowania. Ci, którzy wdrożenie mają już za sobą, zauważają jednak, że pewne rodzaje kosztów są częściej zaniżane lub zupełnie pomijane niż inne. Dysponując wiedzą ze wszystkich obszarów przedsiębiorstwa, specjaliści od ERP uznają, że do przekroczenia budżetu dochodzi najczęściej z powodu poniższych przyczyn.

1. Szkolenia

W zasadzie jednogłośnie uznawane są za najbardziej niedoszacowany element budżetu. Wydatki na szkolenia są wysokie, ponieważ pracownicy prawie zawsze muszą opanować nie tylko nowe oprogramowanie, ale również nowy sposób wykonywania pracy. Co gorsza, zewnętrzne firmy szkoleniowe nie zawsze będą tu pomocne, bo koncentrują się na pokazywaniu ludziom, jak używać programów komputerowych, a nie na tym, aby wyszkolić ich w zakresie nowych metod prowadzenia biznesu. Przygotujcie się więc na to, że sami będziecie musieli przygotować odpowiedni program szkoleniowy, gdzie zostaną rozpoznane i opisane procesy biznesowe, na które wdrożenie będzie miało wpływ. Pamiętajcie, że po wdrożenia pracownicy działu księgowości będą korzystać z tego samego oprogramowania co ludzie z magazynu. Jedni będą wprowadzać dane, z których drudzy będą korzystać i na odwrót. Aby wykonywać to prawidłowo, muszą dysponować o wiele większą wiedzą na temat metod i zakresu pracy innych, niż przed wdrożeniem. Ostatecznie, to informatyka i biznes będą odpowiedzialne za przeprowadzenie szkoleń, a nie firma zewnętrzna. Nie pozostaje więc nic innego, jak przewidziane na szkolenia nakłady pomnożyć razy dwa lub trzy. I tak będzie to najlepsza inwestycja w sukces całego wdrożenia.

2. Integracja i testy

Testowanie połączeń między systemem ERP a pozostałymi aplikacjami przedsiębiorstwa - połączeń, które zawsze muszą być oprogramowane "na miarę" - jest kolejnym niedoszacowanym kosztem. Typowa firma produkcyjna może mieć wiele dodatkowych aplikacji, począwszy od tych obsługujących handel elektroniczny czy łańcuch dostaw, aż po programy powiązane ze skanerami kodów kreskowych. Wszystkie wymagają integracji z systemem ERP. Jesteście w lepszej sytuacji, jeśli możecie kupić dodatkowe oprogramowanie od firmy, która produkuje i wdraża systemy ERP. Jest wówczas szansa na to, że firma ma już jakieś sprawdzone metody integracji tych konkretnych systemów. Samodzielne zbudowanie połączeń może okazać się wyzwaniem ponad miarę. Podobnie jak szkolenia, testowanie integracji systemu ERP z zewnętrzną aplikacją musi być przeprowadzone z perspektywy biznesowej. Weterani wdrożeń zalecają, aby przetestować integrację przez przeprowadzenie w nowym systemie prawdziwego zamówienia, monitorowanego od wprowadzenia przez dział sprzedaży aż do wystawienia faktury w księgowości. Idealnie byłoby, gdyby w tym procesie brali udział pracownicy odpowiednich działów.

3. Modyfikacje i fragmenty systemu pisane na miarę

Integracja z programami zewnętrznymi to dopiero początek kosztów integracji. O wiele większych nakładów wymagają modyfikacje samego oprogramowania ERP pod kątem konkretnej firmy. Przedsiębiorstwa decydują się na modyfikacje, gdy okazuje się, że wybrany system nie obsługuje niektórych ważnych dla nich procesów biznesowych. Mieszanie w systemie ERP to igranie z ogniem - coś, czego powinno się unikać za wszelką cenę. Modyfikacje mogą wpłynąć na każdy moduł silnie zintegrowanego systemu ERP. Uaktualnienie tak zmienionego oprogramowania będzie koszmarem, ponieważ wszystkie modyfikacje będą musiały zostać wprowadzone od nowa w nowej wersji. Może zadziałają, a może nie. Jakkolwiek sprawy się potoczą, raczej nie należy liczyć na wsparcie dostawcy. Będziecie musieli zatrudnić dodatkowych konsultantów i programistów do wykonania tej pracy i, co więcej, zwiążecie się z nimi na długo, bo ktoś musi serwisować tak zmienione oprogramowanie.

4. Migracja danych

Przeniesienie danych na temat klientów, dostawców, produktów, projektów, modeli itd. ze starych programów do nowego systemu ERP pociąga za sobą wymierne koszty. Żaden szef działu IT raczej nie przyzna tego otwarcie, ale dane przechowywane w starych systemach są najczęściej zupełnie bezużyteczne. Większość firm zazwyczaj nie zgadza się ze stwierdzeniem, że ich dane są niskiej jakości, dopóki nie musi ich przenieść do nowego środowiska. To właśnie one są najbardziej skłonne do zaniżania szacowanych kosztów migracji danych. Nie zmienia to faktu, że nawet dane wysokiej jakości mogą wymagać pracochłonnej obróbki przed wprowadzeniem do systemu odzwierciedlającego zupełnie nowe lub poważnie zmienione procesy biznesowe, wymuszone lub zainspirowane wdrożeniem.

5. Analiza danych

Dla celów analitycznych dane z systemu ERP muszą często zostać powiązane z danymi z innych systemów. Użytkownicy naprawdę wymagający, jeśli chodzi o analizę danych powinni liczyć się z kosztem budowy hurtowni danych, w którą trzeba będzie włożyć sporo pracy. Codzienna aktualizacja wszystkich danych z systemu ERP jest jednak trudna i sam system rzadko kiedy radzi sobie ze wskazaniem, które dane zostały zmienione, co umożliwiałoby częściową ich aktualizację. Oprogramowanie szyte na miarę jest drogie. Generalnie przed podpisaniem budżetu wdrożeniowego należy wziąć pod uwagę własne potrzeby analityczne.


TOP 200