Czasami nie ma jednak wyboru - przedstawiciele BAT na razie nie mogą otrzymać wiarygodnej gwarancji lokalnego Zakładu Energetycznego, że dostawy prądu nie ulegną zakłóceniom wraz z nadejściem roku 2000. "Uzdatniamy posiadane studnie głębinowe, chcąc zabezpieczyć się przed ewentualnością przerw w dopływie wody, bez której nasz zakład w Augustowie nie może funkcjonować" - mówi Roman Maret. Tworzenie planów ratunkowych stanowi istotny element trwających w BAT przygotowań do roku 2000. "Nie możemy wykluczyć zaistnienia sytuacji, w której okaże się, że jednak pewien krytyczny element funkcjonowania biznesu zawiódł. Wówczas musimy dysponować takimi zabezpieczeniami, które pozwolą nam kontynuować produkcję - być może ze zmniejszoną wydajnością" - twierdzi Roman Maret. W tym celu na krótko przed nadejściem roku 2000 zostaną zgromadzone zapasy produkcyjne - na wypadek przerw w dostawach.

"Oprogramowanie biurowe nie ma dla nas krytycznego znaczenia" - twierdzi Roman Maret. Ale nawet tutaj może przydać się plan ratunkowy - chociażby w postaci wydrukowania na wszelki wypadek zapasu czystych arkuszy wykorzystywanych przez firmę w programie MS Excel i późniejszej pracy z kalkulatorem.

Nawet SAP nie na 100%

W ciągu 9 miesięcy w polskim oddziale BAT wdrożono system SAP R/3. Mimo uzyskania ze strony producenta gwarancji poprawnego przejścia przez wszystkie krytyczne daty (wg standardów przyjętych przez BAT jest ich aż 22), testowana będzie poprawność działania wszystkich części systemu modyfikowanych na potrzeby wdrożenia. "Wszystkie zaświadczenia zawsze dotyczą tylko jądra programów, a nie ich nadbudowy" - uważa Roman Maret. Przygotowano też procedury ręczne, które pozwolą firmie funkcjonować przez pewien czas nawet bez możliwości korzystania z systemu zintegrowanego.

Planuje się, że testami systemu R/3 będzie zajmować się przez 3 kolejne miesiące kilkanaście osób. W przedsiębiorstwie funkcjonuje obecnie infrastruktura telekomunikacji satelitarnej, dzięki której przetwarzanie danych odbywa się w Hamburgu. Dopiero stamtąd dane wędrują do biura w Warszawie, które współpracuje z odbiorcami.

Z eksploatacji zostaną wycofane wszystkie aplikacje, napisane w Clipperze. Brakuje do nich dokumentacji i ich testowanie byłoby nieopłacalne. Z aplikacji tych korzysta wielu pracowników w zakładach w Augustowie, ale trzeba będzie z nich zrezygnować. "Mamy trzy wyjścia: napisać dany program na nowo, zaimplementować go w systemie SAP albo tak zmienić procedury organizacyjne, żeby wykonywanie tych funkcji stało się niepotrzebne" - mówi Roman Maret. Życie dowiodło, że wbrew obawom, najczęściej można stosować trzecie, zdecydowanie najtańsze rozwiązanie.

Wystarczy spojrzeć na to, jak usprawnić procesy od strony biznesowej, by dokonywanie pewnych obliczeń czy zestawień okazywało się zbędne. Dzięki temu koszt wymiany oprogramowania zamknie się kwotą 200 tys. USD. To bardzo mało w projektowanym budżecie przygotowania do nadejścia roku 2000 w skali korporacji. Jego wyskość przekroczy co najmniej 1 mld USD.

Wszystkie prace powinny być zakończone w III kwartale tego roku. "Potem będziemy mogli dokonać ostatecznego sprawdzenia poprawnej pracy całości systemu, dokonując procedury zamknięcia roku przy przejściu z 1998 na 1999" - mówi Roman Maret. Toteż zdaniem przedstawicieli BAT właśnie w tym roku kończy się czas na przygotowanie do nadejścia roku 2000. W następnym nie będzie już można sprawdzić poprawności operacji zamknięcia roku na zmodyfikowanych programach.