"Na początku przeprowadziliśmy analizę dostępnych systemów pod kątem naszych wymagań. Później zweryfikowaliśmy referencje poszczególnych dostawców w branży farmaceutycznej. W szczególności interesowały nas doświadczenia na polskim rynku" - mówi Edyta Sapijaszko. Ostateczna konkurencja odbyła się między systemami SAP ERP oraz Microsoft Dynamics AX. Pod uwagę brano m.in. przydatność standardowych funkcji oprogramowania w branży farmaceutycznej oraz kwestię zgodności systemu z wymaganiami standardów GMP.

Ostatecznie wybór padł na system SAP ERP w wersji ECC 6.0. Realizację projektu wdrożeniowego powierzono konsultantom firmy itelligence. Na tym jednak przygotowań do wdrożenia nie koniec. W ciągu ostatniego roku zorganizowano m.in. wiele spotkań z pracownikami poszczególnych zakładów. "Po kolei omawialiśmy, dlaczego potrzebujemy takiego rozwiązania, w jaki sposób system będzie działał, jakie ułatwienia wniesie do codziennych zadań, jakie korzyści biznesowe chcemy osiągnąć i wreszcie - jak będzie wyglądało wsparcie tuż po starcie. Przez analogię tłumaczyliśmy, jak zmieni się praca na różnych stanowiskach" - wspomina Tomasz Mucha. W takich spotkaniach uczestniczyli zarówno pracownicy, którzy o rozwiązaniach informatycznych mieli mgliste pojęcie, jak i ci bardziej obeznani w technologiach IT. W dużej mierze dzięki takiemu podejściu udało się przyszłych użytkowników zaangażować w projekt już na bardzo wczesnym etapie. "Początkowo dostrzegaliśmy wyraźną niechęć do zmiany i nieufność wobec systemu informatycznego, ale z czasem zaczęto dostrzegać praktyczne zalety, wynikające przede wszystkim z wyeliminowania wielu czasochłonnych i powtarzalnych zadań, dziś wykonywanych ręcznie" - mówi Tomasz Mucha.

Zobacz również:

• Trendy i wyzwania dla przedsiębiorców w 2024 roku – ekspercka analiza Comarch

Dopasowana elastyczność

Herbapol Wrocław zatrudnia obecnie ok. 600 osób. Z nowego systemu ma korzystać co piąty pracownik. Integracja poszczególnych obszarów biznesowych w skali przedsiębiorstwa wielozakładowego ma pozwolić także na usprawnienie przepływu informacji. Istotne korzyści mają przynieść m.in. ułatwienia w osiąganiu informacji na temat dostępności materiałów wyjściowych w poszczególnych magazynach. Kierownictwo firmy wiąże również duże nadzieje z optymalizacją finansów firmy. "Okazało się, że dziś wiele komórek zajmuje się przetwarzaniem wspólnych danych, żeby przygotować raport dla zarządu, nie wiedząc o tym, że ktoś za ścianą może pracować nad czymś podobnym. Wydzielenie działu kontrolingowego powinno być wymierną korzyścią. Dzięki temu będziemy w stanie wyznaczyć rentowność każdego produktu, policzyć każdą złotówkę i działać w lepszym dopasowaniu do rzeczywistości" - podkreśla Tomasz Mucha. Planowane jest m.in. wprowadzenie rozbudowanych mechanizmów oceny rentowności w zakresie poszczególnych kanałów dystrybucyjnych.

Funkcjonalność systemu ma objąć również obszary sprzedaży, dystrybucji, rachunkowości, kontrolingu, gospodarki materiałowej i remontowej, zarządzania jakością oraz planowania i sterowania produkcją. "Herbapol podlega pod całą specyfikę branży farmaceutycznej. Specyfiką związaną bezpośrednio z tą firmą jest poziom komplikacji w obszarze sprzedaży. Każda firma farmaceutyczna ma indywidualny system rabatowania swoich odbiorców, bardzo często firmy te upatrują w nim swojej przewagi konkurencyjnej. Podobnie jest w Herbapolu. System rabatów i opustów jest niezwykle zaawansowany i dopasowany do potrzeb klienta.