W firmach produkcyjnych systemy informatyczne przyczyniają się do redukcji kosztów m.in. poprzez wsparcie bardziej racjonalnej gospodarki kapitałem, czyli zmniejszenie jego zamrożenia w magazynach towarów gotowych, półproduktów, surowców, w nie wykorzystanych zasobach i mocach produkcyjnych. Czy w logistyce informatyka może również wpływać na obniżkę kosztów w tak radykalny sposób? Odnoszę wrażenie, że służy jedynie do panowania nad ruchem towarów, czyli ewidencji, oraz w niektórych przypadkach do informowania klientów, co dzieje się z ich przesyłkami. Czy informatyka w spedycji, logistyce ma wpływ na poziom kosztów?

Na naszym rynku czasem trudno odróżnić firmy logistyczne od spedycyjnych czy transportowych. Ponieważ logistyka stała się modna, wiele firm używa tego pojęcia, próbując w ten sposób poprawić swój wizerunek. Nie zawsze jednak faktycznie mają one do zaoferowania usługę logistyczną. Istotą logistyki jest szukanie możliwości obniżania kosztów przy utrzymaniu, a nawet poprawie poziomu jakości obsługi. Operator logistyczny to firma, która posiada dobrze rozwinięte systemy informatyczne, tworzące sieć, na podstawie których stworzono usługi logistyczne. Posiadana sieć pozwala na integrację systemów informatycznych klienta i operatora, dzięki czemu można stworzyć wspólną bazę danych, z której informacje będą wykorzystywane przez obu partnerów (bez konieczności ich ciągłego wpisywania, np. przy fakturach, co pozwala zaoszczędzić czas i papier). Na przykład dostęp do informacji o nieprawidłowościach pozwala na podjęcie działań zapobiegawczych, dzięki czemu zdecydowanie obniżają się koszty straco-nych możliwości. Przykładowo, brak informacji o opóźnieniach w odprawie na granicy może powodować oczekiwanie klientów w określonym miejscu na towar. A jeśli taka informacja dotrze do nich w odpowiednim czasie, mogą oni wykonywać inne czynności. W tym przypadku można łatwo wyliczyć koszty oczekiwań na towar. Profesjonalny operator logistyczny ma więc zdecydowany wpływ na obniżanie kosztów u swoich partnerów.

Aby był skuteczny w działaniach dla klientów, powinien jednak zacząć od siebie. Stworzenie sieci informatycznej wymaga analizy procedur i prowadzi do wyeliminowania zbędnych czynności, a w konsekwencji - do uproszczenia.

W przypadku spedytora - czyli firmy, która zajmuje się organizacją transportu oraz czynnościami z tym związanymi (np. ubezpieczenie towaru, czynności celne, opakowanie itp.) - efektywne funkcjonowanie może również prowadzić do obniżki kosztów.

Niektóre firmy oferują klientom usługę logis-tyczną, która pozwala na wyeliminowanie magazynowania. Czy chodzi tu o nowy Just in Time tylko dla spedycji i transportu?

Chodzi przede wszystkim o flow logistics, która w znaczącej części opiera się na zasadzie Just in Time. W przypadku dużych strumieni towarów, pochodzących od różnych producentów, operator flow logistics dba o to, aby były one cały czas w ruchu i bez zbędnych przystanków trafiły zgodnie z oczekiwaniami (szybko) do odbiorców i w takich zestawach, jak odbiorcy oczekują. W konsekwencji flow logistics najczęściej jest powiązana z operacją cross-docking, czyli dokonywaniem rozłączenia i łączenia partii towarów, dedykowanych już określonym odbiorcom na terminalu. Nie ma procesu magazynowania, ale towar na kilka godzin zatrzymuje się na terminalu, gdzie ta operacja jest dokonywana. W odróżnieniu od magazynu, gdzie następuje składowanie towarów na dłuższy czas, terminal służy jako miejsce dokonywania określonych działań (dodających wartości do towaru). O określonych godzinach terminal powinien być pusty i to świadczy o sprawności działania systemu. Wdrożenie tej koncepcji nie jest możliwe bez wyrafinowanych systemów informatycznych.

Małe firmy logistyczne przeżywają zwykle fazę szybkiego wzrostu, gdy co roku podwajają albo nawet potrajają swoje obroty. Wynika to ze znalezienia dla siebie niszy albo dobrego klienta. Często jednak się zdarza, że im są większe i bardziej starają się być profesjonalne, dając coraz obszerniejszy pakiet usług, tym gorzej im się zaczyna wieść. Czyżby, paradoksalnie, szybki wzrost nie sprzyjał jakości, nie tworzył dobrych perspektyw na przyszłość? Nie umiemy w naszej firmie zdiagnozować, gdzie właściwie leży problem.

Dynamiczny rozwój powoduje, że dotychczasowe procedury w firmie ulegają dewaluacji i istnieje konieczność stworzenia nowych procedur, adekwatnych do zwiększonego zakresu działania. Dynamiczne zarządzanie jest elementem przewagi konkurencyjnej w firmie. Rozszerzenie zakresu działania wymaga odpowiedniego przygotowania całej organizacji do nowych usług. Przede wszystkim trzeba zidentyfikować zakres zmian, które należy dokonać w procedurach, poza tym ustalić koszty (czasami trzeba zatrudnić nowych ludzi lub rozszerzyć zakres działania dotychczasowych pracowników, wdrożyć nowe systemy informatyczne albo dostosować dotychczasowe itp.) i oczekiwane efekty tych zmian (mogą one mieć jednoznaczny wymiar finansowy, np. wzrost sprzedaży, ale może być to również poprawa bądź zmiana wizerunku firmy na rynku), stworzyć harmonogram wprowadzenia zmian i mierzyć w trakcie realizacji odchylenia od niego. Warto też nowe rozwiązania przetestować najpierw, jeśli się uda, we współpracy z jednym z partnerów, a wyniki tych testów powinny być wykorzystane przy poprawie czy udoskonaleniu danego produktu.

W takich sytuacjach mamy na ogół do czynienia z efektem skokowego wzrostu kosztów stałych. Jeśli zakres działania przedsiębiorstwa znacznie się zwiększa, wzrostowi podlegają również koszty, które w dłuższym czasie (do pewnego momentu) są niezmienne.

Można powiedzieć, że szybki wzrost może stać się zagrożeniem jakości, jeśli ryzyko związane z dynamicznym rozwojem nie zostanie wcześniej zidentyfikowane.