"Twardy" i "miękki" HR

Zadania działu zarządzania zasobami ludzkimi w Energis Polska można podzielić na dwie grupy. Tzw. twardy HR to prowadzenie dokumentacji zatrudnienia, zarządzanie danymi personalnymi pracowników, określanie zasad wynagradzania i premiowania, obsługa ekspatów (obcokrajowców pracujących na kontraktach w Polsce), dbałość o zgodność obowiązujących w firmie zasad zatrudniania z przepisami Prawa pracy i bhp. To również kształtowanie systemu świadczeń oferowanych pracownikom obejmującego np. karnety na siłownie, samochody służbowe czy dokształcenie na studiach podyplomowych. Częścią "twardą" w Energis zajmuje się Maryna Ćwiklińska. "Miękki" HR to współuczestnictwo w kształtowaniu kultury organizacyjnej, tworzenie systemów motywacyjnych, systemu okresowej oceny jakości pracy włącznie z zarządzaniem przez cele (management by objectives), określanie zasad i prowadzenie rekrutacji, planowanie działań integracyjnych, a przede wszystkim planowanie rozwoju i szkoleń pracowników, czym zajmuje się Piotr Ślęczka. "Chodzi przede wszystkim o to, by firma w każdym momencie mogła podjąć nowy temat, mając w zanadrzu odpowiednio kompetentnych pracowników" - wyjaśnia Piotr Ślęczka.

Kształt części "twardej" wyznaczają w dużej mierze przepisy Prawa pracy, ustawodawstwo dotyczące świadczeń społecznych i wewnętrzne regulaminy wynagrodzeń. Szkieletem części "miękkiej" jest opis struktury organizacyjnej wraz z opisem poszczególnych stanowisk pracy oraz kompetencji pracujących tam osób. Opis stanowiska uwzględnia nie tylko zadania pracownika, ale też wykształcenie i wiedzę niezbędną na danym stanowisku, uprawnienia, kwalifikacje, dyplomy i certyfikaty. Porównanie opisów stanowisk oraz kompetencji pracujących tam osób umożliwia ukierunkowanie ich rozwoju i zaplanowanie szkoleń. Zestawienie opisu wakujących stanowisk i kompetencji zatrudnionych w firmie pracowników pozwala na szybkie przeprowadzenie rekrutacji wewnętrznej poprzez stworzenie rankingu pracowników najlepiej odpowiadających wymaganiom danego stanowiska. Z charakterystyką pracowników jest związany system oceny okresowej, której rezultatem jest określenie słabych i mocnych stron pracownika. To zaś jest bazą do stworzenia indywidualnego planu rozwoju. Uzupełnieniem opisu struktury, stanowisk i kompetencji jest prowadzona przez dział HR uporządkowana baza szkoleń oferowanych przez firmy zewnętrzne, wykorzystywana podczas planowania rozwoju pracownika. Oczywiście, wymaga ona stałej aktualizacji i wykonania dodatkowej pracy, np. określenia efektów danego szkolenia. Wykorzystanie jej pozwala na ustalanie ścieżki szkoleń możliwie najbardziej zbliżającej pracowników do uzyskania kompetencji wymaganych na danym stanowisku, również z uwzględnieniem preferencji samego zainteresowanego.

I co dalej?

Jeszcze nie w pełni rozpoznane są wszystkie możliwości systemu, co dotyczy w szczególności części miękkiej. "Nie posługujemy się jeszcze tym narzędziem intuicyjnie. Część jego możliwości jest dla nas wciąż niedostępna, ponieważ wdrożenie skończyło się niedawno, a analizy wyników oceny okresowej czy systemu motywacyjnego mają sens dopiero po upływie pewnego czasu i przeprowadzeniu co najmniej kilku edycji ocen" - mówi Piotr Ślęczka. Rekrutacja zewnętrzna stanie się prostsza w chwili połączenia systemu ze stroną WWW zawierającą formularz rekrutacyjny.

Pierwszym krokiem w rozwoju systemu będzie udostępnienie menedżerom samodzielnego dostępu do ewidencji czasu pracy. Później być może również oceny okresowe będą mogły być przeprowadzane niejako "samoobsługowo". Na razie jednak narzędzie jest dostępne wyłącznie pracownikom działu HR, a formularze oceny okresowej są dostarczane do działu HR w postaci papierowej. Pośredni etap papierowy redukuje nieco ilość danych przechowywanych w systemie, do którego są już wprowadzane dane częściowo zagregowane, a nie cały formularz oceny. Zamknięcie systemu w ramach działu HR ma również bardziej prozaiczną przyczynę. "Udostępnienie systemu pracownikom to zakup dodatkowych licencji, a na razie musimy przede wszystkim udowodnić, że ten zakup był opłacalny. Poza tym wydaje się, że system ma jeszcze wiele nie wykorzystanych możliwości, m.in. usprawnienie rozliczania delegacji i ewidencji czasu pracy. Najpierw trzeba wykorzystać istniejące możliwości" - mówi Maryna Ćwiklińska.

Jakie są dotychczasowe efekty wdrożenia? W Energis Polska jest zatrudnionych już prawie 200 osób, a w dziale HR nadal pracują zaledwie cztery. Jakość i dostępność informacji o potencjale ludzkim firmy jest znacznie wyższa. Niemal od razu można tworzyć raporty na temat poziomu wykształcenia pracowników w różnych grupach, ich doświadczenia zawodowego, poprzednich miejsc pracy, częstotliwości i czasu trwania zwolnień i urlopów. Znacznie wyższa jest też wiarygodność tych informacji. Łatwiejsza jest również współpraca z organizacjami zewnętrznymi wymagającymi danych osobowych, np. firmą ubezpieczeniową.