Zarządzanie wymaganiami obejmuje następujące działania:

• zarządzanie procesem pozyskiwania, analizy, specyfikacji i weryfikacji wymagań

• stworzenie systemu identyfikacji i śledzenia wymagań od etapu określenia do oceny stopnia realizacji

• stworzenie standardu specyfikacji wymagań

• zarządzanie specyfikacją na różnych poziomach projektowania (analiza wymagań, projekt, kod programu)

• utrzymywanie zgodności między różnymi poziomami specyfikacji

• zarządzanie zmianami (ocena, planowanie, realizacja i kontrola)

• inne.

Przykładowy wzór Specyfikacji wymagań systemu (produktu) zawiera tabela 2.

Uwaga: jest to wzór bardzo ogólny, który musi być przystosowany do konkretnego zastosowania i rozbudowany o brakujące pozycje!

Uzupełnieniem Specyfikacji wymagań powinien być Wstępny podręcznik użytkownika, który - napisany na etapie określania wymagań - spełnia rolę dodatkowego źródła informacji o systemie, pozwala na precyzyjne opisanie interfejsu użytkownika i zmusza projektantów do spojrzenia na system oczami użytkownika.

Psychologia wymagań

Skąd biorą się problemy z rozpoznaniem wymagań? Generalnie ze zderzenia wielu różnych światów, języków, pojęć, problemów komunikacyjnych i organizacyjnych. Wszystkie te problemy można w jakiś sposób rozwiązać i wierzę, że niekoniecznie za pomocą wyrafinowanych metod analizy wymagań. Wystarczy zdrowy rozsądek, trochę systematycznych działań i świadomość, że etap rozpoznania wymagań jest kluczowym dla powodzenia projektu i nie można go sztucznie "przyspieszać". To "nieprzyspieszanie" ma źródło w psychologicznych uwarunkowaniach człowieka, który przed podjęciem działań musi stworzyć tzw. model wyobrażeniowy systemu, będący modelem semantycznym. Tylko z takiego modelu można wyprowadzić pomyślną, konkretną realizację, która jest już uszczegółowionym i nieuniwersalnym opisem syntaktycznym. Osobną kwestią jest problem wydobycia rzeczywistych wymagań z głębi psychiki użytkownika, szczególnie że nie jest on na co dzień zmuszany do analitycznego i strukturalnego myślenia o swojej pracy, a po prostu ją wykonuje.

Wygodny, bo prosty model psychologii wymagań, stworzył japoński specjalista Norijaki Kano. Wszelkie wymagania użytkownika dzieli on na 3 kategorie (patrz rys. 1):

Oczekiwania (E) - użytkownik nie uświadamia sobie wymagań tej klasy, nie zauważa ich spełnienia przez produkt (nawet w stopniu doskonałym), natomiast boleśnie odczuwa ich brak. Na przykład istnieje pewien moment czasowy, od którego zaczynamy czuć rosnącą irytację w oczekiwaniu na połączenie telefoniczne, natomiast gdy wszystko przebiega poprawnie, nawet o tym nie myślimy. Wymagania z tej kategorii są trudne do określenia i często dowiadujemy się o nich "po fakcie", otrzymując informację "no przecież nie miało tak działać". Fakt nieodwoływania się do swoich oczekiwań przez użytkownika w normalnej pracy oznacza, że nie ma sensu koncentrowanie się na szczególnie efektywnej (i efektownej) realizacji tych wymagań, ale na tym, by wszystkie wymagania z tej kategorii były spełnione przynajmniej w sposób podstawowy.

Wymagania podstawowe (F) - są to główne wymagania, których spełnienie lub niespełnienie jest dostrzegane przez użytkownika w wyraźny sposób. Poziom satysfakcji użytkownika zależy wprost od poziomu (jakości) realizacji danego wymagania. Od wymagań tych zależy ogólna ocena systemu. Są to także te wymagania, które nieustannie poddawane są konfrontacji z produktami konkurencji. Użytkownik wybiera ten produkt, który w jego mniemaniu daje sumarycznie większy poziom funkcjonalności.

Niespodzianki (D) - są to wymagania, których użytkownik w ogóle sobie nie uświadamia. Jest wobec nich obojętny, natomiast nawet średni poziom ich realizacji ma odbicie w wysokim poziomie satysfakcji użytkownika. Jest to ta kategoria wymagań, która w istotny sposób kształtuje konkurencyjność produktu, otwiera użytkownikowi nowe, nieznane możliwości, poprawia komfort pracy. Oczywiście, z biegiem czasu wymagania te stają się wymaganiami podstawowymi, wchodząc do "standardu przemysłowego" danej kategorii produktów. Oznacza to, że także nie należy zbytnio koncentrować się na tych wymaganiach, gdyż zachwyt użytkownika szybko mija i pozostaje pustka po niespełnionych wymaganiach podstawowych i oczekiwaniach. Łatwiej jednak zdobędziemy klienta, mając ukrytych kilka niespodzianek, "na które czekał przez całe lata, i dopiero my je mu uświadomiliśmy i dostarczyliśmy".

Zarządzanie projektami informatycznymi - część 4