Wybierz odpowiedni system do telekonferencji

Spotkania z pracownikami rozproszonymi po całym świecie mogą przebiegać sprawniej i skuteczniej dzięki zastosowaniu odpowiedniego sprzętu i oprogramowania.

Tak jak wiele współczesnych przedsiębiorstw informatyczna spółka Avaap korzysta z pracy rozproszonej siły roboczej: firma ma biura w New Jersey, Minnesocie oraz w Indiach, a także zatrudnia setki zdalnych konsultantów.

„Zarówno pracownicy biurowi, jak i konsultanci zdalni korzystają z narzędzi poprawiających jakość spotkań biznesowych i usprawniających działalność firmy” – mówi Adam Goldstein, wiceprezes ds. dostaw i usług.

Zobacz również:

„Narzędzia umożliwiające organizowanie zebrań oraz komunikację z zespołami, pracownikami i klientami rozproszonymi po całym świecie pozwalają nam w istotny sposób poszerzać zaplecze kadrowe. Podejmując decyzje o zatrudnieniu, zwracamy uwagę przede wszystkim na kluczowe kompetencje kandydata, a nie na jego adres” – opowiada Goldstein. „Ta metoda naprawdę się sprawdza, a jej zalety przeważają nad wadami, rekompensując choćby fakt, że nie pracujemy w jednym biurze i nie możemy rozmawiać ze sobą twarzą w twarz”.

Sprawna organizacja zebrań służbowych może stanowić wyzwanie nawet dla firm, które nie muszą zarządzać rozproszoną siłą roboczą. Według opublikowanego w październiku 2014 r. sondażu Harris Poll przeciętny pracownik spędza na zebraniach nieco ponad 16% swojej dniówki. To właśnie zebrania stanowią najczęstsze źródło frustracji w miejscu pracy. 60% ankietowanych uznało je za marnotrawienie czasu i czynnik negatywnie wpływający na ich wydajność.

„Pracownicy nieustannie narzekają na zebrania, uważają, że są zbyt długie, niepotrzebne i bezcelowe” – tłumaczy Adam Preset, główny analityk w firmie Gartner. „Ale przecież nie muszą one być złe same w sobie – tylko złe zebrania są złe”.

Ale nawet te „dobre” zebrania nie odniosą pożądanego skutku, gdy pracownicy nie mogą… wziąć w nich udziału. Zdaniem Preseta część problemów ma charakter systemowy. „Bywa, że przedsiębiorstwa nie dysponują technologią niezbędną do przeprowadzania efektywnych zebrań z pracownikami zdalnymi. Czasem problemem może być też nadmiar nieodpowiednich narzędzi” – dodaje Preset.

W swoim dążeniu do poprawy jakości zebrań i zwiększenia wsparcia dla rozproszonej siły roboczej firmy, takie jak: Avaap, Harry’s (producent przyborów do golenia) oraz Oscar W. Larson (dostawca systemów paliwowych) postawiły na technologię. Poniżej opisujemy, w jaki sposób przedsiębiorstwom tym udało się znaleźć optymalne narzędzia. Podpowiadamy także, jak sprawić, aby spotkania ze zdalnymi pracownikami stały się rzeczowe i skuteczne.

Standaryzacja narzędzi

Jeszcze sześć lat temu organizacja zebrań i raportowanie w Avaap opierały się na rozmowach telefonicznych i całej gamie narzędzi komunikacyjnych, takich jak: Skype, Google Chat, Yahoo Messenger i Trillian. Kiedy jednak przedsiębiorstwo zaczęło się rozwijać, pojawiła się potrzeba standaryzacji wykorzystywanych środków komunikacji.

„Każdy pracownik miał po kilka kont, których używał, by komunikować się z różnymi osobami” – mówi Goldstein. „Byliśmy wtedy małą firmą, [ale] szybko zrozumieliśmy, że wybór jednego narzędzia będzie miał kluczowe znaczenie”.

Avaap ograniczyło swoje portfolio technologiczne, decydując się ostatecznie na dwa narzędzia: komunikator Skype, który służy pracownikom do przesyłania wiadomości i przeprowadzania „szybkich” wideokonferencji, oraz aplikację GoToMeeting firmy Citrix, pozwalającą na organizowanie coraz popularniejszych webinariów.

„O wyborze zadecydował fakt, że są to narzędzia łatwe w obsłudze” – mówi Goldstein. „W tamtym czasie wysokiej jakości technologię wideo oferowały jedynie aplikacje GoToMeeting i Web Ex [firmy Cisco], przy czym ta pierwsza okazała się tańsza. Skype był z kolei platformą najczęściej używaną przez naszych pracowników w USA i Indiach, co również ułatwiło nam podjęcie decyzji”.

Zdaniem Goldsteina szersze zastosowanie obu narzędzi zwiększyło efektywność zebrań, w których uczestniczą pracownicy zatrudnieni na miejscu, konsultanci zdalni i klienci. „Nasza firma zawsze zatrudniała wielu pracowników zdalnych, nawet personel lokalny często pracuje zdalnie, w zakładach klienta. Rozwój firmy jedynie zwiększył zapotrzebowanie na te narzędzia. W tej chwili nie służą już one tylko do komunikacji wewnętrznej, ale również do obsługi klientów”.

Aplikacja mobilna Skype, z której – jak twierdzi Goldstein – konsultanci firmy Avaap korzystają najczęściej, pozwala na szybką organizację zebrań, niezależnie od miejsca, w którym w danej chwili przebywają uczestnicy. GoToMeeting ma jeszcze szersze zastosowanie: Avaap korzysta z tej aplikacji, organizując zebrania pracowników, spotkania z klientami, webinaria, prezentacje i szkolenia. Żadne inne narzędzie nie może konkurować z GoToMeeting jakością ani ceną, a sam Goldstein przyznaje, że są to powody, dla których jego firma od tak dawna pozostaje wierna tej aplikacji. „Próbowaliśmy korzystać z darmowych lub tańszych aplikacji do organizowania webinariów i udostępniania stron, ale w przypadku prezentacji skierowanych do obecnych i potencjalnych klientów jakość i łatwość obsługi są dla nas zbyt istotne” – wyjaśnia.

Zdaniem Goldsteina najlepiej postawić na technologię, która się po prostu sprawdza. Wicedyrektor uważa, że ciągłe poszukiwanie narzędzi naszpikowanych nowinkami nie ma sensu. „Trzeba znaleźć [narzędzie], które odpowiada nam osobiście, a nie zastanawiać się, czy jest ono najlepszą aplikacją na rynku” – dodaje.

Pracowników zdalnych łączą wideokonferencje

Firma Harry’s oferuje artykuły do golenia dla mężczyzn na bazie modelu abonamentowego. Choć firma rozpoczęła działalność zaledwie dwa lata temu, w roku 2013, dziś zatrudnia już 100 pracowników w Stanach Zjednoczonych, przy czym większość z nich pracuje w nowojorskiej centrali. Harry’s posiada również zakład produkcyjny w Niemczech, zatrudniający od 400 do 500 osób.

„Niedawno, przy okazji przeprowadzki do większego biura, firma stanęła przed koniecznością reorganizacji centrali. Jednym z priorytetów stało się określenie optymalnej metody, jaka umożliwiłaby skuteczną komunikację między pracownikami niemieckiego zakładu, personelu w Stanach Zjednoczonych i Wielkiej Brytanii oraz zespołu lokalnego, który niekiedy również pracuje zdalnie, z domu” – wyjaśnia Matt Anderson z działu informatycznego Harry’s.

„Nic nie stoi na przeszkodzie, aby osoby, które preferują pracę zdalną, pracowały właśnie w taki sposób. Właśnie dlatego tak ważne było wdrożenie odpowiedniej technologii” – tłumaczy Anderson.

Kryteria wyboru nie były skomplikowane: urządzenie miało być lekkie, łatwe w obsłudze, pozbawione kluczy sprzętowych i przewodów łączących z komputerem. Poszukiwano narzędzia, które zespół IT mógłby z łatwością wdrożyć i utrzymać. „Szkopuł w tym, że nikomu nie udało się dotąd zintegrować zbyt dobrze funkcjonalności wideo” – twierdzi Anderson. „Nie szukaliśmy dostawcy, który znałby się po trochu na wszystkim, ale takiego, który dysponowałby specjalistyczną wiedzą i umiejętnościami”.

Anderson z zespołem zdecydowali się na urządzenie firmy Highfive, służące do wideokonferencji, konferencji sieciowych i udostępniania ekranu. Waży ono niecałe pół kilograma, mierzy 13,0 x 3,25 x 2,25 cala i łączy się bezpośrednio z każdym ekranem posiadającym port HDMI. Dostęp do sieci uzyskuje za pomocą kabla ethernetowego. To urządzenie uniwersalne, wyposażone w kamerę wideo o dużej rozdzielczości i wbudowany mikrofon z systemem redukcji szumów. Zapewnia ono również bezprzewodowy dostęp do aplikacji mobilnej i narzędzi do konferencji sieciowych.

Oprogramowanie Highfive (istnieją osobne aplikacje dla systemów Windows, OS X oraz iOS, w przygotowaniu jest także wersja na Androida) pozwala pracownikom zdalnym i zatrudnionym na miejscu logować się z własnego komputera lub urządzenia mobilnego i korzystać z dowolnego wyświetlacza, do którego jest ono podłączone. W ten sposób umożliwia ono dzielenie się prezentacjami oraz uczestniczenie w czatach wideo. Jeśli połączenie Wi-Fi jest niestabilne, pracownicy zdalni mają możliwość uczestniczenia w spotkaniu, korzystając wyłącznie z funkcji audio.

Urządzenia Highfive kosztują 1200 USD za sztukę, przy czym nie ma dodatkowych opłat od wykorzystania czy użytkownika. Anderson wyjaśnia, że w centrali Harry’s znajdują się one w każdej sali konferencyjnej, natomiast zakład w Niemczech dysponuje jednym takim urządzeniem. Kadra zarządzająca organizuje za ich pomocą comiesięczne zebrania twarzą w twarz, a pracownicy zdalni i zatrudnieni w biurze – spotkania cotygodniowe. „Zebrania firmowe odbywają się w każdy wtorek rano, a nasi pracownicy mogą w nich uczestniczyć bez względu na to, gdzie się aktualnie znajdują” – mówi. „Co więcej, urządzenia Highfive ułatwiły i usprawniły przeprowadzanie prezentacji. Nie tracimy już czasu na kolejne próby podłączenia rzutników”.