„Zgodnie z kulturą korporacyjną naszej firmy personel powinien pracować produktywnie bez względu na to, skąd świadczy pracę” – mówi Anderson. „Jeśli zdarza się, że pracownik zmuszony jest wykonywać swoje obowiązki zdalnie, chcemy mieć pewność, że jego efektywność i zaangażowanie nie zmniejszą się tylko dlatego, że nie przebywa w biurze. Narzędzia, o których rozmawiamy, właśnie do tego służą”.

Rozwiązania mobilne i usługi w chmurze

Dwa lata temu Pete Wayne, dyrektor działu informatycznego firmy Oscar W. Larson, dostawcy systemów naftowych ze Środkowo-Zachodnich Stanów Zjednoczonych, podjął decyzję o rezygnacji ze środowiska Microsoft Exchange. „Firma szybko się rozwijała i czekała nas bardzo kosztowna aktualizacja” – opowiada Wayne. Trzeba było zatrudnić 125 nowych pracowników technicznych, co wiązało się ze sporymi nakładami. „Ponieważ już wtedy w pełni wykorzystywaliśmy możliwości środowiska Exchange, tak pod względem pojemności, jak i szybkości przetwarzania, stanęliśmy przed koniecznością aktualizacji serwerów i wykupienia dodatkowej pamięci. Obliczyłem wtedy, że koszty licencji, serwerów, pamięci i wdrożenia systemu przekroczą 100 tys. USD”.

Zobacz również:

• Ruszyły testy satelitów Starlink działających w trybie „direct-to-cell”
• Ta technika rozwiązuje problem ograniczonej wielkości okien kontekstowych obsługujących modele językowe LLM

Wayne dodaje, że firma planowała właśnie wejście na rynek mobilny. Oscar W. Larson zatrudnia 325 pracowników w trzech filiach na terenie stanu Michigan; mniejsze zespoły pracują również w Ohio i Indianie. 75% zatrudnionych stanowią pracujący w terenie konsultanci i odpowiedzialny za naprawę pomp gazowych personel techniczny, natomiast pozostałe 25% kadry to pracownicy biurowi. Konieczne stało się wówczas zaopatrzenie ludzi wykonujących obowiązki w terenie w tablety i smartfony zapewniające bieżący dostęp do informacji i usprawniające komunikację poza biurem.

Wayne zdecydował się na środowisko Google Apps, które rozwiązało wiele problemów firmy, za przystępną cenę. Aktualizacja do Office 365 kosztowałaby przedsiębiorstwo 15 USD od użytkownika miesięcznie, Google Apps proponowało opłatę 5 USD od użytkownika. Firmie udało się wówczas sporo zaoszczędzić. „Ze względu na charakter środowiska Exchange wszystkie serwery musiały znajdować się w naszej siedzibie, co oznaczało, że musieliśmy także wdrożyć rozwiązanie tworzące kopie zapasowe oraz mechanizmy przywracania systemu na wypadek awarii. Było to bardzo kosztowne” – mówi Wayne. „Przekazanie tych zadań Google’owi pozwoliło nam skupić się na interesach i kluczowych klientach. Nie musieliśmy już zatrudniać całego działu, który zajmowałby się wyłącznie zarządzaniem środowiskiem Exchange”.

Wprowadzenie Google Apps miało też inne zalety, takie jak możliwość organizowania wideokonferencji za pośrednictwem aplikacji Hangouts i przechowywania danych w chmurze (Google Drive), przydatne dla zatrudnionego w terenie personelu firmy. „Chciałbym móc powiedzieć, że od początku zdawałem sobie sprawę, jak bardzo przydatne okażą się te narzędzia, ale nie byłoby to prawdą” – mówi Wayne. Dyrektor przyznaje także, że komunikacja z personelem pracującym w terenie stała się znacznie łatwiejsza. Dawniej rozwiązywanie problemów w zakładach klienta było czasochłonną procedurą. Ponieważ pracownicy techniczni nie mieli służbowych smartfonów ani tabletów, musieli robić zdjęcia aparatami cyfrowymi, „przerzucać” dane z karty pamięci na biurowe komputery, a następnie przesyłać obrazy kompetentnemu menedżerowi. „Jeśli pracownik techniczny miał jakiś problem, zmuszony był najpierw zrobić zdjęcia, następnie wysłać spore załączniki pocztą elektroniczną, a w końcu zadzwonić po innego pracownika, aby ten oszacował skalę problemu” – wyjaśnia.

Obecnie technicy zaopatrzeni w nowe urządzenia mobilne przesyłają obrazy bezpośrednio na platformę Drive, skąd od razu mogą je pobrać menedżerowie. Problemy omawiane są na bieżąco, za pośrednictwem aplikacji Hangouts. Zdaniem Wayne’a nowa technologia zmieniła także – na lepsze – charakter zebrań. W przeszłości cotygodniowe spotkania pracowników, przeprowadzane drogą telefoniczną, były dość „bezosobowe”. Dzisiaj, aby spotkać się ze współpracownikami z innych filii, personel korzysta z aplikacji Hangouts. Możliwość spotkania się twarzą w twarz z kolegami z pracy pozwala pielęgnować poczucie wspólnoty w zespole.

„Dzięki Hangouts nie tylko wiemy, jak nazywają się nasi współpracownicy, ale także jak wyglądają. Sprzyja to prowadzeniu bardziej szczerych i zaangażowanych rozmów” – mówi Wayne. Oferowane przez Hangouts możliwości udostępniania ekranu sprawiają, że uczestnikom zebrań łatwiej śledzić sprawozdania i prezentację produktów. „Może to drobiazg, ale narzędzia do przeprowadzania zebrań naprawdę sprawiają, że pracownik czuje się ważniejszy i skłaniają go do większego zaangażowania” – mówi Wayne. „Dawniej pracownicy spoza centrali skarżyli się, że nie czują się częścią zespołu. To się zmieniło”.

Technologia to nie wszystko

Trzeba jednak pamiętać, że nawet najlepsze narzędzia mogą okazać się niewystarczające. „Niska jakość zebrań może być bowiem symptomem znacznie głębszych problemów z komunikacją” – twierdzi T. J. Keitt, starszy analityk w Forrester Research.

„Jakość zebrania tylko w pewnym stopniu zależy od technologii” – wyjaśnia specjalista. „Duże znaczenie ma również przemyślana struktura spotkania, wyznaczony cel, rezultat i to, co następuje później. Technologia może być pomocna, ale niezbędna jest też pewna wizja”.

Jak poprawić jakość zebrań? Pięć wskazówek

Chociaż technologia może usprawniać logistyczne aspekty zebrań, nie bez znaczenia jest filozofia przyświecająca organizacji spotkań, ich przygotowaniu i przeprowadzaniu. Przedstawiamy przykłady najlepszych rekomendowanych przez ekspertów praktyk poprawiających jakość zebrań z udziałem pracowników zdalnych.

U

• stal plan spotkania. Plany pozwalają ograniczyć faktyczny czas zebrania i dają pewność, że będzie to czas spędzony wydajnie i celowo – mówi Julia Young, współzałożycielka firmy zajmującej się oprogramowaniem dla zebrań, Facilitate.com. Plan zebrania powinien określać tematy, jakie zostaną poruszone, wskazywać, kto zabierze głos i ile czasu przypadnie na każdy punkt programu.
• Starannie wybierz porę spotkania. Ustalając termin zebrania, należy wziąć pod uwagę różnicę stref czasowych, w jakich znajdują się uczestnicy – przekonuje SAE International, zawodowe stowarzyszenie inżynierów. Jeżeli uczestnicy dołączają do spotkania w celu omówienia kilku wybranych punktów programu, kwestie te należy omówić już na początku zebrania, tak aby umożliwić uczestnikom wyłączenie się tuż po zakończeniu dyskusji.
• Wybierz właściwą technologię. „Nadmiar technologii może sprawić, że zebranie utkwi w martwym punkcie” – zauważa T.J. Keitt z Forrester Research. „Szkoda czasu na omawianie kwestii technicznych, sprawdzanie, czy wszyscy uczestnicy podłączyli swoje kamery albo czy połączyli się z aplikacją konferencyjną” – mówi. „Często okazuje się, że taka inkluzywność wcale nie jest konieczna. Nie należy przedkładać samego faktu rozmowy twarzą w twarz nad jej treść”.
• Komunikuj się na poziomie osobistym. „Brak osobistej interakcji między współpracownikami to jeden z podstawowych czynników utrudniających personelowi pracującemu zdalnie poczucie się częścią zespołu” – mówi Jill Huselton, dyrektor ds. komunikacji w Intercall, dostawcy połączeń konferencyjnych. Sugeruje ona, że nieraz wystarczy poświęcić kilka pierwszych minut zebrania i zapytać uczestników o samopoczucie albo o to, jak spędzili urlop. „Może się wydawać, że rozmowy niezwiązane bezpośrednio z tematem zebrania to strata czasu, jednak w rzeczywistości przyczyniają się one istotnie do wzmocnienia zaufania i budowania bardziej osobistych relacji w zespole”.
• Zadbaj o interakcję. Zdaniem Jill Huselton nie należy dopuścić do sytuacji, kiedy mówi tylko jedna osoba. „O uwagę pracowników rywalizuje dziś tak duża liczba urządzeń i interfejsów, że firmy nie mogą pozwolić sobie, aby zebranie zamieniło się w wykład” – mówi. „Zachęcajmy wszystkich członków personelu do czynnego uczestnictwa w zebraniach, w końcu o powodzeniu tych ostatnich decyduje nie sama obecność uczestników, ale pomysły i działania”.