Proces zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie jest złożony i trudny, ponieważ wiedza ulokowana jest w wielu miejscach, zarówno w samej organizacji, jak i poza nią. Ma często charakter nieformalny, składa się na nią wiele typów informacji, gromadzonych z wykorzystaniem różnych nośników.

Trudności w zarządzaniu wiedzą wynikają także z tego, że szczególnie obecnie uwidacznia się nieostry podział wiedzy na wiedzę publiczną i prywatną. W rzeczywistości dominują raczej hybrydowe formy. Wiedza rozpatrywana jest często w kategoriach wiedzy cichej oraz jawnej. W kulturze wschodniej z tzw. podejściem japońskim szczególną uwagę zwraca się na wiedzę cichą. Podkreśla się jej indywidualizm oraz trudności, a czasami wręcz niemożliwość jej sformalizowania. Do tej kategorii wiedzy zalicza się intuicję, przeczucia, kulturę organizacji.

Zachodnia cywilizacja faworyzuje wiedzę o jasno zarysowanej strukturze i wykazuje silną tendencję do jej normalizacji i kodyfikacji. Stale podejmowane są wysiłki na rzecz nadawania wiedzy ukrytej odpowiedniej struktury. Ponadto coraz więcej wiedzy i umiejętności o strategicznym znaczeniu jest uzyskiwanych interaktywnie oraz wykorzystywanych wspólnie w podgrupach lub sieciach.

Większość wiedzy w organizacji ma charakter niestrukturalny i niejawny, a zdecydowana część kapitału intelektualnego firmy znajduje się w głowach pracowników - dlatego do kluczowych spraw związanych z zarządzaniem wiedzą należy zarządzanie wiedzą cichą, lokalizowanie ekspertów oraz podział i dostęp do wiedzy.

Metody "zarządzanie informacjami i dostęp do informacji" oraz "wiedza o procesach" są stosunkowo dobrze rozwinięte. Wymienione kategorie uznaje się także za najmniej obciążone ryzykiem wdrożenia. Gorzej z pozostałymi (m.in. zarządzanie kapitałem intelektualnym czy też zarządzanie wiedzą posiadaną przez "osoby poinformowane"). Wdrażanie ich jest trudne, a na efekty zastosowań trzeba długo czekać. To efekt tego, że wiążą się one nie tylko z wprowadzaniem do organizacji zmian technologicznych, ale także "głębokich" zmian kulturowych, a te zachodzą stosunkowo długo - nawet w perspektywie kilku lat.

Szukając odpowiedzi na pytanie, jak zarządzać wiedzą w organizacji, warto uzmysłowić sobie, w jaki sposób ona powstaje. Wiedza może być tworzona w dwojaki sposób. Pierwszy, określany jako uniwersytecki, związany jest z podażą wiedzy. Wiedzę traktuje się jako homogeniczną, ekspercką, dyscyplinarną, hierarchiczną. Wiedza taka jest weryfikowana np. przez pracowników. W drugim przypadku wiedza jest zorientowana na popyt, a więc stosowana, zorientowana na rozwiązywanie problemów, wielodyscyplinarna, hybrydowa, weryfikowana przez rynek i zakorzeniona w sieciach. Tryb pierwszy jest formą łatwą do zrozumienia i opisu. W trybie drugim liczy się przydatność wiedzy dla użytkownika. Nie jest ona tworzona zanim nie powstanie na nią zapotrzebowanie, wyłania się z kontekstu różnych zastosowań.

W praktyce spotykamy się z dwoma podstawowymi modelami w zakresie wytwarzania, przesyłania i zastosowania wiedzy - to model liniowy i interaktywny. W każdym z nich można wyróżnić te same etapy - (1) produkcja wiedzy (okoliczności, w jakich jednostki, grupy i organizacje generują nową wiedzę), (2) weryfikacja wiedzy (w ekonomii i zarządzaniu dominuje weryfikacja pragmatyczna), (3) zebranie wiedzy (przed przystąpieniem do rozwiązywania złożonych problemów decyzyjnych należy przedstawić zebraną wiedzę w formie skodyfikowanej), (4) przesyłanie wiedzy (systemy informatyczne, sieci komputerowe, kursy, media, kontakty osobiste), (5) adaptacja wiedzy (przyswojenie nowej wiedzy często oznacza rezygnację z już posiadanej), (6) implementacja wiedzy (chodzi o zjawisko niechęci do zmiany i inne przeszkody, jak brak szansy na zastosowanie wiedzy, niedostateczne zasoby, brak czasu, brak poparcia społecznego), (7) instytucjonalizacja wiedzy (przekształcenie innowacji w rutynową praktykę).

W modelu liniowym poszczególne etapy przebiegają sekwencyjnie, jednak w praktyce biznesowej występują często sprzężenia zwrotne, więc rekomenduje się wówczas stosowanie modelu interaktywnego.

Rozwojowi zarządzania wiedzą w organizacji sprzyja koordynacja trzech ważnych elementów: ludzi (którzy tworzą wiedzę indywidualną i zbiorową poprzez uczenie się, dzielenie się wiedzą, rozwiązywanie problemów, integrowanie jej z kulturą organizacji, tak aby ostatecznie wprowadzać na rynek coraz to lepsze produkty i usługi), procesów (które powinny być na bieżąco zaopatrywane w aktualne informacje, wiedzę i stosownie doskonalone) oraz technologii, zwłaszcza informatycznych (ich rozwój powinien być harmonizowany w aspektach potrzeb rynku, działań konkurentów i zasobów firmy).