W sukurs urzędnikowi

Informatyzacja w administracji może odnieść sukces tylko wtedy gdy odpowiedzialny za nią informatyk swoją wiedzę techniczną wzbogaci w umiejętności kalkulowania i talent do przewodzenia ludziom.

Informatyzacja w administracji może odnieść sukces tylko wtedy gdy odpowiedzialny za nią informatyk swoją wiedzę techniczną wzbogaci w umiejętności kalkulowania i talent do przewodzenia ludziom.

Obie te dodatkowe zdolności są niezbędne ze względu na specyficzne uwarunkowania procesu informatyzacji urzędów. Po pierwsze, na wszystkie przedsięwzięcia zawsze jest za mało pieniędzy, żeby prowadzić je z rozmachem, a nawet po prostu w poczuciu bezpieczeństwa finansowego. Informatyk musi skrupulatnie kalkulować, jak ze skromnych środków stworzyć rozwiązania jak najbardziej funkcjonalne i rozwojowe, ale bez rozpusty. "Na każdym kroku widać u nas oszczędności, ale nigdy nie ustępuję, jeśli chodzi o minimum wyposażenia potrzebnego do danej pracy, np. ergonomiczne stanowisko. Podobnie nie zgadzam się na przekroczenie maksimum, które sobie wyznaczyliśmy i które musi nam wystarczyć. Wielu ludzi ma do mnie żal, że nie mogę mieć najnowszej wersji jakiegoś programu. Ale to byłoby właśnie wyjście poza maksimum tego, co dla nas konieczne" - mówi Jolanta Sala, dyrektor Ośrodka Informatyki Terenowego Banku Danych Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, a zarazem pełnomocnik wojewody ds. komputeryzacji.

Dzięki takiemu gospodarowaniu udało się zinformatyzować kilka wydziałów: Wydział Spraw Obywatelskich, Wydział Komunikacji, Służby Zdrowia, Wydział Ochrony Środowiska, Wydział Geodezji, Wydział Finansowy, Gabinet Wojewody wraz ze współpracującymi z nimi urzędami i instytucjami, np. policją, wojskiem, strażą pożarną. Jest to unikalna w Polsce skala informatyzacji urzędu administracji publicznej.

Niemierzalna wartość ulepszeń

Po drugie, efekty inwestycji informatycznych są trudne do policzenia. "Ostateczną korzyścią z naszej pracy jest lepsza obsługa petenta w urzędzie. Szybciej otrzyma potrzebną mu decyzję lub dokument. Urzędnik udzieli mu bardziej wyczerpujących informacji. Ale jak to przeliczyć na złotówki?" - zastanawia się Jolanta Sala.

Wymienia efekty pracy swojego ośrodka: przyspieszenie wydawania paszportów, przyspieszenie rejestracji pojazdów, przyspieszenie obsługi zobowiązań państwa względem obywateli, szybkość windykacji kar administracyjnych, racjonalizacja gospodarki lekami w szpitalach, racjonalizacja wykorzystania miejsc w szpitalach, wprowadzenie rozliczeń usług medycznych z płatnikiem, pacjentem i świadczącym usługi medyczne. Czasem efekty są wymierne. "Są ogromne oszczędności wobec prowadzenia tradycyjnych papierowych procedur urzędniczych. Dla przykładu, zastosowanie aplikacji Ewidencji Ludności i Ewidencji Pojazdów w dwóch tylko instytucjach, czyli policji i Urzędzie Wojewódzkim przynosi korzyści ok. 300 tys. zł w ciągu roku" - opisuje swoje kalkulacje Jolanta Sala.

Na świecie podejmuje się też takie próby, ale nigdzie nie dały dobrych wyników. Urzędy są po prostu organizacjami nieracjonalnymi ekonomicznie. Nie pracują dla zysku. Nie ma więc finansowego uzasadnienia wysokich kosztów ponoszonych na informatykę.

"Wcale nie ma pewności, czy większa korzyść np. dla ludzi w trudnej sytuacji życiowej będzie z kosztownego projektu informatyzacji biur ośrodków pomocy społecznej czy też byłaby z wypłacenia im osobiście tych sum. Podobnie jest w dziedzinie służby zdrowia: znany dylemat - nici chirurgiczne czy komputery" - opisuje trudne wybory decydentów, zastrzegając jednak, że tak drastyczne są jednorazowe wybory, jednak w przemyślanej strategii te alternatywy przekładają się w hierarchię i wtedy rozwiązanie nadrzędnego wspomaga rozwiązania następnego w kolejności. Jako przykład podaje koszty w szpitalach, w których do oszczędzania najpierw potrzebna jest inwestycja informatyczna.

Człowiekiem, który rozumiał potrzebę strategicznego podejścia do informatyzacji urzędu był były wojewoda, aktualny marszałek Sejmu Maciej Płażyński.

Zainicjował ją i nadał właściwą rangę. Dzięki niemu możliwe stały się dzisiejsze osiągnięcia.

Waldemar Drozdowski, dyrektor Ośrodka Informatyki Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu - który także należy do czołówki pod względem osiągnięć w informatyzacji - twierdzi, że chociaż z niektórych przedsięwzięć informatycznych w administracji lokalnej budżet państwa miałby korzyści, jest to zbyt odległa perspektywa, aby motywować dysponentów pieniędzmi. "Efekty finansowe - i to nie dla nich - będą za lata, po spełnieniu wielu warunków, często niezależnych od decydentów, a pod decyzją o wydaniu miliardowych kwot muszą podpisać się teraz. Nic dziwnego, że bardziej przejmują się perspektywą wydatków niż zysków. Tak naprawdę inwestycje informatyczne zależą więc od ich mądrości i woli stosowania tych narzędzi" - dodaje. Waldemar Drozdowski jest również przewodniczącym Rady Dyrektorów Ośrodków Informatyki Urzędów Wojewódzkich. "Rada powołana na mocy porozumienia kilkunastu wojewodów, chce pełnić rolę lobby. Decydentom trzeba niestrudzenie tłumaczyć potrzebę informatyzowania urzędów" - wyjaśnia rolę Rady Jolanta Sala, która też jest jej członkiem. Uważa to ciało również za pożyteczne do zmniejszania kosztów projektów wojewódzkich z uwagi na wymianę doświadczeń, podział pracy przy podobnych projektach, uzgodnienie cenników za wzajemne usługi. Ośrodek Informatyki jest na własnym utrzymaniu: dla swojego urzędu wojewódzkiego pracuje po kosztach, dla administracji samorządowej i specjalnej oraz dla innych klientów - po cenach rynkowych. Jolanta Sala stworzyła nawet w swoim ośrodku stanowisko szefa marketingu.


TOP 200