Spośród tych pytań tylko jedno dotyczy stanu obecnego/przeszłego: pytanie o zakres. Reszta pytań dotyczy przyszłych działań i przyszłego stanu. Tylko takie pytania, a właściwie odpowiedzi na nie, pozwolą w sposób proaktywny kształtować rzeczywistość projektu i podejmować właściwe działania zarządcze. Niestety, duża część obecnych na rynku metod i metodyk zarządzania skupia się na działaniu reaktywnym, dostarczając tylko i wyłącznie informacji dotyczących przeszłości projektu. Tam, gdzie istnieje potrzeba spojrzenia w przyszłość i wsparcia podejmowania decyzji zarządczych, wybór jest już dużo bardziej ograniczony. Istnieją jednak metody pozwalające w prosty sposób uzyskać

informacje potrzebne do proaktywnego zarządzania projektem. Jednym z najprostszych rozwiązań jest użycie kombinacji metodyk: EVM (Earned Value Management) oraz CCPM (Critical Chain Project Management).

Earned Value Management (EVM)

Metodyka EVM (Metoda Wartości Wypracowanej) jest jedną z najstarszych metodyk zarządzania kosztami w projektach. Jest na tyle dobra, że do dziś stanowi podstawę wielu projektów i polecana jest przez większość specjalistów od zarządzania projektami (np. jest główną metodą polecaną przez Project Management Institute). W dużym uproszczeniu, opiera się o mierzenie wartości wypracowanej w projekcie i porównywanie jej z planowanymi oraz rzeczywistymi wydatkami. Dane wejściowe dla tej metody dostarczane są z planu projektu oraz cyklicznych raportów o realizacji projektu.

Metoda EVM pozwala na wyznaczenie kilku współczynników, z których najciekawszym jest wskaźnik efektywności kosztowej (CPI - cost performance index). Obliczany on jest na podstawie porównania wartości wypracowanej w projekcie z rzeczywistymi kosztami projektu. Jego analiza pozwala kierownikowi projektu i sponsorowi stwierdzić, jak

efektywnie wykorzystywane są pieniądze w projekcie, to znaczy ile z planowanej wartości generowane jest w projekcie na jednostkę kosztu. Oczywiście, im więcej wartości generujemy z jednostki kosztu, tym lepiej, przy czym jest to zawsze określane w stosunku do planowanego pierwotnie budżetu bazowego projektu.

Na podstawie wskaźnika efektywności kosztowej, który obliczany jest na bazie danych historycznych, kierownik projektu może wyliczyć, ile będzie wynosił budżet projektu na koniec projektu przy zachowaniu dotychczasowej efektywności. Czyli odpowiedzieć na pytanie: czy zmieścimy się w budżecie? I dopiero ta informacja jest ciekawa z punktu widzenia proaktywnego zarządzania projektem. Na jej podstawie wydawać można decyzje zarządcze pozwalające na utrzymanie projektu w ryzach budżetowych poprzez podjęcie aktywnych działań.

Metoda EVM pozwala na wczesne wychwycenie zarówno sytuacji potencjalnego przekroczenia kosztów, jak i sytuacji potencjalnego zrealizowania projektu poniżej planowanego budżetu. Jedyne o czym należy pamiętać, to fakt, że metoda bazuje na danych historycznych, czyli wszelkie prognozy wykonywane są przy założeniu utrzymania dotychczasowej efektywności pracy. Podejmowane decyzje biznesowe mogą, a nawet powinny, wpłynąć na tę efektywność. Skutkiem tego, prognozy EVM stają się nieaktualne w momencie wprowadzenia działań naprawczych. Na tym właśnie polega proaktywne zarządzanie realizacją - na świadomym podejmowaniu decyzji i zmianie sposobu pracy w pożądanym kierunku.