Powstało kilka rozwiązań umożliwiających współdzielenie folderów programu Outlook, bez wykorzystywania w tym celu serwera Exchange. Niemal wszystkie z nich są komercyjne, ale zarazem tańsze niż serwer Microsoftu.

Bezpłatnie można skorzystać z opcji udostępnienia poprzez "foldery sieciowe" programu Outlook 2000. Co ciekawe, opcja ta zakłada BRAK centralnego serwera pracy grupowej - zastępuje go mechanizm synchronizacji danych między poszczególnymi użytkownikami za pomocą wymiany wiadomości e-mail.

Gdy dysponuje się szybkim serwerem internetowej poczty elektronicznej (np. qmail na systemie Linux i w miarę szybkimi łączami), to rozwiązanie takie jest wprost rewelacyjne. Nie wymaga specjalnego podłączenia do serwera, konfiguracja jest prosta, zaś samo rozwiązanie - bardzo skuteczne. Wszystkie obiekty są rozproszone na niezależne stacje robocze, więc całkowita utrata wszystkich danych jest mało prawdopodobna.

Rozwiązanie oparte na synchronizacji danych sprawdza się dobrze w małych firmach posiadających np. jednostki terenowe bez łączy VPN. Wady to gwałtowne, chwilowe zwiększanie się obciążenia łączy w momencie synchronizacji i znaczny ruch na serwerze pocztowym. Niestety, w nowszych wersjach programu Outlook (XP, 2003) nie ma opcji publikacji folderów za pomocą poczty. Skorzystała z tego firma 4Teams, sprzedając komercyjne rozwiązanie ShareOutlook, które działa na tej samej zasadzie.

Proteza Exchange

Najprostsze rozwiązania zastępujące Exchange umożliwiają współdzielenie danych za pomocą małego serwera na stacji roboczej. Jednym z takich programów jest Public Outlook - aplikacja serwerowa udostępniająca lokalne foldery Outlooka pozostałym klientom z grupy roboczej. Do tego programu jest dołączony interfejs, który po instalacji łączy się ze skonfigurowanym wcześniej serwerem.

Dla poszczególnych folderów istnieje możliwość ustanawiania oddzielnych uprawnień dla każdego użytkownika. Uwierzytelnianie odbywa się za pomocą narzędzi wbudowanych w program. Public Outlook działa dobrze z Outlookiem 2000 i nadaje się do obsługi małych grup roboczych. Podobnych programów powstało wiele, niemniej ten jest chyba najpopularniejszy.

Oprócz rozwiązań dla małych grup roboczych, można zastosować dedykowany serwer przechowujący pocztę bez kopiowania jej na stacje robocze. Powstało kilka rozwiązań dostarczających bardzo wydajną bazę danych wraz z serwerem aplikacji udostępnianym na licencji open source. Płatny jest natomiast z reguły interfejs umożliwiający komunikację serwera z programem Outlook.

Przykładem takiego rozwiązania jest działający na Linux: Bill Workgroup Server. Interfejs do Outlooka jest licencjonowany osobno. Rozwiązanie oparte na tym pomyśle prezentuje firma Skyrix, sprzedając interfejs do bardzo rozbudowanej suity pracy grupowej o nazwie Open-Groupware. Atutem większości alternatywnych rozwiązań wykorzystujących płatne interfejsy jest cena - zwykle bardzo konkurencyjna wobec Exchange. Innego argumentu używa firma Bynari - jej serwer (również współpracujący z Outlookiem) jest optymalizowany pod względem bezpieczeństwa.

Serwer Exchange znacząco ingeruje w ustawienia systemu katalogowego, Active Directory, co ma wiele negatywnych konsekwencji, np. instalacja serwera Exchange w istniejącej domenie powoduje późniejsze kłopoty przy odzyskiwaniu danych z kopii bezpieczeństwa sprzed instalacji oraz mniejszą stabilność niż przy instalacji Exchange na "czystej" domenie. Dla porównania, żadne z przedstawionych w tym artykule rozwiązań alternatywnych nie wymaga w ogóle Microsoft Active Directory, nie mówiąc już o rozszerzeniach schematu LDAP. Okazuje się jednak, że można mieć pełnowartościową pracę grupową z Outlookiem na desktopie, nie posiadając w ogóle serwera Exchange ani domeny Windows.

Jedynym znanym mi całkowicie darmowym rozwiązaniem, w którym można wykorzystać Outlooka jako klient, jest wtyczka Outlook Sync współpracująca z systemem PHProjekt. To system pracy grupowej wykorzystujący jako klient przeglądarkę WWW . Zastosowanie specjalnej wtyczki pozwala łączyć się z PHProjekt za pomocą Outlooka 2000 i XP. Taka konfiguracja ma pewne ograniczenia, np. współpracuje tylko z bazą MySQL oraz nie obsługuje szyfrowanego poprzez PHProjekt hasła, trzeba ręcznie wpisać skrót (hash) zapisany w tabeli users. Niemniej, przy zachowaniu pewnych zasad konfiguracji działa całkiem sprawnie. Niedawno powstał kolejny projekt (http://otlkcon.sf.net/ ), którego zadaniem będzie utworzenie wtyczki do programu Outlook dystrybuowanej na zasadach open source.

To projekt w początkowej fazie, niemniej całkiem obiecujący.

Duże możliwości prezentują OpenGroupware oraz komercyjny produkt firmy SuSE - SuSE Linux OpenExchange Server (SLOX). Wydajność SLOX jest wystarczająca dla dość dużej firmy. Instalacja jest prosta i szybka, program działa dobrze. Do aplikacji przewidziano wtyczkę do Outlooka. OpenGroupware jest dostępne w modelu open source (płatny jest tylko connector do programu Outlook), SLOX jest zaś pakietem komercyjnym, gdzie część związana z pracą grupową jest płatna. SLOX składa się z serwera wiadomości (Cyrus+LDAP) oraz komercyjnego modułu ComFire. OpenGroupware jest następcą starszego pakietu firmy SKYRIX (4.1) i jest dostępny na mocy licencji GNU GPL. Funkcjonalnie oba pakiety są podobne.

Najprostszą suitą do pracy grupowej jest TWIG. Jest to aplikacja PHP, posiadająca wszystkie konieczne moduły, działa w środowisku LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP), ale oprócz MySQL obsługuje bazę PostgreSQL. TWIG generuje prosty, szybko działający, a co najważniejsze - czytelny dla wszystkich przeglądarek - kod HTML. W porównaniu z pozostałymi omawianymi rozwiązaniami open source, TWIG ma nieco staroświecki wygląd, nie ma efektownych kolorowych przycisków obrazkowych, segmentowych menu ani innych wodotrysków.

Znacznie milej dla oka prezentuje się MoreGroupware. Obsługa jest łatwa, program działa dość szybko. Tak jak większość aplikacji tego typu napisanych w PHP, system ma konstrukcję modułową i jest łatwy do skonfigurowania. Proste są także rozbudowa i modyfikacja programu do nietypowych potrzeb.

PHProjekt oraz PHPGroupware to pakiety najbardziej rozbudowane funkcjonalnie. PHPGroupware jest bardzo złożoną suitą, która oprócz standardowych modułów (kalendarze, zadania, poczta, informacje) zawiera mechanizmy obsługi głosowań, wiadomości sieciowe, bazy wiedzy i wiele innych funkcji.

Ze względu na znaczną liczbę modułów i opcji PHPGroupware może na pierwszy rzut oka wydawać się rozwiązaniem trudnym do opanowania. Niemniej już po kilku chwilach okazuje się całkiem wygodnym programem. Interfejs jest znacznie bardziej "atrakcyjny" niż More-Groupware, przy czym ze względu na rozmiary ramek najwygodniej pracuje się z nim przy rozdzielczości ekranu 1280 x 1024. Rozdzielczość 1024 x 768 to absolutne minimum.

PHProjekt jest ukierunkowany na prowadzenie projektów i zarządzanie grupami roboczymi. Jako jedyna taka aplikacja zawiera darmową wtyczkę do programu Outlook, umożliwiając dwustronną synchronizację danych. Wtyczka ta ma kilka istotnych ograniczeń - m.in. współpracuje tylko z bazą danych MySQL i tylko przy konkretnej konfiguracji suity oraz bazy - ale po spełnieniu tych wymagań działa z Outlookiem 2000 oraz XP.