Budowa bogatego funkcjonalnie, stabilnego i wydajnego systemu pracy grupowej nie wymaga już obecnie wielkich inwestycji.

Praca grupowa kojarzy się głównie z komercyjnymi produktami przeznaczonymi do wymiany informacji, takimi jak: Lotus Domino, Microsoft Exchange, Novell GroupWise czy Oracle Collaboration Suite. Systemy te stworzono z myślą o dużych przedsiębiorstwach, dla których podstawowymi kryteriami wyboru rozwiązania wspomagającego pracę grupową są: niezawodność, szeroko rozumiane bezpieczeństwo oraz skalowalność.

Dla mniejszych firm priorytetem jest cena, co nie oznacza, że są one skazane na produkty o zasadniczo mniejszej funkcjonalności, mniej bezpieczne czy wydajne. Wręcz przeciwnie - na rynku istnieje wiele komercyjnych, lecz niedrogich systemów pracy grupowej. Jest też co najmniej kilka programów darmowych. Warto się nimi zainteresować, bo choć są mało znane, ich funkcjonalność, wydajność i bezpieczeństwo w wielu przypadkach nie odbiega, a czasem nawet przewyższa to, co jest dostępne w systemach komercyjnych.

Biurkowe dylematy

Oprogramowanie do pracy grupowej to zazwyczaj system o architekturze klient-serwer. Klient bardzo często jest dedykowaną aplikacją (Lotus Notes, Microsoft Outlook itd.) umożliwiającą wykonywanie części przetwarzania offline. Klientem może być jednak także uniwersalna z natury przeglądarka WWW i wypada tu zaznaczyć, że dostęp poprzez przeglądarkę ma bardzo istotne zalety.

Po pierwsze, przeglądarka zwykle po prostu jest - nie trzeba jej instalować i konfigurować. Ponieważ dostęp przeglądarkowy jest zunifikowany, znacznie łatwiej jest zapewnić wsparcie techniczne. Po drugie i nie mniej ważne, system kliencki nie przechowuje istotnych danych na stacji roboczej - awaria sprzętu lub oprogramowania nie spowoduje więc poważnych strat. Ponadto, gdy system jest scentralizowany, łatwiej jest kontrolować użytkowników, wymuszać właściwe uwierzytelnianie, zarządzać uprawnieniami itd. No i argument koronny - przeglądarka zapewnia bezpieczny dostęp do informacji z dowolnego miejsca.

Obecnie wszystkie liczące się systemy pracy grupowej zawierają moduły dostępu za pomocą WWW . Jakość kodu HTML generowanego przez te systemy jest jednak bardzo różna, co ujawnia się zwłaszcza przy próbach korzystania z nich poprzez urządzenia kieszonkowe, ale też nawet na desktopie z przeglądarką inną niż IE może się okazać, że nie wszystko działa poprawnie. Inną wadą interfejsu WWW jest brak dostępu do zaszyfrowanych systemowo wiadomości, które są dostępne z dedykowanego klienta. Użytkownicy Lotus Notes zauważą to jako pierwsi.

W większości aplikacji webowych należy zwrócić uwagę na jeszcze jedną niedogodność. Ponieważ przekazywanie pewnej ilości danych z formularzy odbywa się za pomocą komendy POST, używanie klawiszy "Wstecz" w przeglądarce może spowodować ponowne wysłanie danych (POSTDATA). W niektórych aplikacjach, takich jak TWIG, może to powodować kilkakrotne dopisywanie obiektów (zadań, kontaktów). Należy zwrócić uwagę na to, by w nawigacji po programie korzystać z odnośników lub przycisków programu, a nie przeglądarki. Ta zasada dotyczy wielu stron WWW wysyłających dane do serwera poprzez komendę POST, nie tylko suit do pracy grupowej napisanych w PHP. Dedykowany klient systemu pracy grupowej jest wolny od tych niedogodności.

Zaduma przy serwerze

Serwerem pracy grupowej może być specjalizowany program, np. Microsoft Exchange, Lotus Domino, Novell GroupWise, Hipergate, BILL Workgroup Server albo serwer aplikacyjny WWW (najczęściej Apache) wyposażony w moduł do wykonywania programów napisanych w językach skryptowych (PHP, PERL). Dane są składowane w bazie. Serwer bazy danych może być dołączony do aplikacji i stanowić jej część (jak w Microsoft Exchange, GroupWise czy przy standardowej instalacji Lotus Domino) albo może być to baza zewnętrzna (Oracle, DB2, MySQL, PostgreSQL czy SQL Server).

Zastosowanie zewnętrznej bazy danych na ogół jest korzystniejsze. Po pierwsze, baza danych może być zainstalowana na osobnym serwerze/partycji fizycznej, co znacząco podwyższa wydajność, niezawodność oraz bezpieczeństwo całej instalacji. Nie do pogardzenia jest fakt, że serwer bazy danych występuje zwykle w kilku wersjach dla różnych architektur i systemów operacyjnych, co pozwala zachować elastyczność. Ponadto producent bazy danych zazwyczaj dostarcza lepsze narzędzia do konserwacji, administracji i kopii bezpieczeństwa bazy danych.

Do zewnętrznej bazy danych można łatwo podłączyć program raportujący, który będzie generował raporty niedostępne z poziomu serwera pracy grupowej. Zwykle też zewnętrzna baza danych jest bardziej niezawodna. Ponieważ jest powszechnie używana, udoskonalenia i łaty dla niej pojawiają się częściej i szybciej niż w przypadku produktu niszowego. Wszystko to ma znaczenie dla kosztów utrzymania systemu pracy grupowej w dłuższym okresie.

Jedyną wadą eksploatacji zewnętrznej bazy danych jest konieczność administrowania nią. Przy aplikacjach komercyjnych do kosztów nabycia licencji na program należy doliczyć koszt licencji na bazę, chyba że licencja na program do pracy grupowej obejmuje już licencjonowanie bazy. Taką politykę promocji stosował niedawno IBM - właściciel Lotusa.

W uściskach Outlooka

Program Outlook dostarczany wraz z aplikacją Microsoft Office jest najpopularniejszym w Polsce klientem systemów pracy grupowej. Nie bez powodu. Przede wszystkim występuje z aplikacjami z serii Office, zazwyczaj jest więc od razu instalowany na stacji roboczej. Powszechność Outlooka sprawia, że nie ma zwykle problemów ze szkoleniem użytkowników.

Outlook nie wymaga bezwzględnie współpracy z serwerem Exchange. Za pomocą specjalnych interfejsów może komunikować się z serwerami pracy grupowej, takimi jak Domino, Oracle Collaboration Suite, SuSE Linux OpenExchange, Bill Workgroup Server, Bynari, PHProjekt. Stabilność tych konektorów jest różna - w jednych środowiskach działają dobrze, w innych są kłopoty. Najmniej kłopotliwą wersją Outlooka - pod kątem współpracy z serwerami innych producentów - jest ta zawarta w Office 2000 SR-1 (wersja angielska). Wypada dodać, że lepiej lub gorzej z Outlookiem współpracuje tak naprawdę każde oprogramowanie do synchronizacji danych z urządzeniami kieszonkowymi itp.

Oprócz niezaprzeczalnych zalet Outlook ma też poważne wady. Pomimo upływu lat i kolejnych wersji Outlook jest wciąż bramą dla wirusów i robaków - średnio co drugi wirus roznoszący się za pośrednictwem poczty elektronicznej potrafi go oszukać. Korzystanie z Outlooka bezwzględnie wymaga dobrego, na bieżąco aktualizowanego systemu antywirusowego zarówno na serwerze, jak i stacji roboczej. W porównaniu z wieloma zaawansowanymi rozwiązaniami webowymi Outlook prezentuje ograniczoną funkcjonalność. Ponadto nie można go modyfikować ani rozbudowywać, a na dodatek działa tylko na platformie Windows.