Aby zapewnić projektowi szanse realizacji, należy w jasny i przejrzysty sposób podać zgodne z prawem procedury uczestnictwa w BIS-ie. Na początku należy zapewnić wsparcie co najmniej dwóch miast metropolitalnych, z zaangażowaniem ich prezydentów. Ważne jest, aby w ciągu pierwszych trzech miesięcy działalności BIS-u rozpocząć projekty i zacząć zbierać efekty pracy oraz koncepcji. Potrzebna będzie wielka mobilizacja sił na początku, aby sukces odnieść w jednej kadencji.

Koniecznym będzie również zapewnienie raportowania i rozliczanie postępów prac. Mierniki, to niezbędny parametr, dzięki któremu można wyskalować rozmiary sukcesu i szybkość postępowania, zwłaszcza w zakresie oszczędności środków i celowości decyzji, gdyż nie zawsze warto oszczędzać za wszelką cenę, by nie zgubić funkcjonalności. Mierniki muszą uwzględniać funkcjonalność mierzoną ilością automatyzowanych i koordynowanych działań oraz stabilność rozwiązania, czyli jego odporność na wyjątki i zmiany warunków zewnętrznych.

Koszt realizacji programu BIS jest powiązany z pomysłem na jego rolę i miejsce w strukturze działań podejmowanych przez samorządy. Bazy danych o wydatkach informatycznych w dużej mierze są już zbudowane, wystarczy do nich sięgnąć poprzez wykorzystanie odpowiednich narzędzi (np. Business Intelligence w analizie danych z Trezora). Minimalnie można założyć powstanie 4-6- osobowego zespołu koordynacji w celu wspierania prac w zakresie wymiany informacji i zarządzania wiedzą inicjatorów programu.

Dzisiaj nie ma możliwości bezpośredniego oszacowania możliwych do osiągnięcia w wyniku działalności Biura oszczędności. Obniżenie kosztów realizacji nowych projektów i utrzymania istniejących systemów oraz prowadzenie projektów przekrojowych (m.in. w zakresie dostępu do Internetu, telefonii stacjonarnej i komórkowej) przynosi w Wielkiej Brytanii oszczędności na poziomie 23 mld funtów rocznie. W Polsce niech to będzie rząd 1 mld zł rocznie, po 2 latach od rozpoczęcia projektu. Czy to mało? Nie wolno też zapominać o korzyściach w postaci wspólnego, synergicznego wykorzystania szans, które pojawią się w trakcie realizacji zadań.

Polityczne wyzwanie

Do podjęcia wielkich projektów modernizacyjnych na bazie rozwiązań informatycznych nie jest niezbędny Decydent Informatyk. Wystarczy Decydent Nietechniczny, który wie, że na wszystkim nie można się znać, ale wystarczy stawiać jasno opisane zadania fachowcom. Takim premierem była Margharhet Theacher w Wielkiej Brytanii. To wystarczyło, by zrobić coś, co wydawało się niemożliwe w informatyce. Przy realizacji naszego programu możemy się posłużyć sprawdzonymi i wypracowanymi rozwiązaniami, sprowadzając ryzyko niepowodzenia do zera.

Zagrożeniem może być brak mechanizmów współpracy miast w realizacji projektów organizacyjno-informatycznych. Nie udało się ich wypracować na przestrzeni ostatnich 20 lat. Tym bardziej więc warto wykorzystać szansę, jaką daje Biuro Informatyki Samorządowej. Porównajmy ten pomysł z projektami takimi jak mapa numeryczna czy system wspomagania bezpieczeństwa. Wydaje się, że te już zbudowane systemy były dużo trudniejsze od naszego nowego wyzwania. Dzisiaj nie sposób wyobrazić sobie, jak można było bez nich zarządzać mieniem komunalnym, drogami, urbanistyką i bezpieczeństwem. Jeżeli nie podejmiemy konkretnych działań, nie sposób będzie również w przyszłości wytłumaczyć, dlaczego współpraca samorządów w informatyce była tak mało efektywna.

Ładysław Milancej jest kierownikiem Działu Informatyki w Warszawskim Przedsiębiorstwie Geodezyjnym SA; wcześniej był dyrektorem Wydziału Informatyki w Urzędzie Miasta Bydgoszczy.