Lekkie podejście

Tradycyjne, sekwencyjne metodyki realizacji przedsięwzięć informatycznych są znane z tego, że rozwój projektu często nie nadąża za zmianami wymagań klienta lub użytkownika. Sytuacja ta występuje często w przypadku projektów portali intranetowych, gdyż częste zmiany organizacyjne wewnątrz przedsiębiorstwa wpływają nie tylko na sposób realizacji przepływu pracy, ale także wywołują szybkie zmiany potrzeb informacyjnych docelowych użytkowników portalu. Z tego powodu, a także z uwagi na potrzebę większej elastyczności w realizacji projektów portali intranetowych, rośnie zainteresowanie metodykami "lekkimi" (agile - żwawy), takimi jak choćby eXtreme Programming czy SCRUM.

Organizacja pracy we wszystkich metodykach lekkich ukierunkowana jest na stworzenie w projekcie mechanizmu adaptacji do szybko zmieniających się wymagań poprzez wbudowanie w projekt mechanizmu stałej współpracy z użytkownikami. Współpraca ta opiera się nie tylko na regularnej komunikacji i częstych kontaktach, ale przede wszystkim na wykorzystaniu iteracyjnej metodyki projektowania użytkowego oraz regularnych spotkań przeglądowych z użytkownikami, zwykle przy ocenie interaktywnych prototypów proponowanych rozwiązań.

Metodyki lekkie nadają się zasadniczo do małych projektów, ale wiele projektów intranetowych ten warunek spełnia: mają relatywnie niewielką skalę i niewielki stopień formalizacji. To czyni metodyki lekkie interesującą - i być może przyszłościową - alternatywą dla metodyk tradycyjnych, które często nie radzą sobie z nadążaniem za tempem zmian w środowisku biznesowym klienta i z dostarczeniem produktu (tutaj portalu) o odpowiednio wysokiej jakości użytkowej.

Planowe i efektowne uruchomienie portalu intranetowego nie gwarantuje wcale, że w dłuższym horyzoncie czasowym okaże się on sukcesem, tzn. że będzie realizował wszystkie założone cele organizacyjne i biznesowe. Znaczącym czynnikiem wpływającym na "wrośnięcie" portalu intranetowego w środowisko pracy użytkownika jest sposób zarządzania utrzymaniem portalu.

Doświadczenia z praktyki podpowiadają sprawdzone rozwiązania i "dobre praktyki", mające zapobiegać takiemu rozwojowi sytuacji, w którym po niedługim czasie od uruchomienia portal staje się portalem "drętwym" i pozbawionym pozytywnie nastawionych doń użytkowników. Jest wiele takich pożądanych elementów.

Czynniki sukcesu

To przede wszystkim sprawna i zaangażowana redakcja portalu - chodzi o osoby pochodzące z wewnątrz przedsiębiorstwa, które nie tylko pracują nad wzmocnieniem roli portalu w komunikacji korporacyjnej, ale także mają dobre wyczucie potrzeb i oczekiwań pracowników oraz odpowiednie umiejętności interpersonalne i dobry kontakt ze "sponsorem" portalu - takim sponsorem powinna być wpływowa osoba z kierownictwa firmy, która traktuje portal jako "swój" projekt i która systematycznie dąży do wykorzystania portalu do usprawniania procesów wewnątrz przedsiębiorstwa i budowania rozwiązań ukierunkowanych na zarządzanie wiedzą w organizacji. Obecność i aktywność sponsora utrzymuje prestiż projektu portalowego oraz zapewnia dopływ środków na jego dalszy rozwój. Oczywiście konieczna jest stała współpraca redakcji portalu z użytkownikami, której celem jest ciągłe dostosowywanie treści i funkcji portalu do zmieniających się potrzeb pracowników - w miarę jak zmieniają się procesy wewnętrzne oraz następują zmiany w otoczeniu biznesowym przedsiębiorstwa.

Potrzebny jest monitoring kosztów procesów, czyli stosowanie systemu analizy kosztów działalności operacyjnej (obsługi zamówień, obiegu dokumentów, raportowania), co pozwala określić, w jakim stopniu portal przyczynia się do obniżenia kosztów w stosunku do innych, alternatywnych metod pracy.

Wreszcie, last but not least, chodzi o "konfitury" (z angielska zwane "killer application") - w tym przypadku to będzie tzw. charakterystyczna aplikacja intranetowa, której niezwykła atrakcyjność przyciąga użytkowników do portalu; często są to np. kalkulatory wyręczające w żmudnym rozliczaniu delegacji, systemy rezerwacji zasobów firmy (samochody, sale, sprzęt) czy nawet podgląd menu na bieżący lunch w stołówce firmowej. W każdym przedsiębiorstwie występuje zapotrzebowanie na inną kategorię "konfitur", ale zawsze mają one na celu dostarczanie niezwykle użytecznych usług, tym samym zachęcając pracowników do częstego zaglądania do portalu i przez powtarzalne budowanie pozytywnego doświadczenia (user experience) wzmacniają atrakcyjność intranetu jako użytecznego elementu środowiska pracy.

Dr hab. inż. Marcin Sikorski jest pracownikiem naukowym Zakładu Ergonomii i Eksploatacji Systemów Technicznych na Wydziale Zarządzania i Ekonomii Politechniki Gdańskiej. Od 15 lat zajmuje się zagadnieniami wizualizacji informacji ekonomicznej, współpracy człowiek-komputer i ergonomii oprogramowania, w szczególności w odniesieniu do systemów wspomagających zarządzanie. Jest członkiem stowarzyszeń zawodowych, m.in.: Association of Computing Machinery, European Association of Cognitive Ergonomics oraz Polskiego Towarzystwa Informatycznego.

<hr size=1 noshade>Typowe funkcje dostępne w portalach intranetowych współczesnych przedsiębiorstw można podzielić z uwagi na obsługiwane obszary funkcjonalne, z których najważniejsze wymieniono poniżej:

1. Obsługa przepływu pracy:

• System typu workflow: dostępny przeważnie w postaci systemu aplikacji pochodzących od zewnętrznego dostawcy, jednakże system przepływu jest dostępny bezpośrednio z portalu pracowniczego i jest przynajmniej częściowo zintegrowany z systemami ERP, CRM lub innymi systemami infrastruktury biznesowej przedsiębiorstwa.

• Zarządzanie organizacją pracy: portal umożliwia "szeregowemu" pracownikowi jedynie obsługę dokumentów elektronicznych stanowiących treść jego pracy (np. obsługę typowych transakcji), natomiast kadra kierownicza może śledzić stan i terminowość załatwiania spraw przez pracowników, obciążenie pracą w zespole i sterować przepływem pracy zależnie od czynników zewnętrznych (np. planu urlopów).

2. Wspomaganie komunikacji pracowniczej:

• Komunikacja pracownicza: poza klasyczną usługą e-mailową w wielu pracowniczych portalach intranetowych dostępne są komunikatory typu IM (Instant Messenger), chaty i fora dyskusyjne.

• Narzędzia pracy zespołowej: występują narzędzia umożliwiające formowanie grup roboczych, organizowanie spotkań online, prowadzenie dyskusji, prezentacji oraz wspólnej pracy nad dokumentami, niekiedy z wykorzystaniem rozwiązań telekonferencyjnych.

• Automatyczna dystrybucja informacji: listy dystrybucyjne, biuletyny, subskrypcje itp.

3. Obsługa spraw pracowniczych:

• Strony działu HR: dostęp do informacji nt. spraw pracowniczych, przepisów, regulaminów organizacyjnych, procedur itp.

• Dystrybucja informacji: pracownik otrzymuje nie tylko informację np. o dostępnych formach działalności socjalnej, ale także stosowny alert jeżeli nastąpiła zmiana jego sytuacji jako pracownika, np. nabył nowe uprawnienia płacowe czy socjalne.

• Samoobsługa: pracownik mając dostęp do swoich danych w portalu może samodzielnie wygenerować np. pisemne zaświadczenie o zatrudnieniu czy o wysokości zarobków za żądany okres, odciążając tym pracowników działu personalnego.

• Książka adresowa: funkcje umożliwiające nie tylko odszukanie danych teleadresowych o współpracownikach, ale przede wszystkim wyszukiwanie specjalistów o określonych kompetencjach i umiejętnościach.

4. Moduł e-learning - szkolenia elektroniczne:

• Moduły szkoleniowe z zakresu umiejętności pracowniczych, do samodzielnego opanowania przez pracowników i zdania w formie testu elektronicznego lub w postaci klasycznego egzaminu.

• Szkolenia elektroniczne mają na celu obniżyć koszty szkoleń pracowniczych i zapewnić stałą dostępność materiałów szkoleniowych dla pracowników, jednakże nie zastąpią one całkowicie szkoleń tradycyjnych ze względu na nie zawsze wysoką efektywność nauczania, a także brak wpływu integracyjnego na szkolonych, który niewątpliwie występuje w przypadku szkoleń tradycyjnych.

5. Zaawansowane serwisy informacyjne:

• Profilowana informacja o działalności firmy, wynikach sprzedaży, planach itp, potrzebna dla zrozumienia strategii biznesowej firmy przez pracowników.

• Informacja o firmach i produktach konkurencyjnych, potrzebna, aby pracownicy mogli właściwie reagować na sygnały i opinie dotyczące własnych usług/produktów w relacji do oferty konkurencyjnej.

• Adaptacyjny mechanizm personalizacji, rozpoznający rolę użytkownika w systemie i kontekst aktualnie wykonywanego zadania.

Wybór na podstawie: Collins H.: Corporate Portals (AMACOM American Management Association, New York 2001) oraz Sullivan D.: Proven Portals.: Best Practices for Planning, Designing and DevelopinDesigning and Developing Enterprise Portals (Pearson, 2003).