Wprowadzenie pomyłkowe niewłaściwej oceny (zwłaszcza negatywnej) skutkuje koniecznością podejścia do terminu poprawkowego, nierzadko odpłatnego, a nieraz może zachwiać całym cyklem studiów danej osoby, pozbawiając ją możliwości otrzymania stypendium. W takich przypadkach, gdzie decyduje średnia, każda ocena jest na wagę złota. Nie można więc dopuścić do tego, aby system służący do zdalnego ewidencjonowania ocen działał niestabilnie, niespójnie, miał słabe mechanizmy autoryzacji i bezpieczeństwa.

Co prawda, uczelnia nie jest bankiem, jednak stan konta studenckiego - i to nie tylko w finansowym wymiarze - jest dla jego właściciela niezwykle istotny i powinien podlegać ścisłej ochronie. Z drugiej strony, nauczyciele akademiccy powinni mieć łatwość nawigowania po systemie, dogodne możliwości odnajdowania swoich grup studenckich i swoich przedmiotów. Zauważmy, że ocena - nie tak jak czasem chcieliby niektórzy niecierpliwi dydaktycy - musi być wprowadzona komuś, za coś, z czegoś, w określonym terminie i przez kogoś. Na jakimś więc etapie wymagane jest powiązanie tych informacji, co częściowo realizuje system "dziekanatowy", a w dalszej części oprogramowanie służące planowaniu zajęć, zwłaszcza w swojej części dotyczącej wiązania studentów z wykładowcami i przedmiotami.

Dobra baza i nadbudowa

System planowania zajęć jest w zasadzie bliski znanym z innych branż systemom planowania zasobów przy niestałości pewnych czynników. Zasobami w tym przypadku są: ludzie (studenci i kadra dydaktyczna), baza lokalowa oraz czas i treść, czyli przedmiot zaistnienia zdarzenia. Efektem ma być skojarzenie pod wspólnym wezwaniem, w jednym miejscu i czasie trzech niewirtualnych elementów: nauczyciela, studenta i sali.

Zazwyczaj na uczelniach mamy dużą rozmaitość strukturalną zajęć. Są zajęcia odbywające się cyklicznie (ze stałą lub zmienną cyklicznością) i niecyklicznie. Czasami cykliczność potrafi przybierać najróżniejsze odmiany zmienności. Na przykład dla studentów stacjonarnych (dziennych) ramy czasowe zajęć mogą być inne niż dla studentów niestacjonarnych (zaocznych) - chodzi tutaj o inne godziny rozpoczynania dnia zajęciowego, co skutkuje przesunięciem całego terminarza dziennego. Nie ma też stałości godzinowej, chociaż zakłada się na ogół, że zajęcia trwają półtorej godziny. Do tego dochodzi niestałość grup biorących udział w zajęciach. Zazwyczaj przyjmuje się, że są to podstawowe grupy dziekańskie, ale na przykład na potrzeby zajęć specjalistycznych trzeba budować nieraz inne składy osobowe, które mogą być już a priori zdefiniowane w systemie dziekanatowym, ale nie zawsze są.

To wszystko w istotny sposób wpływa na techniczny aspekt projektu oprogramowania. Stworzenie poprawnego narzędzia harmonogramowania zasobów nie jest zadaniem trywialnym. Zarówno pod kątem projektu oprogramowania, jak i jego integracji z innymi podsystemami uczelni stanowi złożone przedsięwzięcie. Nie jest również proste jego wdrożenie i użytkowanie ze względu na mnogość informacji, które należy wprowadzać do systemu na bieżąco oraz ze względu na zazębianie się różnych rodzajów informacji z wielu innych baz danych uczelni. Warto jednak podjąć taki trud. Dobre oprogramowanie służące harmonogramowaniu zajęć daje użytkownikom co najmniej trzy poważne korzyści: uporządkowanie spraw związanych z przydziałem zasobów, dobrą bazę wyjściową dla działań analitycznych oraz bogate możliwości dla warstwy prezentacyjnej. Te korzyści przekładają się z kolei wprost na podnoszenie jakości obsługi klientów, jakimi są studenci. A o klienta na dzisiejszym rynku edukacyjnym warto walczyć, gdyż konkurencja jest dosyć spora. Jakość procesu edukacyjnego student postrzega nie tylko przez pryzmat dydaktyki, ale także przez jakość jego obsługi jako klienta firmy usługowej. Im dokładniejszą, szybszą, czytelniejszą i bardziej aktualną informację na temat obszaru jego studenckiej aktywności otrzymuje, tym lepsza w jego odbiorze staje się jakość całego procesu kształcenia.