Portal uczelniany może być pewnego rodzaju hybrydą, jeśli chodzi o grupę docelową, z inaczej profilowanymi usługami dla studentów i kadry dydaktycznej. Na podstawie wiedzy pozyskiwanej z innych podsystemów, do studentów może trafiać informacja ściśle reglamentowana pod kątem ich statusu, zainteresowań naukowych, miejsca zamieszkania czy wieku. Poprzez tego rodzaju "wrota na świat" nauczyciele akademiccy mają możliwość kontaktu ze swoimi grupami studentów, jak też zdalnego wprowadzania ocen uzyskanych z prac kontrolnych, zaliczeń, egzaminów.

Dokładnie i odpowiedzialnie

Z pozoru, opis właściwości tego rodzaju zintegrowanych systemów wygląda bardzo przejrzyście i prosto, jeśli chodzi o ich funkcjonalność. Im ściślejsza jednak integracja różnych podsystemów, im większa ich ilość, w tym węższe ramy przepisów i procedur, w które trzeba się wpisać. To, co wydaje się być tak sprawnie działającym mechanizmem, gdy się o nim czyta, w codziennym użytkowaniu przypominać zaczyna tyrana, który bezwzględnie i bezdusznie każe respektować różne przepisy, reguły i ustalenia. Na szczęście, zazwyczaj reguły te są w miarę spójne, co nie znaczy, że ich granice nie bywają rozmyte, a część wspólna zazębiających się składników jest dosyć wąska. Największym problemem wydaje się być jednak duża doza nieznajomości reguł prezentowana niejednokrotnie przez samych użytkowników: studentów i kadrę dydaktyczną. Wynikają z tego następnie liczne problemy, często mające reperkusje prawne.

Niestety, w dalszym ciągu, nawet wśród ludzi wykształconych, pokutuje dychotomiczne traktowanie pewnych zasad i środowisk: co innego życie, a co innego komputery. Dla przykładu, wyobraźmy sobie taką sytuację. Regulamin uczelni mówi, że do egzaminu z danego przedmiotu przystąpić może student, który uzyskał pozytywną ocenę z zaliczenia tego przedmiotu. Sprawa wydaje się dosyć klarowna. W tradycyjnym, "ręcznym" systemie, egzaminator widząc brak oceny z zaliczenia w indeksie, nie wpisałby oceny z egzaminu (lub w ogóle nie dopuściłby do udziału w egzaminie). Przy korzystaniu z komputerowego systemu zdalnego wprowadzania ocen, ten sam egzaminator będzie "wieszał psy" po kolei na wszystkich, a zwłaszcza na programistach, którzy zablokowali możliwość wpisania oceny z egzaminu. Dziwne, ale prawdziwe. Ludzie nie lubią, gdy komputer za nich decyduje i narzuca zmianę organizacji pracy, nawet jeśli robi to zgodnie z obowiązującymi przepisami. Poluzowanie rygorów byłoby sprzeczne z regulaminem studiów, a na uczelniach komercyjnych mnożyłoby problemy z odpłatnością za sesje poprawkowe.

Inną zgoła kwestią jest zwyczajna pomyłka przy wpisywaniu ocen, o co w systemie komputerowego ujmowania danych jest dosyć łatwo. W tym wypadku nie ma żadnych mechanizmów pozwalających stwierdzić nieprawidłowość, taką na przykład, że zamiast oceny bardzo dobrej wpisano dostateczną. O ile student jest rzeczywiście pewny swoich umiejętności, może uruchomić procedurę reklamacyjną. Jeśli jednak nie odważy się na ten krok, pozostanie przy wprowadzonej błędnie ocenie, sądząc, że tak nisko została oceniona jego praca pisemna, a nie, że błąd jest jedynie skutkiem maszynowego przetwarzania danych. Tak więc za szybkość w dostępie do informacji studenci płacą nieraz taką właśnie, wysoką niejednokrotnie, cenę. Do błędów pozostałych rodzajów dochodzą jeszcze te, generowane przez korzystanie z mechanizmów automatyzacji pracy.

Należy zauważyć, że o ile w pewnych przypadkach jakość informacji nie odgrywa kluczowej roli, o tyle wprowadzanie mechanizmów automatyzacji nie zezwala już na uprawianie radosnej twórczości w zarządzaniu rolą edukacyjną uczelni. Tak trywialne zadanie jak zdalne wprowadzanie ocen wymaga szeregu działań poprzedzających, podnoszących spójność danych i bezpieczeństwo transakcji. Jest to o tyle istotne, że błędy i zniekształcenia na tym etapie mogą skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi lub - co najgorsze w tym przypadku - zachwianiem toku studiów konkretnego studenta.