Supply Chain Management. Transport i logistyka pod kontrolą

System Supply Chain Management pozwala znacznie uprościć pracę działu logistyki i transportu. Firma może poprawić produktywność, zmniejszyć liczbę błędów, jak również zyskuje wgląd w wiele danych, żeby usprawniać swoje procesy. Jakie funkcje są niezbędne, gdy wybieramy dziś system SCM?

Coraz popularniejszą funkcją systemów Supply Chain Management są alerty wyświetlane w czasie rzeczywistym, które informują o wszystkich działaniach związanych z wysyłką. Taka funkcjonalność przydaje się zwłaszcza dużym firmom, które wysyłają wiele przesyłek, w dodatku do różnych klientów i na terenie wielu krajów. Tak szerokie działania to oczywiście czynniki, które zapewniają rozwój firmie, ale narażają ją na większą liczbę błędów po stronie logistyki.

System Supply Chain Management wyposażony w alerty w czasie rzeczywistym zapobiega pomyłkom – informuje, czy czegoś brakuje, a następnie pracownicy mogą wprowadzić zmiany, zanim drobne problemy zamienią się w duże i poważne. Dodatkowym udogodnieniem jest opcja otrzymywania alertów na urządzenia mobilne, aby menedżer czy administrator otrzymywał wszelkie komunikaty tak szybko, jak to możliwe, niezależnie od tego, gdzie obecnie przebywa.

Zobacz również:

  • Czy pamięci SCM zastąpią pamięci NAND/flash?
  • Do przydatnych funkcji Supply Chain Management należą też narzędzia do przetwarzania zamówień. SCM-y obsługują wszystkie funkcje związane z przetwarzaniem, takie jak: przetwarzanie zamówień sprzedaży, zarządzanie zamówieniami, realizację zamówień, fakturowanie i zamówienia gotówkowe. Co więcej, większość zadań jest automatyzowanych przy użyciu technologii EDI (Electronic Data Interchange – elektroniczna wymiana danych) lub podobnej do bezpośredniego przechwytywania danych dotyczących zamówień.

    Przekłada się to na krótszy czas realizacji zamówień, eliminując potrzebę ręcznego generowania oraz wysyłania potwierdzania zakupu i faktury. Dzięki temu firma działa nie tylko sprawniej, ale też znika ryzyko wystąpienia błędu.

    Supply Chain Management. Narzędzie do inwentaryzacji lean

    Produkcja lean to koncepcja jeszcze z lat 40. XX w., stworzona przez Toyotę. Idea sprowadza się do tego, że firma tworzy tylko to, co jest potrzebne na daną chwilę, co determinują aktualne i prognozowane potrzeby klientów. Przed strategią lean producenci wytwarzali i utrzymywali duże nadwyżki towarów, to powodowało ogromną nieefektywność, stratę czasu i wysiłku.

    Kiedy zdecydujemy się na system Supply Chain Management, udaje się sprawniej optymalizować planowanie produkcji, lepiej zarządzać powierzchnią magazynową, obniżyć koszty magazynowania, a także pozbyć się niektórych procedur związanych z przechowywaniem nadwyżek. Lean może zapewnić pokaźne zwroty z inwestycji dla firmy, ponieważ wprowadza wiele usprawnień.

    Zasady lean mogą zostać wprowadzone do nowoczesnych narzędzi SCM. Wówczas zyskujemy dostęp do takich funkcji, jak: prognozowanie popytu, lepsze planowanie dotyczące zamawiania surowców, czy też symulacje wysyłek towarów. Wszystko to przekłada się na głębszy wgląd w przyszłość łańcucha dostaw, a narzędzia SCM-a ułatwiają przestrzeganie zasad lean.

    Dodatkowo systemy Supply Chain Management zapewniają dostęp do funkcji związanych z zarządzaniem magazynem (warehouse management). Na przykład zyskujemy funkcje i narzędzia do przyjmowania, śledzenia produktów, planowania trasy i innych aktywności, które „wychodzą” z magazynu. Możliwe jest także zarządzanie różnymi magazynami, umieszczonymi w wielu lokalizacjach, co jest szczególnie przydatne, gdy przechowujemy produkty w różnych miejscach.

    Supply Chain Management. Obsługa specjalistycznych ładunków

    Poza funkcjami dla standardowych przesyłek systemy Supply Chain Management oferują również opcje przewidziane dla wybranych branż zajmujących się specjalistycznymi towarami. Na przykład na rynku mogą pojawić się nowe przepisy dotyczące ładunków, które się łatwo psują, np. artykuły spożywcze przechowywane w chłodni. SCM okazuje się bardzo przydatny, bo system będzie w stanie zweryfikować, czy towary były utrzymywane w odpowiedniej temperaturze aż do ostatniego kilometra dostawy.

    Tego typu narzędzie oferowane jest często jako oddzielny produkt, ale może zostać łatwo zintegrowane w SCM. Jeśli działamy w tego typu branży, niemal konieczne jest, aby korzystać z takich rozwiązań. Utrzymywanie odpowiednich warunków dla produktów pomoże obniżyć koszty, które mogą się pojawić, gdy są one przechowywane w niewłaściwy sposób i trzeba je później wycofywać, nie wspominając o ewentualnych problemach prawnych.

    Kolejna przydatna funkcja obecnych SCM-ów to monitorowanie zaopatrzenia. Systemy zapewniają szczegółowe spojrzenie na wydatki związane z wysyłką każdego towaru, przyjęciem go, czy też przechowywaniem. Możemy również skonfigurować automatyczne uzupełnianie braków, przez co nie dojdzie do sytuacji, że zabraknie często zamawianych towarów, bo pracownik zapomniał złożyć zamówienie. Systemy Supply Chain Management są w stanie zautomatyzować cały proces, od złożenia zamówienia po zapłatę.

    Co więcej, SCM-y mogą również pomóc w ocenie ofert różnych dostawców, bo wskazują najkorzystniejsze cenowo produkty. Wiele SCM-ów ma analizę wydatków, co pomaga lepiej zrozumieć procesy zakupowe i znaleźć sposoby na ich ulepszenie (optymalizacja kosztów). Dodatkowo możemy wprowadzić ograniczenia dla działu zaopatrzeniowego, ustalając limit wydatków, aby pracownicy nie przekraczali budżetów.

    Supply Chain Management. Zarządzanie dostawcami i zapotrzebowaniem

    Jeśli decydujemy się na SCM, system powinien również umożliwiać zarządzanie dostawcami. Jest to funkcjonalność połączona z zaopatrzeniem i pozwala lepiej zrozumieć współpracę z poszczególnymi dostawcami i czy jest tutaj szansa na optymalizację – niekoniecznie bezpośrednio kosztów, ale raczej produktywności.

    Tak zyskamy np. dostęp do historii przebiegu współpracy z danym dostawcą, aby sprawdzić, czy dobrze wywiązuje się z zamówień i czy współpraca jest wystarczająco efektywna, a także czy dostawca nadal dobrze wpisuje się w nasz model biznesowy. Dzięki tego typu analizom menedżerowie firmy lepiej rozumieją działanie danego dostawcy i wiedzą, czy warto renegocjować warunki współpracy, czy też najwyższy czas na zmianę partnera.

    SCM-y oferują prognozowanie związane z zapotrzebowaniem klientów. Systemy potrafią przetwarzać ogromne ilości danych i wyświetlać stosowne rekomendacje, aby poprawiać procesy logistyczne – podobna praca jest albo niewykonalna dla człowieka, albo zajmuje o wiele więcej czasu. Tymczasem korzystając z SCM, zyskujemy dostęp do optymalnych praktyk i wiemy np., że w sezonie świątecznym trzeba zaopatrzyć magazyn w poszczególne produkty w wybranej liczbie, bo mamy odpowiednie dane historyczne i trendy. Wszystko to przekłada się nie tylko na dobrze wyposażony magazyn, ale też zapewnia informacje do podjęcia kluczowych decyzji w zakresie planowania produkcji, zarządzania personelem, czy relacji z dostawcami.

    Bez prognozowania ryzykujemy, że dojdzie do sytuacji, w której na magazynie zabraknie niektórych produktów i przez niedobory zapasów klienci zdecydują się zrobić zakupy w innej firmie. Wszystkie dane tego rodzaju wyświetlane są najczęściej bezpośrednio w panelu administratora i mamy do nich łatwy dostęp zaraz po zalogowaniu się.

    Supply Chain Management. Analizy i raporty

    System Supply Chain Management dobrej jakości zapewnia dostęp do znacznie większej ilości danych niż tylko prognozowanie zapotrzebowania – zyskujemy wgląd praktycznie we wszystkie dane związane z całym łańcuchem dostaw. Na przykład możemy sprawdzić nie tylko fizyczną lokalizację poszczególnych zapasów, ale też dowiedzieć się, jakie przedmioty są najpopularniejsze, a które sprzedają się najrzadziej, czy też gdzie najlepiej przechowywać poszczególne produkty, by skrócić czas dostawy do klienta (dotyczy firm z wieloma magazynami). Zyskujemy też analizy związane z przetwarzaniem zamówień, co pozwala odkryć ewentualne źródła opóźnień lub błędów. Są też analizy procesów transportowych i logistycznych.

    Jeśli system SCM będzie pracował przez kilka miesięcy, to po tym czasie menedżerowie mogą zapoznać się z wszelkimi analizami i podjąć lepsze decyzje związane z tym, jak funkcjonuje dział logistyki i transportu. Jeśli zaś chodzi o same dane, są one prezentowane w formie dashboardów, tabel, wykresów, a także plików PDF. Możemy też wyznaczać konkretne wskaźniki wydajności, które chcemy monitorować, więc nie jesteśmy ograniczeni do domyślnych ustawień.

    Co ciekawe, firma może również poprawić komunikację pomiędzy pracownikami. Wiele SCM-ów ma zintegrowany portal komunikacyjny i pozwala na wymianę wiadomości bezpośrednio w systemie. Dzięki temu udaje się pozbyć się wielu problemów i nieporozumień komunikacyjnych, jak również przyspieszyć pewne procesy. W zależności od potrzeb firma może udostępnić portal komunikacyjny i wybrane dane odpowiednim pracownikom, np. dotyczące prognoz zamówień, czy historii wysyłek, aby personel mógł zyskać wgląd w odpowiednie dane i ustalić między sobą plan działania. Komunikacja bezpośrednio w SCM usprawnia pracę, eliminując potrzebę wysyłania wielu e-maili z załącznikami, a także sprawia, że wszyscy pracownicy na bieżąco wiedzą, co się dzieje w firmie.

    Supply Chain Management. Pełne wsparcie dla transportu i logistyki

    System SCM nie byłby kompletny bez funkcji związanych z transportem i logistyką. Na co możemy liczyć? Niezbędne funkcje to np. możliwość zarządzania przewozem zapasów i towarów nie tylko z jednej lokalizacji do drugiej, ale też uwzględniając różnego rodzaju przystanki i przesiadki, konsolidowanie przesyłek, czy też maksymalizowanie przestrzeni w pojazdach dostawczych albo planowanie przesyłek typu LTL (less than load) – chodzi tu o sytuację, kiedy np. samochód ciężarowy przewozi mniej przesyłek, niż jest w stanie pomieścić, i ograniczanie takich kursów do minimum.

    Dodatkowo SCM pozwala wykrywać różnego rodzaju błędy i problemy, które mogą pojawiać się w trakcie transportu. Udaje się śledzić wybrane lub wszystkie transporty, wiedząc, czy dochodzi do opóźnień lub innych problemów, i interweniować w celu znalezienia przyczyny.

    Na koniec zostają jeszcze funkcje związane z audytowaniem i przestrzeganiem regulacji prawnych. Klienci w obecnych czasach oczekują bardziej niż kiedykolwiek, że dostarczane produkty będą nie tylko wysokiej jakości, ale też bezpieczne, a firma przestrzega zasad etycznych. W systemach SCM możemy zdefiniować tego typu wymagania, aby mieć pewność, że przestrzegamy przepisów środowiskowych, a także jesteśmy w stanie kontrolować dostawców, by wiedzieć, że wywiązują się z obietnic związanych z dbaniem o otoczenie. Z kolei w razie kontroli łatwo skorzystać z narzędzi do audytowania, które ułatwiają firmom zewnętrznym sprawdzanie, czy przestrzegamy wszelkich norm i prawa. Narzędzia do audytowania znacznie przyspieszają wszelkie kontrole i firma może dzięki nim zachować wysoką produktywność.

    SCM podnosi bezpieczeństwo

    Systemy SCM przyczyniają się do zwiększenia bezpieczeństwa. Kradzież danych z działu transportu czy logistyki może przyczynić się do utraty pozycji na rynku, jak również zaszkodzić relacjom z dostawcami. Na przykład, jeśli stracimy prognozy popytu, konkurenci zyskają wgląd w preferencje naszych klientów, co sprawi, że mogą skuteczniej sprzedawać na rynku i zmniejszyć nasze zyski.

    Systemy SCM podnoszą bezpieczeństwo głównie dlatego, że dzięki nim udaje się lepiej zarządzać wszelkimi uprawnieniami i narzucać ograniczenia. Przykładowo tylko wybrane osoby mogą mieć dostęp do pełnej funkcjonalności czy wybranych raportów, co minimalizuje ryzyko wycieku danych. Administratorzy są w stanie blokować dostęp do plików czy wprowadzania zmian, a niektóre z systemów mogą wymagać dodatkowych urządzeń biometrycznych przy logowaniu, czy też nie pozwolą na współpracę z mniej znanymi programami firm trzecich, które nie znajdują się na liście zatwierdzonych i bezpiecznych dostawców. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której pracownik decyduje się skorzystać z aplikacji niezatwierdzonej przez dział IT i bez wiedzy administratora.


    TOP 200