Lepiej, ale nie taniej

Optymistycznym akcentem jest fakt, że wdrażane technologie w znacznej mierze przyspieszają załatwianie spraw urzędowych. Twierdzi tak aż 71% urzędów. Ponad 50% zapewnia też, że pozwoliło im to uprościć procedury i wzrosła satysfakcja klientów. Co więcej, podobno pracownicy urzędów, które są dobrze zinformatyzowane, są bardziej innowacyjni (twierdzi tak aż 70% urzędów) i zaangażowani w pracę. Niestety, nie przekłada się to na zmniejszenie liczby papierowych dokumentów czy mniejsze obciążenie pracą. Szczególnie widać to na przykładzie urzędów miejskich i gminnych, gdzie zmniejszenie liczby dokumentów papierowych deklaruje tylko 20% z nich. Lepiej wygląda sytuacja w przypadku urzędów centralnych i wojewódzkich - prawie 60% deklaruje, że dzięki nowoczesnym technologiom zmniejszyła się tam znacząco liczba dokumentacji papierowej.

Większość badanych urzędów uważa też, że wdrażane technologie nie zmniejszają obciążenia pracą. Nie jest też taniej. Aż 57% urzędów deklaruje, że IT nie wpływa na obniżenie kosztów pracy urzędu. Badanie pokazało, że kierownicy działów IT oraz sami informatycy, którzy tworzą systemy, przygotowują specyfikacje potrzebne do zakupu systemów i narzędzi oraz wdrażają je, nie wiedzą tak naprawdę, jaki jest wpływ tych narzędzi na pracę urzędu i świadczenie usług. Zdecydowana większość urzędów (71%) uważa, że nie ma żadnych osiągnięć, które można rozpowszechnić w innych urzędach. Poczucie sukcesu mają jedynie niektóre urzędy wojewódzkie i centralne. Niżej z samooceną jest znacznie gorzej. Jeśli jednak zdarzy się, że urzędy uważają, iż odniosły sukces w stosowaniu dobrych i godnych naśladowania praktyk, dotyczą one rozwoju usług online, elektronicznego obiegu dokumentów i upraszczania procedur.

Śląsk górą

Urzędy z województwa śląskiego najczęściej pojawiają się w raporcie jako najlepiej zinformatyzowane i najefektywniej wykorzystujące IT do poprawy funkcjonowania urzędu. To w tym województwie najwięcej instytucji korzysta z systemów elektronicznego zarządzania dokumentami. Tamtejsze urzędy najliczniej integrują też systemy z platformą ePUAP i planują udostępniać obywatelom usługi przez Internet. Śląskie urzędy przodują także w ograniczaniu papierowej dokumentacji dzięki wykorzystaniu IT. Prawie 40% tamtejszych urzędów deklaruje, że wprowadzenie nowych technologii znacząco wpływa na zmniejszenie liczby dokumentów papierowych. Urzędy ze Śląska najczęściej też deklarują, że odniosły sukces w stosowaniu dobrych praktyk w zakresie rozwoju usług online i upraszczania procedur, które mogą być naśladowane przez inne jednostki. Śląskie urzędy są też jednymi z najczęściej korzystającymi z funduszy unijnych na IT, a w tym zakresie polskie urzędy mają dość duże problemy. Niecałe 40% z nich deklaruje, że wykorzystywało i wykorzystuje fundusze unijne na informatyzację zaprogramowane na lata 2007-2013. Najgorzej jest w urzędach województwa wielkopolskiego, gdzie z funduszy unijnych korzysta jedynie 4% z nich oraz w urzędach województwa kujawsko-pomorskiego - 20%.