Poza tym, trzeba dobrze zrozumieć mechanizmy rządzące współcześnie dostępem do zasobów informacyjnych. Jeżeli wszyscy będą mieli dostęp do tych samych informacji, to już nie będziemy mieli do czynienia z "Wielkim Bratem". Na przykład, w krajach skandynawskich informacje o zarobkach wszystkich mieszkańców są jawne. Każdy może sprawdzić, ile kto zarabia. To już nie jest "Wielki Brat". Proszę zauważyć, jaki to może mieć pozytywny wpływ na mechanizmy demokratyczne. Jeżeli jest pełna jawność dostępu do informacji, to trudno kogokolwiek szantażować nieznanymi wcześniej informacjami.

Co zrobić, aby wybrać system informatyczny, który będzie nam służył, a nie powodował problemy? Jakimi zasadami powinny się kierować firmy czy instytucje, by komputerowe wspomaganie zarządzania wspierało ich potrzeby, było zgodne z ich specyfiką działania, a nie tylko technicznym gadżetem?

Trzeba przede wszystkim stosować sprawdzone rozwiązania od sprawdzonych firm. Zanim kupimy system, trzeba go koniecznie sprawdzić. Nie warto oszczędzać na analizach przed wdrożeniem, a po nim na szkoleniach. Szacuje się, że w wydatkach na systemy IT tylko 1/3 stanowią wydatki na technologie, a 2/3 to są koszty analiz, szkoleń, zmian organizacyjnych itp. Dobrze przeprowadzona analiza może pokazać nam koszty utraconych możliwości, gdybyśmy nie zainwestowali w IT. A to jest czasami ważniejsze niż koszty zakupu i wdrożenia oprogramowania.

Wybór odpowiednich rozwiązań zależy oczywiście od wielkości firmy oraz skali i specyfiki jej działania. Małej firmie może nie być potrzebny system IT, ale dużej firmie, która chce się rozwijać, IT jest niezbędne. Dzisiaj wielu rzeczy już po prostu nie można robić bez rozwiązań informatycznych. A już na pewno nie można sprawnie zarządzać dużą firmą. Systemy informatyczne są potrzebne do monitorowania procesu zarządzania, by odpowiednio wcześniej lokalizować zagrożenia i przeciwdziałać im. Gdy zapali się czerwone światełko na pulpicie, to już zazwyczaj jest za późno. Informację o tym, że coś może iść źle trzeba mieć wcześniej. Bez IT nie da się tego osiągnąć.

W jaki sposób we właściwym wykorzystaniu rozwiązań IT może pomóc zarządzanie projektami?

Podejście projektowe wnosi nowy model zarządzania, zmienia organizację, zmienia mentalność pracowników i menedżerów. Pozwala lepiej, skutecznie zarządzać firmą lub instytucją.

Jedną z propagowanych przez Pana metod zarządzania jest też re-engineering. Czy sprawdza się on również w administracji publicznej?

Tak, mamy tego przykłady również w Polsce. Urzędy, które zdecydowały się na przemodelowanie procesów, mają sukcesy w usprawnieniu swojego działania i zwiększeniu jego efektywności. Na przykład, w wydziałach komunikacji można usprawnić proces wydawania prawa jazdy i rejestracji samochodów. Czasami wystarczy drobna zmiana, by na przykład gdzie indziej były przyjmowane wnioski, a gdzie indziej przygotowywane dokumenty do wydania, by skrócić procesy, a tym samym usprawnić obsługę zainteresowanych. Czasami warto się wspomóc narzędziami informatycznymi. IT jest generalnie po to, by skracać łańcuchy procesów, eliminować zbędne, niepotrzebne procesy. Wtedy można łatwiej i skuteczniej działać.

Profesor Jerzy Kisielnicki jest przewodniczącym Rady Programowej Stowarzyszenia Project Management Polska.