Dokumenty bardziej aktywne

Dokumenty papierowe wciąż są najpopularniejszym nośnikiem informacji, do którego wszyscy przywykli i trudno jest to zmienić. Ale wzrastające koszty ich przechowywania, wyszukiwania i modyfikacji powodują, że coraz więcej firm zaczyna wprowadzać systemy opierające się na dokumentach elektronicznych. Jeśli są to tylko systemy do zarządzania obiegiem dokumentów, to pliki elektroniczne są często wzorowane na ich papierowych odpowiednikach i są statyczne.

To być może już wkrótce się zmieni, a to za sprawą popularyzacji tzw. dokumentów aktywnych. Taki dokument to kontener, który oprócz statycznych informacji zawiera także kod wykonywalny. Kod zawiera zwykle logikę umożliwiającą interakcję z zewnętrznymi wobec dokumentu systemami, badanie kontekstu, walidację treści, synchronizację danych itp. W ten sposób dokumenty mogą być łatwo włączane do różnych procesów biznesowych i dopasowywane do aktualnego kontekstu pracy. Dokumentem aktywnym jest np. formularz elektroniczny umożliwiający kontrolę poprawności wprowadzanych danych.

Do firm od dawna oferujących formularze elektroniczne, takich jak PureEdge Solutions, Verity lub FileNet, dołączyły ostatnio również Adobe Systems i Microsoft. Adobe opracowała i wprowadziła do sprzedaży Intelligent Document Platform - system zawierający narzędzia do projektowania formularzy w formacie PDF, a także zarządzania ich obiegiem. Natomiast Microsoft wprowadził do pakietu Office 2003 aplikację InfoPath, która umożliwia tworzenie aktywnych dokumentów w formacie XML.

IM dołącza do pracy grupowej

Do niedawna w systemach pracy grupowej występowały dwa niezależne kanały komunikacji synchronicznej i asynchronicznej. Komunikacja synchroniczna wykorzystuje połączenia realizowane w czasie rzeczywistym - na przykład telekonferencje internetowe lub aplikacje typu komunikatory błyskawiczne. Wymagają one jednoczesnej dostępności i aktywności współpracujących osób. Natomiast narzędzia asynchroniczne, takie jak poczta elektroniczna lub tzw. wspólna przestrzeń robocza (workspace), umożliwiają współdziałanie różnych osób zgodnie z ich własnymi, indywidualnymi harmonogramami pracy.

Ostatnio granice między tymi dwoma rodzajami aplikacji zaczynają się zacierać - systemy BPM lub workflow są coraz częściej wyposażane również w oprogramowanie telekonferencyjne i instant messaging. Na przykład IBM uzupełnił platformę Workplace mechanizmami umożliwiającymi wymianę informacji w czasie rzeczywistym, a Microsoft w ramach Office System oferuje również aplikacje Real-Time Communication Server i Messenger. Podobne rozwiązania wprowadza też wielu innych producentów, jak Groove Networks lub Convox.

Więcej workflow w Office

Microsoft już kilka lat temu rozpoczął integrację różnych produktów i wprowadził Office System - zestaw programów i usług zawierający funkcje do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów i obsługi pracy grupowej. W skład Office System wchodzą obecnie pakiet Microsoft Office 2003 oraz aplikacje dodatkowe: InfoPath, OneNote, Messenger, Live Meeting, a także serwery: Windows Server 2003 wraz z Windows SharePoint Services lub alternatywnie samodzielny SharePoint Portal Server, Exchange Server, Real Time Communication Server oraz Project Server. Z Office System integrują się także Microsoft CRM oraz przeznaczony dla małych firm Microsoft Business Contact Manager.

Ostatnio firma przedstawiła zaktualizowane plany rozwoju aplikacji wchodzących w skład Office System i kierunków ewolucji tej platformy. Microsoft ograniczył ambitne plany odnośnie do Exchange, który miał być centralnym elementem systemu do zarządzania pracą grupową bezpośrednio konkurującym z takimi systemami, jak Lotus Domino/Notes. Exchange ma pozostać przede wszystkim serwerem komunikacyjnym. Kolejna wersja będzie oferować m.in. lepsze skalowanie Exchange pod kątem pojemności składnicy danych i wydajności, narzędzia do rozwiązywania problemów z konfiguracją SMTP oraz program do śledzenia wykorzystania folderów publicznych.

Microsoft nie lekceważy rynku tradycyjnych systemów pracy grupowej. Kolejna wersja Office System 12, która trafi na rynek w 2006 r., będzie zawierać mechanizmy workflow. Na razie Microsoft nie ujawnia szczegółów, ale wiadomo że najważniejsze ulepszenia mają dotyczyć wykorzystania XML, który będzie podstawowym formatem dokumentów w całym Office System 12. Podobne plany dotyczą też nowej bazy danych SQL Server Yukon, która ma zawierać przede wszystkim funkcje obsługi plików XML i danych strumieniowych. Nowa generacja aplikacji klienckich Microsoft Office ma być zgodna z tzw. strategią inteligentnego klienta, czyli umożliwiać łatwy i szybki dostęp do informacji znajdujących się zarówno w lokalnych, jak i rozproszonych zasobach danych: bazach danych, systemach plików itp.

Aktywne e-maile

FileNet wprowadził ostatnio do oferty program Email Manager - oprogramowanie do przekształcania listów elektronicznych w dokumenty biznesowe. Według FileNet jest to pierwsza na rynku aplikacja umożliwiająca takie przetworzenie informacji zawartych w wiadomościach e-mail, że stają się one aktywnym elementem procesów komunikacyjnych i biznesowych w przedsiębiorstwie.

Email Manager jest elementem platformy ECM FileNet P8 instalowanym na serwerze i automatycznie, zgodnie ze zdefiniowanymi wcześniej regułami biznesowymi przechwytuje informacje z listów elektronicznych i przekształca je we współużytkowane dokumenty, kontrakty, pliki z projektami lub też inicjuje procesy biznesowe w aplikacji FileNet BPM. Oprócz tego zawiera on mechanizmy umożliwiające zarządzanie wiadomościami, ich archiwizację, przeszukiwanie, a także automatyczne wymuszanie zgodności informacji z przepisami prawa. Oprogramowanie współpracuje z systemami pocztowymi Microsoft Exchange lub Lotus Notes.