Sezon na dokumenty

Systemy do zarządzania dokumentami elektronicznymi są włączane do obsługi coraz szerszej gamy procesów biznesowych. Zaczynają być nawet łączone z tradycyjnymi platformami integracyjnymi.

Systemy do zarządzania dokumentami elektronicznymi są włączane do obsługi coraz szerszej gamy procesów biznesowych. Zaczynają być nawet łączone z tradycyjnymi platformami integracyjnymi.

Trudno sobie wyobrazić przedsiębiorstwo, które nie korzysta z oprogramowania wspomagającego zarządzanie. W najbliższych latach podobny status "nieodzownika" zyskają także systemy zarządzania dokumentami, integrując się przy tym ze wszystkimi pozostałymi aplikacjami biznesowymi. Systemy dokumentowe będą wykorzystywać coraz mniejsze firmy. Ofert adresowanych do firm małych i średnich wciąż przybywa - nawet Microsoft zapowiada, że włączy elementy zarządzania dokumentami do przyszłych wersji Office.

Pomimo coraz powszechniejszego wykorzystania systemów zarządzania dokumentami, trudno znaleźć precyzyjne dane o rynku na nie - ani dla Polski, ani tym bardziej światowych. Wynika to m.in. z problemu z jego dokładnym zdefiniowaniem. Systemy do zarządzania obiegiem dokumentów, przepływem zadań (workflow), monitorowania i zarządzania procesami biznesowymi przenikają się wzajemnie i tworzą szeroki zestaw różnego typu rozwiązań obejmujących wiele różnych aplikacji.

Według ocen Gartnera na światowym rynku działa obecnie kilkuset producentów oprogramowania BPM (Business Process Management), w ramach których oferowane są aplikacje do zarządzania dokumentami. Wśród tych firm trudno znaleźć choćby dwie firmy o podobnej ofercie. Oprócz oczywistych różnic w zakresach funkcjonalnych, specyfiki branżowej, w różnych ofertach podkreślane są różne "właściwe zastosowania". Znaleźć w nich można monitorowanie działań pracowników, automatyzację procesów biznesowych kontrolowanych dotąd przez człowieka, przetwarzanie danych zarządzanych przez ludzi lub "jedynie" wspomaganie zarządzania przepływem informacji.

Według niektórych szacunków, światowy rynek oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów, workflow i BPM wzrasta o ok. 20% rocznie. A jak przewiduje Rafał Księżyk, prezes empolis Polska, w naszym kraju wzrost ten osiągnie w tym roku poziom 35-40%. Podobny optymizm wykazują przedstawiciele innych dostawców, np. Marcin Wierzbicki z MacroSoftu. Choć unika podania liczbowych prognoz, zauważa, że już w czwartym kwartale ub.r. widoczny był wyjątkowo duży wzrost zainteresowania tego typu systemami wśród polskich przedsiębiorstw i w roku 2005 można oczekiwać wysokiego wzrostu rynku.

Rewolucja czy małe kroki?

W ubiegłym roku MacroSoft zrealizował 35 wdrożeń systemów do zarządzania obiegiem dokumentów używających platformy Lotus Notes/Domino, ale niewiele z nich można uznać za systemy w pełni wykorzystujące mechanizmy workflow lub BPM. Większość firm implementuje systemy workflow lub BPM małymi krokami, a stosunkowo rzadko decyduje się na objęcie nimi od razu wszystkich procesów biznesowych.

"Wciąż widać ostrożność firm we wdrażaniu tego typu rozwiązań. Wiele przedsiębiorstw zaczyna od specjalizowanych zastosowań, np. modelowanie tylko wybranych procesów technologicznych zintegrowanych z aplikacją do zarządzania dokumentacją systemu jakości, jak np. Schulstad, lub też modelowanie samej struktury organizacyjnej zintegrowanej z ewidencją czasu pracy, jak w Wavin Metalplast-Buk" - mówi Marcin Wierzbicki z MacroSoftu.

Ostrożna w implementacji systemu workflow była np. Polska Telefonia Cyfrowa (PTC), która wykorzystuje system DCO (Document Collection Office) oferowany przez empolis Polska. DCO umożliwia m.in. przetwarzanie elektronicznych formularzy i generowanie raportów dotyczących efektywności procesów biznesowych. W pierwszym etapie PTC zdecydowała się na implementację tego systemu do obsługi tylko jednego obszaru działalności - obsługi wymiany protokołów dotyczących przeglądów stacji bazowych GSM między zlecającymi je regionalnymi biurami PTC a zewnętrznymi firmami świadczącymi takie usługi.

Tego typu ostrożność jest uzasadniona. Radykalne zmiany są znacznie trudniejsze do przeprowadzenia i często powodują spadek wydajności pracy zamiast jego wzrostu. Pracownicy muszą mieć czas na poznanie zasad związanych z nowymi procesami biznesowymi, procedurami dotyczącymi obiegu dokumentów, a także na nauczenie się korzystania z oprogramowania.

Jak wynika z doświadczeń niektórych amerykańskich firm, takich jak Anico, radykalna zmiana i automatyzacja procedur biznesowych nie przyniosła początkowo oczekiwanego wzrostu efektywności. Nastąpił on dopiero później, gdy Anico zdecydowało się na zatrudnienie dużej liczby nowych pracowników, którzy po prostu nie znali starych procesów biznesowych i nie musieli zmieniać swoich przyzwyczajeń.

Jeśli chodzi o rynek korporacyjny, dobrymi kandydatami do wdrażania systemów typu BPM są przedsiębiorstwa planujące integrację aplikacji. W takim przypadku warto zawsze rozważyć, czy rozszerzenie projektu o implementację BPM nie jest warte zachodu. Wdrożenia tradycyjnych rozwiązań integracyjnych (EAI = Enterprise Application Integration) będą coraz częściej przebiegać równolegle lub z uwzględnieniem wdrożeń systemów BPM.

Obie kategorie rozwiązań służą ułatwieniu wymiany informacji i koordynacji działań. W dłuższym okresie oba typy systemów będą oferowane jako jeden produkt, czego oznaki widać już dziś na przykładzie Tibco, która przejęła Staffware, znanego producenta systemów workflow, czy choćby strategii Microsoftu w dziedzinie integracji aplikacji Office z portalem SharePoint Portal i BizTalk Server.

Zmierzyć i dopasować

Definicje i zastosowania systemów do zarządzania procesami biznesowymi mogą być bardzo różne. Roboczo można wyróżnić trzy elementy platform BPM: aplikacje do monitorowania procesów biznesowych, oprogramowanie do zarządzania przepływem zadań i dokumentów oraz narzędzia EAI (Enterprise Application Integration) umożliwiające pobieranie i zapisywanie danych w zasobach przedsiębiorstwa.

Oprogramowanie do monitorowania przebiegu pracy jest skomputeryzowanym odpowiednikiem konsultanta mierzącego wydajność procesów biznesowych - przed laty był to człowiek chodzący wzdłuż linii produkcyjnej ze stoperem w ręku i mierzący czas wykonywania poszczególnych elementów procesu, a następnie analizujący wyniki pomiarów w celu określenia wąskich gardeł systemu. Obecnie tego typu analizy są wykonywane przez oprogramowanie współpracujące z systemami zarządzającymi produkcją i umożliwiające ciągłą analizę procesów wytwarzania i bieżące reagowanie na sytuacje awaryjne.

Aplikacje workflow pozwalają na automatyzację niektórych elementów procesu biznesowego, sterowanie przepływem zadań między pracownikami, a także zapewniają, że zadania wymagające podjęcia decyzji niepodlegających automatyzacji są kierowane do odpowiednich osób, dzięki czemu proces biznesowy przebiega szybciej. Będzie to jednak prawdą tylko wtedy, gdy proces będzie dobrze zmierzony, a narzędzie automatyzacyjne dostosowane do jego tempa i specyfiki.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200