Elektroniczny system zarządzania dokumentami powinien być możliwie najbardziej modułowy, zapewniający jednocześnie integrację poszczególnych modułów. Najlepiej, by mógł współpracować z modułami oferowanymi przez niezależnych producentów, tak by np. w razie zwiększenia potrzeb, mniej zaawansowany moduł faksowy można było zastąpić profesjonalnym rozwiązaniem, obsługującym większą liczbę linii, jednocześnie dobrze współpracującym z główną aplikacją. Oprogramowanie powinno wykorzystywać różne bazy danych, jako repozytorium informacji, co umożliwiłoby elastyczne skalowanie w przypadku zwiększenia potrzeb użytkownika i liczby dokumentów.

W przypadku implementacji rozwiązania typu workflow warto także zwrócić uwagę, by moduł ten łączył się z systemem pocztowym stosowanym w firmie. Usprawni to obieg informacji, a użytkownik za pośrednictwem jednej skrzynki uzyska dostęp zarówno do poczty elektronicznej, faksów, jak i zadań do realizacji w ramach procesów biznesowych. Stosowanie innego niż poczta elektroniczna medium transmisyjnego wymusza na użytkowniku uruchamianie kolejnej aplikacji, co może przyczyniać się do spowolnienia realizacji procesu workflow.

Istotnym kryterium jest otwartość oprogramowania do zarządzania dokumentami na nowe technologie, takie jak np. możliwość stosowania przeglądarki WWW jako klienta systemu oraz możliwość publicznego udostępniania wybranych informacji i dokumentów w ramach serwera WWW.

Koszt

Koszt implementacji systemu EDM nie jest związany wyłącznie z ceną oprogramowania serwerowego. W wielu przypadkach konieczny jest zakup dodatkowego serwera, który będzie odpowiedzialny za sterowanie wszystkimi procesami imagingu, obiegu informacji itp., skanera lub skanerów, rozwiązania elektronicznego faksu, a niekiedy także uaktualnienie stosowanej technologii sieciowej i komputerów klienckich.

Przy optymalnych warunkach koszt wdrożenia najprostszego rozwiązania EDM w średniej firmie wynosi co najmniej 10 tys. USD. Przy niekorzystnych warunkach (wymiana technologii sieciowej, komputerów itp.) bądź też wygórowanych wymaganiach pod względem możliwości oprogramowania należy się liczyć z inwestycją co najmniej 100 tys. USD.

Niemniej wg szacunków analityków rynkowych, a także na podstawie wyników firm, które wdrożyły takie oprogramowanie, oszczędności wynikające z jego zastosowania powodują, że inwestycja zwraca się już po 6-18 miesiącach użytkowania.

Zagrożenia

Mimo dostępności dużej liczby produktów, rynek dosyć wolno wchłania technologię elektronicznego zarządzania dokumentami. Problemem jest brak standardów określających zasady współpracy tego typu rozwiązań. Co za tym idzie użytkownik, decydujący się na jedno rozwiązanie, nie ma możliwości wdrożenia analogicznych produktów innego producenta. Nie ma bowiem zapewnionych prostych możliwości integracji konkurencyjnych rozwiązań.

Systemy dostarczane przez producentów najczęściej są modułowe, ale poszczególne moduły dla danego rozwiązania opracowywane są przez tego samego producenta. Dlatego też klienci wybierają najczęściej zło konieczne - pakiet, który najlepiej funkcjonuje w pewnej dziedzinie (w ich przypadku najważniejszej) - ale jednocześnie odcinają się od możliwości zastosowania innego rozwiązania bądź jego najlepszych elementów.

Do zwiększenia zamieszania na rynku przyczyniają się także producenci i sprzedawcy tych produktów. Wszystkie bowiem określane są jako narzędzia do zarządzania dokumentami, a w rzeczywistości ich zakres funkcjonalny jest różny. Należy zdawać sobie sprawę z tego, że rozwiązanie kupowane "z półki" rzadko może pełnić funkcję pełnego systemu EDM. Wymagany jest też nakład pracy ze strony klienta - opracowanie odpowiednich procedur, tak by system elektroniczny odzwierciedlał rzeczywistość, opartą dotąd na papierowych dokumentach.

"To nieprawda, że czekanie nic nie kosztuje" - komentuje sytuację na rynku Scott McCready, analityk IDC. - "W dziedzinie imagingu i zarządzania dokumentami istnieje jeszcze wiele przeszkód i powodów, by niczego nie robić i jedynie obserwować sytuację na rynku. Nie można jednak oszczędzać na tym, czego się u siebie nie wdroży, a stojąc w miejscu, nie podąża się za konkurencją. Czasami robienie czegokolwiek w tej dziedzinie jest lepsze niż nierobienie niczego".