Schyłek ery papieru

Prędzej czy później obieg papierowych dokumentów zostanie całkowicie zastąpiony elektronicznymi systemami zarządzania informacją.

Prędzej czy później obieg papierowych dokumentów zostanie całkowicie zastąpiony elektronicznymi systemami zarządzania informacją.

Papierowe fakty

Średni czas potrzebny na odnalezienie i dalsze przesłanie dokumentu - 10 minut (pod warunkiem że dokument znajduje się niedaleko pracownika).

Przeciętny pracownik wykonuje tygodniowo 61 "wycieczek" do faksu, kopiarki lub drukarki.

Źródło: Gartner Group

O ile podstawowym wynalazkiem naszej cywilizacji jest koło, o tyle za podstawowy wynalazek w historii nowożytnej przedsiębiorczości można uz- nać papier. To właśnie on jest uniwersalnym nośnikiem wszystkich informacji, niezbędnych do funkcjonowania firm na świecie. Jest nim nawet w przedsiębiorstwach, które działalność swą opierają na zupełnie innych sposobach przekazywania informacji (np. radio i telewizja). I choć jego popularność maleje na rzecz rozwiązań elektronicznych, to nadal pozostaje podstawowym nośnikiem informacji. Informacja zapisana na papierze ma w wielu krajach, także i w Polsce, status dokumentu prawnego. W tej postaci jest potwierdzeniem zawarcia porozumienia, złożenia deklaracji, zobowiązania itp. Ten sam dokument wprowadzony do systemu elektronicznego, a następnie wydrukowany (nawet na dobrej jakości drukarce), takiego statusu już nie ma. Nie jest bowiem uznawany za oryginał, lecz kopię dokumentu - i to już w momencie wprowadzania do systemu.

Mankamenty papieru

Dokument papierowy ma status prawny, ale wcale nie jest optymalnym nośnikiem informacji. Z jego użytkowaniem wiążą się liczne ograniczenia. Dokumenty papierowe przede wszystkim odznaczają się wyjątkowo długim czasem dostępu. Możliwości ich przeszukiwania są ograniczone i z reguły sprowadzają się do umiejętności szybkiego przerzucania kartek. Co więcej, z danego dokumentu papierowego w tym samym czasie może korzystać tylko jedna osoba. Kolejna uzyskuje dostęp dopiero wtedy, gdy pierwsza zakończy pracę. Ponadto należy uwzględnić czas transportowania dokumentu między tymi dwoma osobami - może być on długi w przypadku gdy znajdują się one np. w różnych miastach lub krajach.

Dokumenty papierowe nie mają praktycznie kopii zapasowych. Dzieje się tak z dwóch powodów - po pierwsze kopia, jak wspomniano wcześniej, rzadko ma moc prawną, po drugie, dokumenty papierowe zajmują dużą powierzchnię, a więc robienie kopii podwajałoby koszty ich przechowywania. Zapewnienie maksymalnej trwałości dokumentom papierowym wymaga także przechowywania ich w odpowiednich warunkach: suchym, odpowiednio klimatyzowanym pomieszczeniu. Niezbędne jest także przygotowanie odpowiedniego systemu przeciwpożarowego oraz - w przypadku niektórych firm - także specjalnej ochrony, by nikt nieuprawniony nie dostał się do archiwum.

Co należy zrobić przed wdrożeniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentami

Przeanalizować procesy przepływu informacji w firmie pod kątem ich realizacji w nowym systemie elektronicznym.

Przed rozpoczęciem projektowania systemu, należy zebrać opinie osób, które będą z niego korzystać.

Najpierw należy określić, czego wymagamy od systemu, potem zaprojektować go, tak by wymagania te realizował.

Rozpocząć trzeba od wdrożenia pilotażowego, które pozwoli zdobyć wiedzę, z jakimi problemami można się zetknąć przy implementacji systemu w firmie.

Tak więc choć koszty stworzenia (przygotowania) dokumentu papierowego nie są takie wysokie w porównaniu z innymi sposobami tworzenia i przechowywania informacji, to tworzą duże koszty w późniejszej eksploatacji. Według analityków Gartner Group, pracownik spędza przeciętnie 10 minut w poszukiwaniu dowolnego dokumentu przechowywanego na papierze i wykonuje tygodniowo 61 "wycieczek" do faksu, kopiarki lub też drukarki. Według Coopers & Lybrand, w średniej firmie wykonywanych jest 19 kopii jednego dokumentu (podczas całego jego "życia"), przy czym i tak jeden na dwadzieścia dokumentów jest gubiony. Dlatego też poszukuje się rozwiązań, które byłyby pozbawione wad systemu papierowego. Naturalnym wyborem są systemy komputerowe, które przystosowane są do przechowywania różnego rodzaju informacji. Konieczne jest jedynie "nauczenie" ich, w jaki sposób mają się z informacją obchodzić.

Dokument w komputerze

Aby wyeliminować papier, stworzono systemy Electronic Document Management (EDM). EDM to proces, w którym wszystkie rodzaje dokumentów (papierowe, w formie mikrofilmu itd.) zamieniane są na ich elektroniczny odpowiednik, indeksowane i w pełni zarządzane za pośrednictwem komputerów oraz dedykowanego oprogramowania.

Podobnie jak w przypadku systemu papierowego, gdzie rolę składnicy wszelkich dokumentów pełni archiwum, aplikacje EDM zawsze mają centralne repozytorium informacji. Różnica polega na tym, że w repozytorium znajdują się wszystkie dokumenty, a nie tylko te, które w danej chwili są nie używane. Zapobiega to więc jednej z największych wad systemu papierowego - gubieniu dokumentów.

EDM daje także inną gwarancję: dokument przechowywany w repozytorium znajduje się tam w nie zmienionej formie. Oczywiście, użytkownicy systemu mogą wprowadzać w nim modyfikacje, dodawać opisy itp., ale wszelkie zmiany są widoczne jako kolejne wersje dokumentu wraz z ich opisem. W dowolnej chwili można jednak wrócić do oryginału. W przypadku systemu papierowego, jest to niemożliwe. Wskutek złej woli użytkownika dokument może zostać celowo zniszczony bądź sfałszowany.

Wszelkie informacje przechowywane w repozytorium są na bieżąco indeksowane, dzięki czemu późniejsze ich wyszukiwanie odbywa się szybko. Nawet jeśli zajmuje więcej czasu, to użytkownik systemu EDM - czekając na wyniki przeszukiwania - może wykonywać inne zadania, co nie jest możliwe w "papierowym świecie". Nie bez znaczenia jest też funkcja jednoczesnego dostępu wielu użytkowników do tego samego dokumentu.

Przeciętne biuro*

Wykonuje 19 kopii każdego dokumentu

Wydaje 20 USD na wypełnienie każdego dokumentu

Gubi jeden z dwudziestu dokumentów (ogółem 5%)

Wydaje 120 USD na poszukiwania dokumentu zagubionego lub włożonego w niewłaściwe miejsce

Wydaje 250 USD na odtworzenie zagubionego dokumentu

* Dotyczy rynku amerykańskiego

Źródło: Coopers & Lybrand


TOP 200