Istotnym zadaniem tego działu jest również konsolidacja informacji o projektach oraz dystrybuowanie ich wedle potrzeb do poszczególnych komórek organizacyjnych. Początkowo rolę biura projektowego spełniać może jedna osoba - kierownik projektów.

Bardziej wspomagać niż wymagać

Biuro projektów jest więc niejako wyrazem troski zarządu o zadania realizowane przez inne komórki organizacyjne - ma służyć uproszczeniu pracy zespołów i osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektów. Jako organ doradczy i komórka, w założeniach, niezależna od działów biznesowych i IT jednostka ta powinna funkcjonować w sposób możliwie mało inwazyjny. Jednocześnie specyfika zadań stawianych przed PMO bywa źródłem różnorakich konfliktów, które mogą być dodatkowo potęgowane przez nadmiernie biurokratyczne i sformalizowane procedury.

"Najbardziej typowe braki i błędy związane z organizacją takiej jednostki dotyczą stopnia formalizacji obsługi projektów. Przejawia się to w postaci dwóch skrajności - m.in. w przypadku dokumentowania projektu - czyli nadmiaru i niedostatku formalizmu" - zauważają specjaliści ICTAS. Ich zdaniem, biuro projektów realizujące swoje zadania i organizujące prace firmy w sposób nadmiernie sformalizowany utrudnia realizację projektów - wymaga bowiem zbyt wielu formalnych, często biurokratycznych czynności przy wykonywaniu każdego działania merytorycznego. "Zbyt sformalizowane biuro PMO nie przyjmie zmiany projektu bez protokołu ze wszystkimi podpisami - choćby była ona efektem działań antykryzysowych, nie zatwierdzi zmiany personalnej w strukturach projektu bez nadzwyczajnego zebrania komitetu sterującego, nie przyjmie dokumentu projektowego, którego formatka nie jest idealnie zgodna ze standardem, itp." - mówi Wojciech Garstka.

Natomiast niedostatek formalizacji prowadzić może do problemów organizacyjnych, rozmycia odpowiedzialności za realizację poszczególnych etapów projektu i powstawania braków w dokumentacji oraz w danych analitycznych. W przypadku projektów podlegających audytowi - m.in. finansowanych z funduszy europejskich, braki te mogą zdecydować o odmowie refinansowania projektu. Do podstawowych błędów zaliczyć można również m.in. niedopasowanie procedur do specyfiki projektów, zły dobór narzędzi IT wykorzystywanych przez PMO i narzucanych uczestnikom procesów biznesowych oraz niewłaściwe określenie portfela nadzorowanych projektów.

Niezdrowy nadmiar projektów

Organizacja biura PMO winna być powiązana z umiejętnym budowaniem portfela projektów, czyli wybieraniem właściwych projektów do realizacji. Wedle zasad zarządzania, projekty to przedsięwzięcia jednorazowe i niepowtarzalne, których celem może być m.in. stworzenie nowego procesu biznesowego lub unikatowego produktu, ale także np. reorganizacja firmy.