Na końcu zaś przenosił wyniki zapytań do systemu obsługującego wnioski i dopiero wówczas wprowadzał swoją decyzję. Po wdrożeniu procesu w systemie BPM, ten sam analityk pobiera tylko zadanie wykonania oceny wniosku z kolejki w systemie, a następnie otrzymuje wszystkie - pobrane wcześniej automatycznie z innych aplikacji - dane potrzebne do podjęcia decyzji wraz z ich wstępną interpretacją. Jemu pozostaje jedynie wprowadzenie wyniku swojej oceny, zgodnie z uzyskanymi informacjami i swoją wiedzą.

Jakie czynniki mogą składać się na wzrost produktywności dzięki wdrożeniu systemów BPM? Jest to głównie efekt zautomatyzowania prostych, rutynowych czynności, jak np. wymiana danych pomiędzy systemami. Transformacja i interpretacja są także wykonywane automatycznie. Pracownicy relatywnie więc poświęcają więcej czasu na pracę merytoryczną. System sam steruje przebiegiem procesu - określa, jaka sekwencja czynności powinna zostać zrealizowana w danym przypadku (np. przy akceptacji wniosku zakupowego lub kredytowego), aby pozostać w zgodzie z wewnętrznymi procedurami przedsiębiorstwa. Pracownicy zaś nie tracą czasu na interpretację każdego przypadku i określenie, w jaki sposób powinien zostać obsłużony klient. Zmniejsza to także koszty działań naprawczych i utraconych możliwości biznesowych w związku z popełnionymi błędami formalnymi. Zmniejsza to też pole do nadużyć. Każdy zaś z procesów może zostać poddany audytowi.

Organizacja procesowa

Wdrożenie rozwiązań BPM niekiedy wpływa także na szereg zmian organizacyjnych, zmieniają się bowiem wyniki, jakie organizacje osiągają w procesach, przesuwa się ich środek ciężkości. Związane jest to z tym, że średnio procesy trwają krócej, poprzez automatyzację wybranych czynności, a dzięki zmianie zaangażowania pracowników merytorycznych, wzrasta jakość przetwarzania informacji. Jest to też punkt wyjścia do dalszych zmian i optymalizacji, które są immanentną cechą samych procesów. Architektura systemu ułatwia zaś ich wprowadzanie, a to przekłada się na elastyczniejsze działanie całej organizacji. Co jest tym bardziej ważne w obecnych, pełnych niepewności czasach.