Czym jest BPM?

Jak wygląda podejście do wprowadzenia systemu zarządzania procesami? "Najlepiej spróbować zrobić na początek rzeczy proste, ważne biznesowo, dające szybki i wartościowy efekt" - mówi Tomasz Burczyński. Gdy modelowanie procesów sprawdzi się w takim małym projekcie, można myśleć o wdrożeniu systemu BPM do zarządzania czymś większym, np. przemodelowania procesów w call center. Dla każdego przedsiębiorstwa co innego jest bowiem core biznesem. A to właśnie w tych obszarach osiąga się najszybsze i najbardziej znaczące efekty. Dla sieci salonów z elektroniką będzie to rozpatrywanie wniosków zakupowych, dla banku zaś kredytowych.

System zarządzania procesami BPM dostarcza graficzne narzędzia do projektowania procesów, formularzy, reguł biznesowych, a także interfejsów do innych aplikacji. Narzędzia tego typu są różnorodne, dostosowane do kompetencji osób z nich korzystających - analityków biznesowych, programistów, ale także osób o profilu czysto biznesowym. System tego typu jest platformą do rozwoju aplikacji zorientowanych procesowo. Dzieje się to poprzez wykorzystanie gotowych - lub stworzonych we własnym zakresie - składników i ich konfigurację. Przykładowo system oferowany przez K2 Web Systems dostarcza własny generator formularzy i wspiera tworzenie interfejsu użytkownika. Po części system jest także platformą umożliwiającą integrację aplikacji poprzez dostarczenie interfejsów do popularnych systemów wspomagających zarządzanie.

System BPM zapewnia również monitoring aktywności w procesach biznesowych, raportowanie, śledzenie i audyt procesów oraz mechanizmy notyfikacji. Zapewnia też narzędzia analityczne wspierające optymalizację procesów, a rozwiązanie to jest przygotowane do częstej rekonfiguracji parametrów procesów i tworzenia ich nowych schematów. Jedną z największych korzyści z wdrożenia systemu BPM jest jednak możliwość relatywnie szybkiego tworzenia rozwiązań i ich adaptacji do zmieniających się warunków.

Budowa i...

Dzięki narzędziom do projektowania (np. Microsoft Visio) można doprowadzić do zaangażowania szerszego grona osób w tworzenie rozwiązania na platformie BPM - analityków, programistów i oczywiście sam biznes. Można też oszczędzać czas na dokumentacji i komunikacji zmian. Łącznik do systemów projektowych umożliwia bowiem wygenerowanie opisu procesu, który jest już zrozumiały dla środowiska BPM.

Biznesowy schemat procesu uzupełniany jest o strukturę danych, konkretną konfigurację czynności w procesie, specyfikację interfejsów do integracji z innymi systemami. Opis zrozumiały dla systemu może zostać zaś nałożony na dowolny schemat procesu i jest od niego niezależny. Poszczególnym elementom schematu nadawane jest ich znaczenie dla systemu. Następuje ich parametryzacja. Dla średnio złożonych rozwiązań ten tryb projektowania może oznaczać utworzenie kompletnej aplikacji i zakończenie prac. W przypadku rozwiązań złożonych, aplikacja jest wzbogacana przez programistów, np. o brakujące elementy opisane przez analityka biznesowego.

Systemy BPM można też połączyć z rozwiązaniami wspomagającymi obieg dokumentów (np. Microsoft SharePoint). Umożliwia to projektowanie procesu poprzez WWW. Odbywa się więc w całości bez pisania kodu, umożliwiając szybkie tworzenie rozwiązań przez przedstawicieli biznesu. Tak zbudowane rozwiązanie wykorzystuje również wspólną infrastrukturę platformy BPM, w tym monitoring, raportowanie, konfigurację i optymalizację. Dzięki temu można stworzyć szereg rozwiązań z obszaru obiegu dokumentów, np. formularze wewnętrzne w obszarze HR i IT, wnioski urlopowe czy usługi help desk.