Tak było np. z wdrożeniem systemu T24 firmy Temenos. "Podstawowym błędem, który popełniono było nie zamrożenie fazy określania wymagań co do funkcjonalności nowego systemu. Dochodziły kolejne propozycje i ostatecznie ich lista urosła ponad miarę, paraliżując projekt i doprowadzając do wzrostu kosztów do poziomu nie akceptowanego przez Zarząd. W przypadku wdrożenia def3000 przeprowadziliśmy wcześniej warsztaty wyjaśniające jakie propozycje dotyczą wymogów funkcjonalnych, a jakie pozafunkcjonalnych. Następnie zamroziliśmy wszystkie - poza tymi wynikającymi z uwarunkowań zewnętrznych - zmiany funkcjonalne w def2000. Zrobiliśmy to jeszcze przed podpisaniem umowy z Asseco Poland" - mówi Hubert Meronk. "Zaangażowaliśmy też biznes w projekty IT. Staliśmy się jego doradcą. Biznes musi zrozumieć swoją w nich rolę. Musi wiedzieć, że za każdą zmianę odpowiada, w tym za koszty ponoszone w związku z jej wprowadzeniem i ewentualnymi późniejszymi modyfikacjami. Jeśli tego nie zrobi my się w projekt nie angażujemy" - dodaje.

Kultura kosztów

Na potrzeby pojawiających się nowych propozycji zmian, w intranecie utworzono Bazę danych o inicjatywach. Jest to element wprowadzania IT Governance w Banku Ochrony Środowiska. Każdy dyrektor i właściciel aplikacji może zgłosić zmianę dotyczącą zarówno wdrożenia nowej aplikacji, jak i zmian w już istniejącej. Raz w tygodniu następuje spotkanie członków Biura Projektów oraz Departamentu Informatyki i Telekomunikacji, którzy dzielą propozycje na projekty duże, małe oraz modyfikacje, które można zlecić dostawcy lub wykonać samemu. Jeśli projekt wymaga dodatkowych inwestycji musi przejść przez "sito" Komitetu Inwestycji i Kosztów. Na nim - po prezentacji założeń, kosztów i zwrotu z inwestycji - następuje głosowanie za przyjęciem projektu do realizacji. Głos decydujący w nim ma biznes.

Po zebraniu wszystkich danych następuje decyzja o rozpoczęciu projektu. Taki model w Banku Ochrony Środowiska wprowadzono w kwietniu br. Zdarzało się bowiem wcześniej, że przedstawiciele IT po prostu otrzymywali pismo lub mail z zapotrzebowaniem, albo wręcz - jeśli przedstawiciel handlowy dostawcy rozwiązania IT w porozumieniu z biznesem "ominął" dział IT - projekt od razu wchodził pod obrady zarządu. Często zaś tego typu propozycje nie uwzględniały ograniczeń dostępnej infrastruktury IT, wiedzy specjalistów BOŚ, czy współpracy z innymi, stosowanymi w banku systemami. To zaś wywoływało konflikty wewnętrzne. Podejście zgodne z IT Governance zmieniło ten stan rzeczy.

"W bazie danych o inicjatywach cały czas widoczny jest też koszt wszystkich prowadzonych i zakończonych projektów. W ten sposób biznes wie ile kosztuje informatyka" - opowiada Hubert Meronk. "Na jednym z seminariów, w którym uczestniczyłem, powiedziano ciekawą rzecz. Przedstawiciele branży samochodowej - m.in. General Motors - dlatego popadli w tak duże kłopoty w czasie obecnego kryzysu, ponieważ nie było tam ‘kultury kosztów’, a więc nie wiedzieli gdzie i w jaki sposób racjonalnie należy je ciąć" - dodaje.

Wdrożenie def3000

Przykładem udanej współpracy biznesu i IT jest - rozpoczęty w listopadzie br. - projekt wdrożenia nowego systemu transakcyjnego def3000. Po analizie dwóch scenariuszy przygotowanych przez Ernst&Young - zawierających m.in. ocenę funkcjonalności, dostępnych kanałów dostępu w T24 i def3000 oraz kosztów i czasu wdrożenia - zdecydowano się na migrację do drugiego z tych systemów. Umowę podpisano w październiku br. po dziewięciu miesiącach negocjacji z Asseco Poland i określania wymagań funkcjonalnych. "Odbiorcą systemu jest biznes, więc to on musiał określić listę koniecznych modyfikacji w def3000. Podpisywał się też będzie pod fazami obioru kolejnych etapów i funkcjonalności" - mówi Hubert Meronk. Projekt ma się zakończyć maksymalnie w przeciągu 3 lat..