Źródła systemu

System informatyczny "Koszty" pozwala na analizę kosztów:

a) rozliczonych na świadczone usługi międzywydziałowe

b) rozliczonych na remonty środków trwałych

c) rozliczonych na poszczególne zlecenia

d) rozliczonych na produkowane wyroby z uwzględnieniem podziału na komórki organizacyjne - miejsca powstawania kosztów.

Dla celów rachunku kosztów jakości przydatne są opcje c) i d). Pozwalają na ujęcie złożonej problematyki zapewniania jakości, począwszy od wczesnych stadiów powstawania wyrobów. Dokumentem źródłowym jest w tym przypadku zlecenie. System umożliwia uzyskanie następujących informacji:

- koszty materiałowe, koszty usług obcych - znajdujących się na odpowiednich kontach zespołu „4”

- koszty robocizny obliczone na podstawie kart pracy, na których odnotowany jest odpowiedni symbol zlecenia

- koszty wydziałowe, ponoszone przez komórki świadczące usługę.

Brak jest jednak formalnego powiązania systemu rozliczania zleceń z analityką kosztów jakości. Przydałoby się na przykład powiązanie symbolu zlecenia z syntetyką i analityką planu kont.

Opcja d), czyli rozliczanie kosztów na MPK (Miejsca Powstawania Kosztów) i WYRÓB pozwala na zrealizowanie zestawień kosztów rzeczywistych w określonym terminie, zebranych według:

- miejsc powstawania kosztów z podziałem na wersje wyrobów

- wyrobów według wersji z podziałem na MPK.

Informacje można otrzymywać dla wszystkich lub tylko wybranych MPK, podobnie dla wybranej lub dla wszystkich wersji wyrobów. W pierwszym przypadku, miejscu powstawania kosztów (określonej komórce) przyporządkowane są różne rodzaje poniesionych kosztów. Jeżeli jest to komórka produkcyjna, to ewidentnie zaznaczają się koszty z tytułu strat na brakach zewnętrznych i wewnętrznych. W kosztach zakupu mogą być ujęte nakłady, np. na modernizację wyposażenia pomiarowego, a w kosztach wydziałowych - utrzymanie służb kontroli jakości.

Celowe byłoby uwzględnienie „kosztów utrzymania zakładanego poziomu jakości”. Ten rodzaj kosztów należałoby dokładnie zdefiniować, gdyż funkcjonują one w szerokim zakresie (materiały normatywne, zakupy, robocizna, koszty wydziałowe). Dokumentem źródłowym są tutaj normatywy technologiczne, faktury, zlecenia, karty braków.

Dzięki opcji rozliczania kosztów na MPK komórki organizacyjne przedsiębiorstwa (w szczególności wydziały produkcyjne) mogą sterować kosztami na podstawie ich układu rodzajowego, w tym kosztów jakości.

Zorientowanie rozliczenia kosztów rzeczywistych na wyroby jest korzystniejsze z punktu widzenia zapewniania jakości, mimo że aktualna pełna wersja takiego rozliczenia nie przewiduje rodzaju kosztów związanych z zapewnieniem jakości. Powinno się jednak dążyć do formalnego wyodrębnienia takich kosztów, począwszy od wczesnych stadiów produkcji, aż do wyrobu finalnego, gdzie nakłady na zapewnienie jakości byłyby w odpowiedniej relacji do kosztów braków wewnętrznych i zewnętrznych.

Oczywiście, dokumentacja źródłowa nie zmienia się, podobnie jak układ rodzajowy kosztów, co umożliwia swobodne łączenie miejsc powstawania kosztów MPK z wyrobem lub konkretnego wyrobu z MPK.

Powiązania systemowe

Ekonomiści ustalają wstępne reguły gry, możliwy odsetek strat w stosunku do obrotów lub sprzedaży. Jednak sama analiza kosztów pod kątem jakości należy do obowiązków pełnomocnika dyrektora ds. zapewniania jakości.

Z napływającego do centralnej bazy danych ogromu informacji musi być wyspecyfikowana analityka kosztów jakości. W tym celu należy zdefiniować ich źródła. Są nimi:

- zapobiegania wadom

- oceny jakości (badań i kontroli)

- strat na brakach.

Ze struktur przedsiębiorstwa wydziela się następnie te, w których mogą występować poszczególne rodzaje kosztów jakości.

Wysoka automatyzacja przetwarzania danych w wielu przypadkach umożliwia kreowanie postaci informacji wprost z klawiatury komputera. Należy jedynie określić, jaki dokument i w jakiej formule (graficznej lub tekstowej) chcemy otrzymać na wyjściu.

Propozycja docelowego modelu kosztów jakości powinna wynikać z analizy możliwości i potrzeb przedsiębiorstwa. Nie zawsze jesteśmy świadomi istnienia sprawnych i wydajnych narzędzi w postaci wyspecjalizowanych systemów informatycznych, które umożliwiają efektywne poruszanie się w obszernych zbiorach danych.

Koszty braków

W strukturach służb zapewnienia jakości istnieją komórki powołane do zbierania, przetwarzania, a następnie emitowania informacji dotyczących strat spowodowanych brakami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Jest to m.in. dział sterowania jakością, gdzie dokumentem źródłowym jest karta braków i rachunek napraw gwarancyjnych. Rachunki za naprawy gwarancyjne, oprócz wartości księgowej, są kapitalnym źródłem wiedzy o jakości naszego sprzętu. Informują nas głównie o kosztach, które można przyporządkować odpowiednim wyrobom, dostawcom zewnętrznym i zakładom produkcyjnym. Stosując odpowiednie wskaźniki kosztowe, np. udział kosztów gwarancji w wartości sprzedaży lub w kosztach wytwarzania, analizujemy zjawiska jakościowe w funkcji czasu. Innym znaczącym miernikiem jest wskaźnik wadliwości mierzony udziałem napraw w ilości wyrobów znajdujących się na rynku, będących w okresie gwarancji.

Komórką powołaną do stosowanego przetwarzania informacji zbiorczych jest Biuro Zapewnienia Jakości. Koordynuje ono również działania zapobiegawcze i planistyczne, w tym wspomniane symulacje kosztów jakości przy wydłużonej gwarancji.

Rokowania na przyszłość

Mimo że wiele jest jeszcze do zrobienia w dziedzinie zapewniania jakości, widać zasadniczy zwrot na korzyść zapobiegania stratom. Dawniej straty na brakach, szacowane na kilka procent, nie pobudzały do działania. Dzisiaj istnieje już świadomość, że te z pozoru nikłe odsetki tworzą niezadowolonych klientów, którzy nie dość, że nigdy do nas nie wrócą, to jeszcze swoją negatywną opinię powtórzą wszystkim krewnym i znajomym. A zmniejszanie się udziału w rynku to już bardzo wymowna informacja dla finansistów.

Gruntowna analiza strat spowodowanych brakami prowadzi do działań zapobiegawczych, a w dalszym ciągu - do ukształtowania odpowiedniego systemu zapewniania jakości. Stopniowo od identyfikacji udziału w kosztach (Polar czy kooperant) przechodzimy do szczegółowo rozpatrywanych przypadków jednostkowych.

Kreując model kosztów jakości w przedsiębiorstwie przyjmujemy, że musi on spełnić cztery podstawowe warunki:

- identyfikacja procesu, będącego źródłem kosztów zapobiegania lub niezgodności

- identyfikacja kosztów zapobiegania lub niezgodności

- niezmienność modelu w czasie, aby możliwe było porównywanie efektów

- jednoznaczna i ogólnie akceptowana formuła raportu o kosztach, uwzględniająca specyfikę adresata (zarząd firmy, służby techniczne, zaopatrzeniowe, produkcyjne, serwisowe).

Źródłem danych są zestawienia opracowane w ramach działalności finansowej przedsiębiorstwa za pomocą systemu informatycznego "Koszty". Stanowi on bazę rozliczenia elementów składowych kosztów jakości, takich jak: zapobieganie i kontrola znajdujących się w planach postępu techniczno-organizacyjnego oraz niezgodności (braków wewnętrznych i zewnętrznych).

Wiesław Urbanek jest pełnomocnikiem dyrektora ds. zapewniania jakości w Polar SA we Wrocławiu.