Komunikacja w rozproszonych zespołach
-
- Radosław Smilgin,
- 16.12.2008
Komunikacyjne ograniczenia
Wirtualny świat oprócz oczywistych zalet ma również ograniczenia, których nie da się wyeliminować nawet najbardziej zaawansowaną technologią. Badania nad komunikacją międzyludzką prowadzone przez Alberta Mehrabian'a pokazały, że 55% komunikacji zachodzi za pośrednictwem form niewerbalnych, a zaledwie 7% informacji jest przekazywanych poprzez słowa. Z tych samych badań wynika, że 38% informacji odbieramy za pośrednictwem intonacji głosu.
Jak więc wypełnić lukę w komunikacji, która pozostała po wyfiltrowaniu gestów i mimiki twarzy w komunikacji wirtualnej?
Ludzie powoli uczą się reguł rządzących elektroniczną wymianą informacji. A tak naprawdę nie trzeba wiedzieć wiele. Niektórzy do perfekcji opanowali używanie emotikonów. Reguły są jasne i proste, a ich nauka nie wymaga lat pracy, bo symbolika jest odwzorowaniem świata realnego. W komunikacji, tak jak krzyku, unikamy dużych liter i wykrzykników.
W wirtualnym świecie dużo łatwiej o pomyłki i nieporozumienia. Nie chodzi tu tylko o problemy posługiwania się językiem obcym, ale również te, wynikające z różnic kulturowych. Dlatego podczas wirtualnych spotkań powinny powstawać minutki (podsumowanie), w których czytelnie spisuje się kto zobligował się do jakich działań i w jakim czasie. Jest to nieformalna umowa co do ustaleń pomiędzy uczestnikami wirtualnej rozmowy.
Kolejna trudność to budowanie zaufania, tak naturalnego w spotkaniach twarzą w twarz. Zmiana modelu pracy na taki, gdzie obowiązki przekazywane są tańszym pracowników z Azji czy Europy Wschodniej, może powodować u ludzi obawę o własne stanowisko pracy. Negatywne nastawienie z góry skazuje wirtualne organizacje na porażkę, niską produktywność i brak efektywności.
Wszelkie ograniczenia mogą być jednak pokonane przez odpowiednie przeszkolenie członków zespołów rozproszonych. Ważne jest nie tylko wykształcenie umiejętności posługiwania się aplikacjami, ale również wzajemnego szacunku i kultury wobec innego członka zespołu. Wystarczy zacząć od prostego nieprzerywania podczas wypowiedzi, czy powstrzymać się od wykonywania innych czynności tylko dlatego, że jestem „niewidoczny”.
Globalizacja oraz potrzeba wprowadzania oszczędności, stają się podstawową siłą napędową do wzmocnienia roli zespołów rozproszonych. Idąc do przodu, nie można jednak zapominać o podstawowych zasadach i regułach komunikacji międzyludzkiej. Pomimo tego, że wirtualne zespoły nie istniałyby bez telefonów, komputerów i Internetu, ciągle jeszcze tworzone są przez ludzi. A wirtualna komunikacja różni się od zwykłej tylko elektronicznym pośrednictwem.
***Radosław Smilgin jest współtwórcą i współwłaścicielem portalu testerzy.pl.
Amerykańska firma pracuje nad nowym centrum rozwoju oprogramowania w Indiach. Wspierają ją w tym oddziały: brytyjski i polski. W pierwszej fazie projektu następuje przekazanie wiedzy nowym kolegom z dalekiej Azji. Powstaje zespół z menedżerem projektu z USA, analitykiem i projektantem z Wysp Brytyjskich, programistami i testerami z Indii i Polski.
Dzięki wspólnej pracy nowi członkowie grupy szybciej wdrażają się w swoje zadania. Dodatkowo dzięki różnym strefom czasowym praca w zespole trwa 24 godziny na dobę. Czy oznacza to, że zespół pracuje efektywniej?
Przyjmijmy, że czas w Wielkiej Brytanii będzie naszym odnośnikiem. Jeśli Anglik rozpoczyna pracę o 08:00 rano, to w tym czasie w Polsce jest 09:00. Hindusi właśnie rozpoczynają czas lunchu – 14:00, a Amerykanie śpią, gdyż jest 02:00.
By zorganizować spotkanie ze wszystkimi Hindusi musieliby zostać w pracy do 20:00, Amerykanie właśnie przychodziliby do pracy na 08:00, a Polacy i Brytyjczycy mieliby odpowiednio 15:00 i 14:00. W praktyce, w związku z nawet 12-godz. przesunięciem czasowym, niemożliwe stają się spotkania między partnerami z USA i Indii. Część komunikacji odbywa się zatem za pośrednictwem europejskich partnerów.
W komunikacji pojawia się więc pośrednik. Pomijając przypadek złej woli w przekazywaniu informacji, i tak powstaje ryzyko przeinaczenia pierwotnego komunikatu. Również czas dotarcia znacząco się wydłuża. Zespół więc oprócz pozyskiwania całej doby do pracy, narażony jest na niższą produktywność związaną z utrudnioną komunikacją.
