Nawet tak prozaiczne czynności, jak wspólne wyjście na obiad, wywoływane jest wysyłanym do wszystkich, elektronicznym komunikatem „Idziemy?”. Wygląda to nieco komicznie, kiedy osoby, które wydają się kompletnie ze sobą nie skomunikowane, nagle w pełni synchronizują swoje działania. Wychodzą ze swoich wirtualnych światków i potrafią w ciągu kilku sekund wrócić do rzeczywistości. Zjawiska takie można traktować jak biurową miniwersję flash mob.

Konsekwencją modyfikacji charakterystyki grupy w kierunku zwiększonej wirtualizacji komunikacji jest rozluźnienie więzi emocjonalnych pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu. Łatwiej jest zaakceptować zmiany w sposobie komunikacji, gdy ludzie poniekąd sami rezygnują z kontaktu bezpośredniego na rzecz komunikacji elektronicznej. W przypadku zespołów tworzonych przez osoby w rozproszonych lokalizacjach nie ma innej możliwości jak przejście na wirtualną komunikację.

Narzędzia wirtualnych organizacji

Możemy zdefiniować różne poziomy dojrzałości grup komunikujących się i współpracujących przy użyciu komunikatów elektronicznych. Są takie, które nie są świadome wirtualizacji i takie, które optymalnie wykorzystują dobrodziejstwa Internetu i nowych technologii. Kluczowym zagadnieniem dla kierownictwa jest, jak skutecznie przeprowadzić grupy niedojrzałe na stronę optymalnej komunikacji.

Proste podniesienie słuchawki i wykonanie połączenia do oddalonego o kilka tysięcy kilometrów oddziału w Indiach jest pierwszym symptomem wirtualizacji. Oczywiście, osoba wybierająca numer wcale nie musi być świadoma, że zamiast standardowego połączenia jej głos jest przetwarzany na informację cyfrową i przesyłany w technologii VoIP. Czy już mamy do czynienia z komunikacją wirtualną? Pewnie nie do końca. Jeśli jednak w czasie rozmowy okaże się, że jedna z osób zamiast tylko opowiadać, woli pokazać zawartość pliku, pojawia się konieczność współdzielenia dokumentu lub nawet całego pulpitu komputera. Co, gdy osoba będąca do tej pory jedynie odbiorcą komunikatu musi nanieść szybkie poprawki do pliku? Żaden problem. Ten, kto dzieli swój ekran, oddaje kontrolę nad komputerem i teraz już dane mogą być wprowadzane zdalnie. Uczestnicy rozmowy ustalają, że plik powinien być aktualizowany w przyszłości wspólnie. W związku z tym zamiast trafić na lokalny dysk, trafia do mechanizmu WIKI. Każdy, kto posiada wystarczający poziom autoryzacji, może go teraz aktualizować. Jeśli dodatkowo działamy w organizacji otwartej na Web 2.0, dokument może być komentowany lub oceniany przez innych pracowników firmy. Czy to jest organizacja wirtualna? W 100% tak.

Opisany przypadek nie jest niczym nowym. Takie rozwiązania stosowane są w większości dużych korporacji i nikogo już nie dziwią. Jednak pojawiają się już rozwiązania, wcześniej zarezerwowane dla nielicznych, jak chociażby wirtualne seminaria, czyli webinaria. Za mniej niż 100 dolarów miesięcznie można zorganizować wirtualną prelekcję w sieci. Każdy może tam obserwować pulpit prowadzącego, słuchać jego głosu i oglądać transmisję na żywo z jego wystąpienia. Funkcjonalność takich spotkań już dawno przerosła telekonferencje. W czasie spotkania możemy zadawać pytania, udostępniając w danym momencie swoją kamerkę internetową. Tak jak na każdym innym spotkaniu możemy „szeptać” do człowieka obok, używając prywatnego czatu. Niektóre aplikacje umożliwiają nawet wirtualne podnoszenie ręki w głosowaniu. Ilość uczestników i jakość techniczna takiego spotkania ograniczone są jedynie parametrami technicznymi danego dostawcy mechanizmu webinarium.

Może kolejnym krokiem będzie pójście w ślad awangardy z zakresu wirtualnych organizacji i stworzenie własnego biura w jednym z wirtualnych światów? Ludzie są w nich reprezentowani przez awatary - komputerowy wizerunek. W trójwymiarowym świecie można nie tylko pracować, ale i korzystać z wielu wirtualnych pubów czy dyskotek. Dlaczego więc po pracy nie wybrać się na spotkanie integracyjne w wirtualnym świecie?

Czy jest nam już blisko do technologii znanych bardziej z Gwiezdnych Wojen, a symulowanych z powodzeniem przez CNN podczas wyborów prezydenckich w USA? Czy jeszcze w tej dekadzie nasze trójwymiarowe obrazy będą mogły być „obecne” na spotkaniach korporacyjnych? Specjaliści od hologramów mówią, że na to przyjdzie nam poczekać przynajmniej 5 lat.