Użytkownik, rozpoczynający proces automatycznie, otrzymuje uprawnienia do śledzenia jego realizacji, czyli informowania go o każdym pozytywnie lub niepomyślnie zrealizowanym kroku w procesie. Tworząc proces, można określić także inne osoby, które mają otrzymywać informacje o stopniu realizacji danej procedury. Każda procedura może mieć dołączone odpowiednie pliki, wskaźniki do plików lub też odnośniki do miejsca w Internecie lub intranetach, w którym pliki znajdują się. Definicja procesu określa także, czy pliki te mogą być tylko przeglądane, czy możliwa będzie także ich edycja bądź usunięcie. W ten sposób przekazany może być np. arkusz kalkulacyjny, w którym poszczególni szefowie działów kolejno będą wpisywać wysokość premii dla swoich pracowników. Niestety, oprogramowanie w podstawowej wersji nie ma możliwości weryfikacji danych wprowadzanych do zewnętrznych plików.

Każdy proces tworzony jest z poszczególnych etapów (kroków). Do nich przyporządkowane są osoby odpowiedzialne za ich realizację, a także kryteria decydujące o kolejnych krokach realizacji procesu. Każdy etap także może mieć zdefiniowany określony termin realizacji - wymusi to na użytkowniku wykonanie danego kroku w danym terminie (na ekranie wyświetlane będą przypomnienia).

Do każdego z kroków "doczepić" można także dowolnego agenta, czyli oprogramowanie odpowiedzialne za realizację konkretnej funkcji. Są to pliki typu EXE, które mogą być uruchamiane automatycznie (gdy użytkownik otworzy pocztę elektroniczną, zawierającą jeden z etapów procesu workflow) lub na życzenie użytkownika (metoda wykonania agenta zależy od tego, w jaki sposób skonfigurowała go osoba, przygotowująca daną procedurę).

Uruchamianie procesu

Po zdefiniowaniu wszystkich etapów procedury, określeniu kryteriów łączących poszczególne etapy i przyporządkowaniu konkretnych osób do zdefiniowanych ról, należy proces uruchomić. W normalnych warunkach procedury tworzone są przez specjalnie wyznaczone do tego celu osoby w firmie i umieszczane na centralnym serwerze. Stamtąd mogą je uruchamiać dowolni pracownicy, pracujący w firmie, mający odpowiednie uprawnienia do wykonania tej czynności.

Programistów, którzy stworzyli oprogramowanie Ensemble, należy zganić za niski poziom integracji produktu z klientem pocztowym Microsoft Exchange. Procesu workflow w żaden sposób nie można uruchomić z poziomu klienta Exchange: nie ma takiej opcji w menu, nie ma przycisku, który pozwalałby to wykonać. Konieczne jest oddzielne uruchomienie aplikacji Author, wczytanie odpowiedniej procedury i uruchomienie jej. Jeśli wykryte zostaną błędy w procedurze, to aplikacja automatycznie o tym poinformuje, wyświetlając okienko z wiadomością, gdzie występują błędy (np. brak osoby przyporządkowanej do roli).

Uczestniczenie w procesach

Każda osoba biorąca udział w procesie otrzymuje tylko te dane, które są dla niej niezbędne. Po otwarciu poczty elektronicznej, zawierającej dany krok procedury, na ekranie pojawia się specjalne okienko, pozwalające na realizację tego kroku. Użytkownik może scedować wykonanie danego etapu na inną osobę, obejrzeć aktualny stan całego procesu (o ile ma do tego prawo), dopisać własne komentarze do danego etapu, a także, co najważniejsze, z listy możliwych wariantów wybrać odpowiednią odpowiedź (np. akceptuję, odrzucam, powinna to być taka suma itp.).

Inicjator procesu (bądź inny uprawniony pracownik) otrzymuje raporty po każdym pomyślnie zakończonym etapie realizacji procedury. Na specjalnym graficznym schemacie (analogicznym, jak w aplikacji Author) widzi kto, kiedy i w jaki sposób zrealizował dany etap, a także ogląda proces obiegu informacji i wybrane warianty.

Ciekawą aplikacją, podsumowującą działania poszczególnych użytkowników systemu obiegu informacji, jest Workflow Central. Pozwala ona przejrzeć zebrane w jednym miejscu dane o wszystkich realizowanych w danej chwili procesach i tych, których realizację już zakończono. Workflow Central umożliwia także dostęp do raportów podsumowujących zakończone procedury.

Podsumowanie

Choć dla niektórych użytkowników funkcjonalność oprogramowania Ensemble może okazać się wystarczająca, jednak bardziej wymagający klienci, którzy zamierzają zintegrować je z systemami elektronicznego obiegu dokumentów bądź środowiskiem bazodanowym, mogą stwierdzić, że Ensemble w swej podstawowej formie nie zaspakaja ich wymagań. Niemniej produkt nie jest sztywnym, zamkniętym rozwiązaniem i można go, podobnie jak Lotus Notes, rozbudowywać o dodatkowe komponenty. Firma FileNet, producent oprogramowania, zaleca wręcz, by Ensemble stosować w połączeniu z innymi aplikacjami, automatyzującymi obieg informacji i dokumentów w firmie (np. Watermark).