Pakiet Ensemble umożliwia rozszerzenie Exchange'a i GroupWise o realizację procesów workflow.

Użytkownicy posiadający oprogramowanie Microsoft Exchange, mające służyć do stworzenia platformy dla realizacji procesów workflow, stanęli przed nie lada problemem. Choć produkt ten wyposażony jest w doskonałe mechanizmy poczty elektronicznej, nie jest zbyt pomocny w realizacji aplikacji, sterujących procesami obiegu dokumentów itp. Dlatego też niezależne firmy, od lat zajmujące się produkcją tego rodzaju oprogramowania, wykorzystują Exchange'a wyłącznie jako warstwę komunikacyjną dla swoich produktów. Jednym z takich rozwiązań jest Ensemble firmy FileNet, który na bazie Microsoft Exchange lub GroupWise pozwala realizować usługi workflow.

Instalacja

Pakiet dostarczany jest na krążku CD-ROM, który zawiera oprogramowanie przeznaczone dla systemów operacyjnych Windows 95 i NT Workstation 4.0. Z testów wynika jednak, że oprogramowanie równie skutecznie i bezproblemowo pracuje pod Windows NT 3.51 i to zarówno w wersji serwerowej, jak i workstation.

Ensemble umożliwia rozproszoną realizację procesów workflow. Nie wymaga tworzenia centralnego repozytorium danych o procesach - wszystkie informacje przekazywane są do uczestników procedur za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dlatego też oprogramowanie nie ma wersji serwerowej. Dostarczani są jedynie klienci, wyposażeni w pełną funkcjonalność definiowania procesów, ich uruchamiania i realizowania pełnej obsługi.

Podczas instalacji użytkownik może wybrać system komunikacyjny, jakim zamierza posługiwać się - Microsoft Exchange bądź Novell GroupWise. Obecnie produkt nie jest wyposażony w obsługę cc:Mail i Notes Mail, ale funkcja ta ma znaleźć się w kolejnej wersji Ensemble.

Możliwe jest także skopiowanie instalacyjnych plików dystrybucyjnych na serwer sieciowy, dzięki czemu kolejne instalacje mogą być dokonywane bezpośrednio z serwera.

Praca z produktem

Oprogramowanie Ensemble instalowane jest wyłącznie na klientach sieciowych. Program instaluje na komputerze cztery moduły: Author, Agent Admin, Role Admin i Worflow Central.

Głównym modułem pakietu Ensemble jest Author, który pozwala w sposób graficzny, za pomocą ikon, definiować procedury obiegu informacji. Procedury (lub procesy) te bazują na dwóch czynnikach: rolach, jakie sprawują w procesie obiegu informacji poszczególne osoby, a także kryteriach, które decydować będą o drodze realizacji procesu.

Tworząc na komputerze odzwierciedlenie rzeczywistych procedur obiegu informacji w firmie, użytkownik posługuje się ikonami, przedstawiającymi osoby, aprobujące poszczególne jego etapy. Wygląd ikon może być dowolnie modyfikowany, dzięki czemu mogą one przedstawiać np. fotografie osób, biorących udział w danym procesie. Ikony przedstawiają role, a nie konkretne osoby, tzn. w poszczególnych fazach realizacji procesów występują nazwy stanowisk służbowych, a nie personalia osób. Za pośrednictwem aplikacji Role Admin osoby są przyporządkowywane do stanowisk. Dzięki temu osiągana jest niezależność procesu od konkretnych osób, np. zmiana szefa działu nie powoduje potrzeby modyfikacji całego procesu wymiany ikony menedżera, wystarczy w programie Role Admin zmienić przyporządkowanie ikony Menedżer innej osobie.

Istotnym elementem jest definiowanie kryteriów obiegu informacji w ramach danego procesu (np. zdefiniowanie, że zaliczki dla pracowników większe niż 1 tys. zł muszą być aprobowane bezpośrednio przez prezesa firmy, a dopiero później trafiają do księgowej, mniejsze - bezpośrednio przez główną księgową). Użytkownik definiujący proces może posługiwać się dowolnymi kryteriami, które sam tworzy. Jego jedynym obowiązkiem jest takie zdefiniowanie procesu, by osoba, która bierze w nim udział, zadeklarowała określoną kwotę zaliczki, którą chce otrzymać. W trakcie realizacji procesu Ensemble zwróci uwagę, by daną kwotę wpisać w odpowiednim miejscu. Jeśli nie zostanie to wykonane, program nie przejdzie do realizacji kolejnego etapu procesu.

Definiowanie procesów

Ensemble oferuje duże możliwości, jak na produkt sprzedawany "z półki". Bogata dokumentacja szczegółowo opisuje zagadnienia związane z definiowaniem procesów obiegu informacji, a liczne załączone przykłady ułatwiają zwykłym, nie zaawansowanym pracownikom firmy własnoręczne opracowywanie takich procedur.