Biedne szkoły, niedoinwestowane szpitale i ubogie ośrodki kultury nie dostają od bogatych firm starego sprzętu komputerowego. Powód jest prosty - za szczodrość trzeba płacić.

Z wariantów, nad którymi się zastanawiałam, wybiorę chyba pod koniec roku leasing komputerów, tak aby po 3 latach leasingodawca wymienił nam sprzęt na nowy. Liczba obecnie zamortyzowanych komputerów nie przekracza 10-20% ogółu, dlatego problem, co zrobić ze starym sprzętem, nie jest na razie palący. Skłaniam się jednak do pomysłu jego sprzedaży.

Bożena Małczak, dyrektor ds. informatyki w Fabryce Kotłów Rafako SA

Wniosków o darowizny przychodzi do firmy bardzo dużo, ale wymagania szkół zwiększają się i już zamortyzowanych komputerów nikt nie chce. Sprzęt wykorzystywany jest tak długo, jak długo pracuje, a na cele charytatywne wolimy przeznaczyć pieniądze.

Joanna Grzesiak, dyrektor informatyki w Stoczni Szczecińskiej SA

Część historycznego sprzętu trafiła kiedyś do szkół. Obecnie duża partia komputerów PC XT leży w magazynie, gdyż do zepsutych egzemplarzy brakuje podzespołów, jak karty Herculesa, a reszty nikt nie chce wziąć.

Janusz Kulik, kierownik działu informatyki w Zakładach Tworzyw Sztucznych Erg-Bieruń SA

Każda księgowa trzy razy pomyśli, zanim pozwoli informatykom oddać stary sprzęt komputerowy pobliskiej szkole podstawowej. Za szczodrość trzeba bowiem płacić i, co więcej, darowizn nie można zaksięgować po stronie kosztów uzyskania przychodów. Lepiej zużyty sprzęt rozbić młotkiem lub rozebrać na części, niż przeznaczyć go na cele charytatywne.

W dużej, prężnie rozwijającej się i zatrudniającej kilka lub nawet kilka tysięcy pracowników umysłowych firmie, komputer kupowany jest co najmniej raz w tygodniu. Codziennie natomiast do działu księgowości spływają faktury za nabyte przez administratorów materiały eksploatacyjne i podzespoły. Każdy dysk twardy, każde pudełko z tonerem musi zostać zaksięgowane, a jego wartość wykazana w comiesięcznych raportach. Nie wynika to ze skrupulatności lub fanaberii księgowych, lecz perspektywy kontroli skarbowej, której urzędnicy będą starali się za wszelką cenę wykazać, że firma odprowadziła niższy niż powinna podatek dochodowy.

Najważniejszym słowem, które muszą opanować informatycy myślący o działalności charytatywnej, jest amortyzacja, czyli mówiąc po polsku - zapisanie w koszty zużycia sprzętu. Im koszty te będą większe, tym niższy podatek dochodowy firma zapłaci pod koniec miesiąca.

Trwały czy nietrwały?

O tym, że komputer jest środkiem trwałym, można przeczytać w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie amortyzacji środków trwałych (Dz.U. Nr 6, poz. 35 z 17 stycznia 1997 r.), do którego wydania deleguje ministra ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych. Wynika z niego, iż za środek trwały uznaje się "maszyny, urządzenia i środki trwałe (...) stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania". Określenie "kompletne i zdatne do używania" oznacza, że dla przedstawicieli urzędu skarbowego komputerem jest maszyna z monitorem, a nie bez niego. Środkiem trwałym nie jest też dysk twardy bądź toner do drukarki. Sama jednostka centralna ze stacją dyskietek, płytą i procesorem nie jest środkiem trwałym, gdyż nie może działać samodzielnie bez monitora, tak jak monitor nie może działać bez komputera. Dlatego w załączniku do wspomnianego rozporządzenia używa się określenia "zespół komputerowy".

Czym jest zatem monitor bądź dysk twardy? Otóż w zależności od inwencji księgowego, może być częścią składową zespołu komputerowego lub materiałem eksploatacyjnym. Różnica między częścią składową a materiałem jest subtelna - materiał w chwili zakupu przeznaczony jest do zużycia, część składowa natomiast nie. Dysk twardy może być jednak materiałem eksploatacyjnym, jeśli udowodnimy, że wykorzystuje go więcej niż jedna osoba np. znajduje się w komputerach tych pracowników, których dyski są w naprawie.

Zysk czy strata?

Proces ewidencjonowania części składowej zaczyna się w momencie wyjęcia elementu starego, oceny jego wartości i odliczeniu jej od amortyzowanego środka trwałego. Jeśli na jego miejsce wejdzie np. dysk twardy za 600 zł, to komputer będzie kosztował o 600 zł więcej i jego czas amortyzacji wydłuży się. Jest to proces skomplikowany, dlatego lepszym rozwiązaniem dla wielu firm, które szukają kosztów (czytaj: sposobów na obniżenie podatku dochodowego), jest zaliczenie dysku, monitora czy karty sieciowej do materiałów eksploatacyjnych, a wartości elementu - do kosztów uzyskania przychodu.