Mechanizm wciągania podzespołów w koszty nie wymaga wiele inwencji. Administrator sieci kupuje po prostu nową klawiaturę, a starą zgłasza jako przeznaczoną do naprawy. Następnie pisze uzasadnienie, że koszt naprawy przekracza jej wartość i klawiaturę można wyrzucić. Aby jednak wyrzucić część bądź nawet cały komputer, a jego wartość księgową wpisać po stronie kosztów, trzeba zawiadomić urząd skarbowy o fakcie i miejscu złomowania starego sprzętu. Dopiero wówczas jego wartość księgową na dany dzień będzie można wliczyć w koszty.

Amortyzacja komputera może trwać 3 lata bądź niecałe 1,5 roku. Dla księgowego - im krótszy czas amortyzacji, tym większe koszty i mniejszy podatek dochodowy. Dlatego normalną, roczną stawkę amortyzacji - wynoszącą 30% - można podwoić udowadniając, że komputery podlegają większemu niż zwykle zużyciu np. praca na trzy zmiany czy w złych warunkach. Wówczas miesięczna kwota amortyzacyjna, którą zapisuje się po stronie kosztów, może zwiększyć się dwukrotnie.

Szkole czy pracownikowi?

Pomysł, aby przekazać komputer szkole, jest w myśl przepisów i interesu firmy całkowicie nietrafiony. Jeśli firma ma zamiar stare komputery, których wartość księgowa wynosi zero, komuś podarować, wówczas ze świecą szuka nabywcy. Jeśli komputer jest nowszy, a jego amortyzacja nie zakończyła się, to od wartości księgowej należy odprowadzić 22% podatku VAT.

Negatywny scenariusz dotyczy również sprzedaży komputera pracownikowi. Jeśli transakcja opiewa na wartość księgową, to wprawdzie wartość ta wpisywana jest po stronie kosztów, ale pojawia się również ta sama wartość sprzedaży. Summa summarum firma wychodzi na zero. Przy zaniżeniu wartości sprzedaży, firma traci różnicę między wartością księgową a wartością sprzedaży. Jeśli natomiast wartość sprzedaży zostanie zawyżona, to od różnicy do urzędu skarbowego wpłacany jest podatek w wysokości 38%. Tylko w tym przypadku firma może pochwalić się dochodem, choć jego uzyskanie jest trudne, gdyż niewielu jest klientów na przeszacowany sprzęt komputerowy.

Może jednak wypożyczyć?

Ze starzeniem się sprzętu nieodłącznie związana jest kwestia jego wypożyczania. Wychodząc z założenia, że skoro i tak starego komputera trzeba się pozbyć w ciągu trzech lat, lepiej go wypożyczyć i płacić jedynie za dzierżawę.

Kiedy w przeszłości klient kupując komputer mógł sądzić, że po 3 latach będzie mógł go sprzedać za 40-50% wartości początkowej, to dzisiaj wartość odsprzedaży może nie przekroczyć 10%. Nie bez znaczenia jest więc fakt, że w koncepcji leasingu własność sprzętu pozostaje przy leasingodawcy, a klient płaci jedynie za użytkowanie.

W Polsce jednak wciąż pokutuje przesąd, że nie można oddać sprzętu po upływie okresu wypożyczenia, gdy zapłaciło się leasingodawcy 100% jego wartości lub nawet więcej. Dlatego większość firm, korzystających z leasingu, odkupuje sprzęt od firmy, która go wypożyczyła.

Wymienić czy odsprzedać?

Dla firmy jednorazowy zakup kilkudziesięciu komputerów może się wiązać z podpisaniem umowy na jego wymianę po dwóch czy trzech latach. Takie rozwiązanie proponuje m.in. Dell Computer Poland i nowosądecki Optimus. Dell nie zdradza jednak, czy znalazł klientów, którzy chcieliby kupić komputer na podobnej zasadzie. Amerykańska firma zapewnia, że jest w stanie odkupić stary sprzęt wraz z drukarkami od klienta, o ile ten zdecyduje się na zakup komputerów Della. Oferta Della nie byłaby możliwa bez umowy z polskim oddziałem ING Lease, który zapewnia leasing operacyjny (stosowany w sytuacjach, kiedy klient po upływie okresu leasingowego nie zostaje właścicielem sprzętu) i finansowy (dla klientów, którzy odkupują sprzęt po upływie tego okresu).

Inną formą promocji jest oferta Optimusa, który umożliwia trzykrotną wymianę komputera na nowy w ciągu 18 miesięcy od daty zakupu. Handlowcy nowosądeckiej firmy nie ukrywają, że promocja dotyczy wyłącznie komputerów Optimusa, a wymiana na nowy oznacza po prostu 15-25% rabat przy zakupie. Nowy komputer - jak zapewnia Optimus - będzie o klasę wyższy, czyli jeśli wymieniany miał procesor Pentium 200 MMX, to nowy powinien mieć Pentium II 233 MMX. Największy rabat przy wymianie nowosądecka firma oferuje nabywcom komputerów z serii Prestige, ale oni też kupują komputer najdroższy. Nie wiadomo, co będzie się działo za 18 miesięcy. Nieoficjalnie przedstawiciele firmy przyznają, że stare komputery będą odkupywane od klientów, którzy przy zakupie nowego komputera odliczą sobie tyle, na ile Optimus wyceni stary sprzęt. Przy każdej wymianie, stary komputer jest sprzedawany nowosądeckiemu producentowi i przekazywany - jak podkreślają przedstawiciele Optimusa - na cele charytatywne.