To zazwyczaj nader kosztowne rozwiązanie zapewni względne bezpieczeństwo nie tylko na wypadek przejęcia bądź upadku firmy. Pozwoli także na względne uniezależnienie się od przejściowych problemów dostawcy, których skutkiem jest wolniejszy rozwój nowych produktów. Zdobycie kodów umożliwia budowę interfejsów online do aplikacji firm trzecich. Ułatwia tworzenie rozwiązań złożonych z najlepszych dostępnych systemów, a więc na dłuższą metę pozwala na względne uniezależnienie się od każdego dostawcy.

Drugim filarem zabezpieczeń prawnych jest zapis w kontrakcie dokładnych zasad świadczenia usług wsparcia (support) i utrzymania (maintance). Jak bardzo szczegółowe powinny być te zapisy? "Im bardziej, tym lepsze" - mówi Radosław Frańczak, dyrektor Działu Konsultingu w SAP Polska. Warto pokusić się o określenie wskaźników liczbowych przy ustalaniu minimalnej liczby specjalistów oddelegowanych do wsparcia.

Przygotowując tę klauzulę, trzeba uwzględnić nieprzewidywalne sytuacje, np. to że ktoś przejmie firmę, zatrudniając jej pracowników i równocześnie zawieszając lub ograniczając działalność będącą przedmiotem umowy.

Właśnie z tych względów poziom wsparcia powinien być również określany dopuszczalnymi czasami reakcji na założone rodzaje zgłoszeń. Jednak by zabezpieczenie to było skuteczne, firma musi przeprowadzać regularne pomiary wskaźników w celu wykrycia wszelkich odchyleń. (Oczywiście ta odpowiedzialność kontraktowa nie wyłącza odpowiedzialności na zasadzie winy.)

Równie szczegółowo powinny być zapisane warunki świadczenia usług utrzymania (maintenance). Im dłuższy okres wypowiedzenia i wyższe sankcje, tym lepiej. "Z punktu widzenia bezpieczeństwa dobrze jest zapisać w kontrakcie, że wypowiedzenie może się odbyć tylko w ściśle założonym okresie, np. tylko na początku roku, z odpowiednio długim okresem wypowiedzenia" - radzi Aleksander Popończyk. To odsuwa w czasie konieczność podjęcia wszelkich wiążących decyzji.

Dobrze wykorzystany czas

Niestety, w obliczu konsolidacji rynku nawet najlepsza umowa nie zwolni nas z konieczności podjęcia trudnych decyzji. Co zrobić, gdy w gazetach pojawiają się pierwsze informacje o tym, że zarząd naszego dostawcy ERP siada do rozmów na temat fuzji lub przejęcia? "Po pierwsze, nie panikować. Fuzje i przejęcia to teraz zjawisko typowe, a nie dowód wyjątkowego pecha danego klienta, zaś skutki ich można minimalizować" - radzi Piotr Milewski, długoletni pracownik SAP Polska, od początku grudnia dyrektor ds. kanału partnerskiego w polskim biurze PeopleSoft.

Co prawda przejęcia odbywają się w coraz szybszym tempie i przybierają coraz bardziej zaskakujący charakter (jak chociażby w przypadku rozmów SAP z Microsoftem). Zawsze jednak od pierwszych pogłosek do ostatecznej decyzji upływa co najmniej rok. Albo, że pogłoski były przedwczesne.

Jest to czas, który trzeba poświęcić na pełną orientację w sytuacji. Zazwyczaj po bliższym oglądzie okazuje się, że sytuacja nie jest taka zła, jak mogło się początkowo wydawać. "Rynek nie znosi próżni. Zazwyczaj na wieść o fuzji i przejęciu na rynku pojawia się wiele ofert od firm i niezależnych konsultantów, którzy chcą zająć się opieką i utrzymaniem systemu zagrożonego zanikiem oryginalnego wsparcia. Jako że fuzja oznacza cięcia, do dyspozycji pozostają także zwalniani pracownicy firmy, doskonale znający system" - tłumaczy Piotr Milewski.

Potwierdzają to klienci firm, które przechodziły w przeszłości poważne kryzysy. "W kilka miesięcy po pierwszych informacjach o problemach Baana zaczęły do mnie przychodzić oferty od najróżniejszych firm z całego świata, gotowych przejąć wsparcie" - opowiada Zbigniew Szkudlarek, kierownik Działu Informatyki w Apator Toruń, od czterech lat klient Baana. Zresztą przez niemal cały okres problemów Baana w Krakowie funkcjonowało centrum lokalizacyjne BEELC (Baan Eastern Europe Localization Center), które pomagało w rozwiązywaniu palących problemów użytkowników.

Oczywiście poziom usług wsparcia świadczonych przez mniejsze firmy niezależne od dostawcy czy wręcz konsultantów "wolnych strzelców" zazwyczaj odbiega jakością od tego, do czego przyzwyczaili nas producenci systemu i jego autoryzowani partnerzy. Także rozwój nowych funkcjonalności odbywa się wówczas w sposób trudniejszy do przewidzenia (co wymaga większej dyscypliny klienta w zarządzaniu kolejnymi wersjami produktu). Jednak zwłaszcza w przypadku przedsiębiorstw od lat korzystających i dobrze znających system oferowany poziom wsparcia jest satysfakcjonujący.

Aktualizacja pilnie potrzebna

Ten kilkunastomiesięczny margines warto także poświęcić na aktualizację używanego systemu do jego ostatniej stabilnej wersji. Na ogół właśnie ze znalezieniem wsparcia dla tej wersji jest najmniej problemów. Właśnie do ostatniej wersji systemów dopisywane są podstawowe modyfikacje.

Jej wdrożenie pozwoli oddalić jeszcze bardziej ostateczną decyzję, co do przyszłości systemu zintegrowanego. A dróg jest co najmniej kilka. Można postawić na dalsze jego utrzymywanie, samodzielny rozwój i obudowywanie rozwiązaniami firm trzecich. Na dłuższą metę to kosztowna strategia, jednak dość wartościowa w średniej perspektywie (2-3 lata), tj. na okres zwrotu z inwestycji w system. Można także spokojnie zająć się poszukiwaniem nowego rozwiązania albo po prostu poczekać. Jedno jest pewne. Kilkanaście miesięcy to czas, w którym jeszcze wiele może się zmienić.