Pozorne oszczędzanie

Jak zidentyfikować projekty, z których należy zrezygnować? Marek Kowalczyk mówi, że dla każdego projektu wystarczą 3 pytania: O ile wzrośnie sprzedaż? O ile realnie spadną koszty funkcjonowania firmy? O ile spadnie ilość kapitału zaangażowanego w firmę? Te trzy pytania należy zadać zarówno w odniesieniu do "teraz", jak i do "w przyszłości". Odpowiedź na nie wskaże projekty kwalifikujące się "pod nóż". Systematyczne ich zadawanie może skutecznie uzdrowić firmę w czasie krótszym niż tydzień. "Zdarza się, że po zadaniu tych trzech pytań podejmuje się decyzję o natychmiastowym przerwaniu ponad połowy projektów" - przyznaje Marek Kowalczyk.

Co ważne, wszystkie "chupchiki" powinny być natychmiast przerwane, bez względu na to ile pieniędzy i czasu już pochłonęły. Dalsza realizacja tych projektów może bowiem zabić firmę. "Widziałem już firmy, w których realizowano tyle <<chupchików>>, że przemęczeni ludzie zaczęli po prostu odchodzić. Nie ma znaczenia, ile środków taki projekt już pochłonął. Jeżeli zwrot z tej inwestycji nie będzie odpowiedni, to należy go przerwać. Może być to bolesne dla jego pomysłodawców, ale to jedyna droga" - argumentuje Marek Kowalczyk. "Obstawanie przy bezsensownych przedsięwzięciach tylko dlatego, że dużo nas do tej pory kosztowały nazywa się w psychologii pułapką kosztów utopionych" - dodaje.

Czasem lepiej zamrozić

Poza "chupchikami", których realizację należy jak najszybciej przerwać, są też projekty, które należy zamrozić. To przykład drugiej sytuacji wspominanej przez Tomasza Puchalskiego, w której problemy powodujące, że chce się zakończyć projekt, to problemy z zarządzaniem, które da się naprawić. Firmy bardzo często popełniają bowiem błąd nieumiarkowania w prowadzeniu projektów. Polega on na tym, że dążąc do jak najszybszego ukończenia wszystkich projektów, ich realizację zaczyna się zbyt wcześnie - zgodnie z maksymą, że czym wcześniej zacznę, tym wcześniej skończę. Prowadzi to do nadmiernego obciążenia pracą, złej wielozadaniowości i opóźnień w realizacji wszystkich projektów.

"Wszystkie sensowne projekty są bardzo ważne i powinny być zrealizowane, ale niezbędne jest ustawienie ich w kolejce, a następnie konsekwentna realizacja zgodnie z przyjętą kolejnością" - wyjaśnia Marek Kowalczyk. Pewne projekty muszą więc być zamrożone. Ich realizacja zacznie się co prawda później, ale w rezultacie wprowadzenia zasady kolejkowania, zostaną ukończone szybciej. Zdaniem Marka Kowalczyka, zamrożenie przynajmniej 25% projektów powoduje wzrost tempa ich realizacji o około 20-30%. Jak żartobliwie zauważa, "zasada kolejkowania jest bardzo tanim sposobem na uzyskanie konkretnego efektu biznesowego".