Przykładem konieczności definiowania dokumentu komputerowego ze względu na zmianę dokumentu rzeczywistego jest wprowadzenie stale nowych przepisów dotyczących faktur VAT-owskich. Definicja faktury w systemie może się składać z definicji poszczególnych kwot na fakturze razem ze sposobem ich przeliczania, np.

ilość towaru *cena jednostkowa = wartość

wartość * stawka_VAT = Wartość VAT

Do zdefiniowania tych zasad wystarczy określenie sposobu identyfikacji poszczególnych kwotę i proste wyrażenia arytmetyczne. Definicja taka powinna zawierać również definicje sposobu kontroli poprawności dokumentu na poziomie poszczególnych wartości, jak i całego dokumentu. Wartości poszczególnych pól mogą być wiązane ze swoimi dziedzinami zawartymi w słownikach, np. kontrola kodu towaru SWW przy stawce VAT innych niż 22%. Przykładem kontroli powiązań między poszczególnymi polami jest zdefiniowanie zależności polegającej na skontrolowaniu, czy suma do zapłaty zwiększona o opust daje wartość towaru.

Definiowalne powinny być nie tylko wartości liczbowe i ich zależności, ale także pojawiające sie w zawartości dokumentu teksty np. dotyczące sposobu płatności na fakturach lub elementy korespondencji z klientem.

Tworzenie opisu stanowisk i wielostanowiskowy obieg dokumentów

Dokument elektroniczny w zintegrowanych systemach zarządzania zazwyczaj wędruje między różnymi stanowiskami pracy. Kolejność przejścia dokumentu ze stanowiska na stanowisko i operacje wykonywane na każdym ze stanowisk powinny być także definiowalne. Konieczne jest wprowadzenie zapobiegania przejścia na następne stanowisko przed zrealizowaniem wszystkich niezbędnych operacji na stanowisku poprzednim. Parametryzacja zawartości dokumentu musi być ukierunkowana na rolę definiowanych wartości na wszystkich stanowiskach po których dokument ten obiega. Sposób definicji obiegu dokumentu musi uwzględniać nie tylko fakt zmian osób do których dokument jest kierowany, ale także zmian funkcji poszczególnych stanowisk wraz z możliwościami dodawania stanowisk nowych. Bardzo prostym przykładem może być zatwierdzanie dokumentów. W jednej firmie wystarczy jeden podpis w innych wymaga to przejścia przez wiele stanowisk.

Dokument elektroniczny zawiera zazwyczaj wiele informacji, z których tylko część powinna być widoczna na danym stanowisku pracy. Na innym stanowisku zazwyczaj widoczne są inne informacje. Przykładem może być jeden dokument magazynowy, który inaczej musi być widziany w księgowości materiałowej a inaczej przez magazyniera. Wprowadzenie mechanizmów pozwalających na definiowanie sposobu widzenia dokumentu na poszczególnych stanowiskach pracy pozwala na uniknięcie zmian oprogramowania w przypadku zmian uprawnień poszczególnych pracowników czy zmian organizacyjnych.

W momencie, gdy mamy definiowalne dokumenty, konieczne jest także definiowanie operacji na nich. Ponieważ znaczenie wartości i sposób ich wprowadzania jest definiowany przez użytkownika, to również użytkownik musi określić jak wartość ta ma funkcjonować w innym miejscu systemu. Dobrym przykładem takich zależności jest księgowanie poszczególnych wartości z faktury. Gdy pola faktury są definiowalne, to również ich sposób rozksięgowania musi być definiowalny i konieczne jest stworzenia dla tych pól wzorców rozksięgowań.