Słowniki

Wszelkiego rodzaju nazwy komórek organizacyjnych, stanowiska, typu dokumentów i wszelkiego rodzaju zbiory wartości dla poszczególnych pól powinny być definiowane w słownikach dostępnych dla użytkownika. Zmiana zbioru wartości, np. dodanie nowej komórki organizacyjnej, zmiany nazw województw wymaga wtedy tylko dodania tej wartości wraz z opisem do słownika, co bez problemu może wykonać użytkownik. Należy zwrócić uwagę na fakt, że elementy słownikowe mogą być aktualne lub przeterminowane, dlatego dobrze jest używać zakresu dat w jakich są stosowane. Elementów nieaktualnych nie można usuwać ze słownika ze względu na to, że wartości te występują w danych archiwalnych.

Powiązanie przez klucze wewnętrzne

Przy definicji powiązań między danymi stosowanie kluczy obcych innych niż nadawane wewnętrznie przez system prowadzi często do niepotrzebnych komplikacji. Przykładem może być powiązania danych płacowych z kartoteką osobową przez nazwisko pracownika. W wypadku zmiany nazwiska np. przy zmianie stanu cywilnego kobiety, trzeba dokonać nie tylko zmiany pojedynczego pola w kartotece osobowej, ale także zmian we wszystkich tablicach, gdzie to nazwisko służyło do definiowania wymienionej osoby. Zastosowanie jako łącznika np. wewnętrznego numeru pracownika zapobiega tego rodzaju kłopotom. Niektóre dane wydają się być idealne do używania jako klucze obce do wzajemnych powiązań, a mimo to stosowanie ich może prowadzić do znacznych perturbacji. Przykładem może być kod nomenklatury celnej CN, który został właśnie po to stworzony aby identyfikować towar. Niedawno został on zmieniony, co spowodowało konieczność zmian w wielu programach posługujących się tym kodem jako łącznikiem.

Generowanie raportów

Zmorą wszystkich twórców oprogramowania dla zarządzania są wymagania użytkowników dotyczące różnych raportów z bazy danych. Elementy raportujące są chyba najczęściej zmieniane, a ich liczba przyrasta w sposób nie kontrolowany. Nie nastręcza żadnego kłopotu znalezienie systemu zawierającego po kilka tysięcy różnych raportów. Większość nowo tworzonych systemów zawiera generatory raportów pozwalające użytkownikowi na definiowanie własnych zestawień. Przy tworzeniu systemu warto dużo wysiłku poświęcić na to, aby generatory raportów były silne funkcjonalnie, ale jednocześnie łatwe w użyciu, bo inaczej informatycy będą bez przerwy tworzyli nowe raporty.

Szczególnie przy realizacji funkcji raportujących ważne jest, aby system oprócz własnych raportów i generatorów miał otwarte możliwości do wyeksportowania danych dla innych narzędzi takich jak np. standardowe arkusze kalkulacyjne, programy prezentacji wizualnej i tym podobne.

Tworzenie definicji dokumentów

Odzwierciedlając rzeczywistość, informatyczne systemy zarządzania posługują się najczęściej dokumentami elektronicznymi, które nie zawsze muszą być dokumentami rzeczywistymi, ale należy dążyć do ich wiernej odpowiedności. Każdy dokument elektroniczny musi być drukowalny, tak aby można było zrobić jego trwała kopię, ale zawartość przechowywanego w bazie danych dokumentu jest najczęściej szersza niż drukowanego. Różnica ta dotyczy nie tylko danych wewnętrznych systemu, ale również danych merytorycznych. Stworzenie możliwości definiowania treści dokumentów i ich postaci zewnętrznych, w istotny sposób ułatwia modyfikacje dotyczące tych dokumentów. Należy od samego początku przewidzieć fakt, że jeden dokument elektroniczny może mieć wiele postaci wydruku.