W Amice wdrożono trzy normy ISO. Jako jedna z pierwszych firm w kraju uzyskała certyfikat systemu zarządzania jakością ISO 9001, a następnie certyfikat systemu zarządzania środowiskiem ISO 14001, które ostatecznie połączono w Zintegrowany System Zarządzania. Firma wdrożyła także system zarządzania bezpieczeństwem zgodny z normą OHSAS 18001, który został połączony z wykorzystywanym wcześniej systemem opartym na standardach DQS Tip. Dział informatyki działa w obrębie wdrożonych procedur ISO, choć żaden z certyfikatów bezpośrednio nie wpływa na pracę informatyków. "Czasami normy ułatwiają pracę. Niektóre procesy, które chcemy zinformatyzować, są już opisane przez ISO - wówczas jest łatwiej. Czasem jednak procedury są czynnikiem usztywniającym. Wprowadzenie zmian w procesie opisanym w ISO nie jest już takie łatwe" - opowiada Piotr Miszewski.

Biuro SAP zajmuje się wszystkimi sprawami związanymi z systemem R/3 oraz systemem EDI - przede wszystkim administrowaniem nimi i rozwojem tylko w ograniczonym zakresie. "Wdrożyliśmy praktycznie wszystkie moduły niezbędne firmie produkcyjnej" - mówi Piotr Miszewski. - "Każdy z pracowników obsługuje najczęściej po dwa moduły. Wyjątkiem jest moduł obsługujący planowanie produkcji, z którego korzysta duża liczba użytkowników - ponad 100. Dlatego zajmujący się nim informatyk nie ma dodatkowych obowiązków".

Do obowiązków osoby odpowiedzialnej za dany moduł należy bieżąca administracja, prace programistyczne oraz wsparcie użytkowników. W przypadku prowadzenia projektów mających na celu rozszerzenie funkcjonalności informatycy muszą częściowo zajmować się także zagadnieniami analitycznymi. "Firma wciąż się rozwija, cały czas trzeba coś modyfikować: od prostego wprowadzenia nowego raportu aż po wprowadzenie całej transakcji" - opowiada Piotr Miszewski.

Koniec śrubokręta

Obecnie Amica prowadzi wstępne prace. Trwają rozmowy z potencjalnymi dostawcami, mające na celu stworzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Ma to być drugi pod względem ważności (po SAP) system wykorzystywany w firmie. Amica nie przewiduje obecnie stworzenia nowych etatów dla informatyków, którzy mieliby obsługiwać nowy system. "Zobaczymy, jak będzie się rozwijać sytuacja. Wdrożenie w pełnym zakresie potrwa z pewnością kilka lat. W pierwszym roku nie spodziewamy się dużego zapotrzebowania na wsparcie dla użytkowników. W zależności od rozwoju sytuacji będziemy odpowiednio reagować. Jeśli potrzeba będzie więcej nadzoru, być może powstanie w ramach działu informatyki biuro podobne do biura SAP" - mówi Piotr Miszewski. W planach Amica ma również wdrożenie systemów automatycznej identyfikacji. Rozważane są dwie technologie - kody kreskowe i technologia radiowa RFID. Firma chce w ten sposób zmniejszyć liczbę błędów związanych z identyfikacją surowców, półproduktów, produktów, a także skrócić czas identyfikacji.

Projekty informatyczne w Amice są inicjowane zarówno przez pracowników działu informatyki, jak i użytkowników systemów. "Informatycy trzymają rękę na pulsie, przyglądają się nowym technologiom pod kątem wykorzystania ich w firmie. Jeśli są szanse na ich zastosowanie, organizowane są prezentacje i dyskusje z kierownikami odpowiednich działów, czy widzą potrzebę wykorzystania danej technologii, a także czy potrafią uzasadnić inwestycje" - wyjaśnia Piotr Miszewski. Jego zdaniem w coraz mniejszym stopniu ceni się umiejętności czysto techniczne informatyków, coraz bardziej liczy się rozumienie biznesu. "Informatyk od dawna nie biega po zakładzie ze śrubokrętem. Nie siedzi już nawet cały czas za klawiaturą. Teraz musi być przygotowany do wykonania studium przypadku, pokazania rozmaitych wariantów inwestycji i przedstawienia rekomendacji dla najbardziej korzystnego" - uważa Piotr Miszewski.

W firmie następuje coraz większa integracja między jej strategią a planami informatyzacji. Inwestycje muszą być ściśle powiązane ze strategią, muszą mieć uzasadnienie ekonomiczne. Trudno przekonać zarząd, jeśli nie można przedstawić szczegółów dotyczących zwrotu z inwestycji. Dokładna kalkulacja pokazująca koszty i zyski to obecnie praktycznie jedyna skuteczna argumentacja. "Coraz częściej udaje się to jednak wyliczyć. Dużą rolę odgrywają przy tym kierownicy liniowi, szefowie poszczególnych działów, które obsługują podstawową działalność firmy. Jeśli są zainteresowani usprawnieniami, muszą dostarczyć argumentów" - mówi Piotr Miszewski.