Dokładna ocena funkcjonalności pozwoli również dokonać właściwego wyboru między rozwiązaniem "mniejszym" i prostszym, ale spełniającym potrzeby jego użytkowników, a rozwiązaniem "większym" oferującym zaawansowane technologie informatyczne, którego wszystkie możliwości stosunkowo rzadko będą wykorzystywane przez decydentów czy nawet analityków. Ponadto "rozbudowane" rozwiązania informatyczne mogą wymagać dodatkowych nakładów związanych z zapewnieniem właściwej infrastruktury sprzętowej.

Warto również ocenić dane rozwiązanie, przyjmując takie kryteria, jak: czy system jest wiarygodny (czy prezentowane dane nie budzą wątpliwości co do ich prawdziwości i poprawności obliczenia), czy system zapewnia dostęp do informacji na czas (ani za wcześnie, ani za późno), czy system działa niezawodnie, czy występują możliwości budowania własnych analiz i zapytań ad hoc, czy istnieje duża elastyczność w generowaniu raportów, czy jest możliwa współpraca z istniejącymi już aplikacjami w firmie, jaki jest stosunek możliwości do ceny, jaki jest czas wdrażania (im dłuższy okres implementacji rozwiązania, tym bardziej jego efekt rozmywa się w czasie, rosną koszty, spada motywacja do korzystania z nowego rozwiązania itd.), czy system jest łatwy i wygodny w użytkowaniu (tak, aby grono jego użytkowników mogło być maksymalnie szerokie). Ostatnie wymienione kryterium często jest lekceważone, a przecież zarządzający nie muszą być osobami biegłymi w obsłudze komputera, a jeśli sami nie będą mogli korzystać z systemu BI, to - po pierwsze - nie będą widzieli pożytku z jego zastosowania, po drugie - zostaną i tak zmuszeni do zamawiania np. u konsultantów analizy i czekania (może i nieco krócej, ale jednak) na ich przygotowanie.

Ocenić koszty

Ostatnią kwestią, jaką należy przeanalizować, rozważając decyzję o wdrożeniu rozwiązania klasy BI, jest przeprowadzenie rachunku efektywności ekonomicznej pozwalającego ocenić to przedsięwzięcie. Inwe-stowanie - w tym również w technologie IT - wymusza konieczność dysponowania znacznym kapitałem potrzebnym do finansowania nakładów, gdzie ewentualne efekty zawsze następują z opóźnieniem.Tylko właściwe zaplanowanie przedsięwzięcia informatycznego, określenie kosztów jego realizacji, oszacowanie spodziewanych efektów pozwolą podjąć właściwą decyzję o jego realizacji. Zwłaszcza dokładnie trzeba rozpatrzyć inwestycję długotrwałą i kosztowną w kontekście, jaki będzie jej wpływ na kondycję przedsiębiorstwa dziś i w przyszłości. Pozwoli to uniknąć sytuacji przeinwestowania, gdzie mogłoby zabraknąć środków finansowych na bieżącą działalność.

Przedstawiona w artykule problematyka, związana z prężnie rozwijającymi się w ostatnich latach systemami klasy BI, jest próbą zwrócenia uwagi na świadomy, poparty ekonomiczną analizą, wybór rozwiązania, które - jeżeli zostanie właściwie zaimplementowane - efektywnie i skutecznie wspomaga kadrę kierowniczą w zarządzaniu firmą.

dr Helena Dudycz jest adiunktem w Katedrze Teorii Informatyki Instytutu Informatyki Ekonomicznej w Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu.