W wielu przypadkach może się okazać, że trzeba wdrożyć jedynie dedykowane narzędzie analityczne, w innych zaś warto zbudować tematyczną hurtownie danych, a jeszcze w innych - wskazane jest wdrożenie kompleksowego rozwiązania od jednego dostawcy. Aby to ustalić, trzeba przeprowadzić dokładną analizę rzeczywistych potrzeb kadry kierowniczej firmy. Im bardziej będzie skonkretyzowana szczegółowa analiza wstępna i im więcej uzyska się odpowiedzi na zadane pytania, tym istnieje większa szansa na podjęcie trafnej decyzji dotyczącej budowy rozwiązania klasy BI w przedsiębiorstwie.

Brak dostatecznego uzasadnienia do zaimplementowania aplikacji analitycznych nie przyniesie spodziewanych korzyści. Trzeba jasno określić cel biznesowy uzasadniający wdrożenie tego typu systemu (nie wystarczy tylko stwierdzić, że "informacja jest strategiczna").

Kierownictwo powinno zacząć brać pod uwagę możliwość stworzenia systemu klasy BI, gdy:

• bardzo często bada się i analizuje stan firmy oraz sytuację rynkową, gdzie ilość danych jest niepełna (dotyczy to zwłaszcza przyszłości);
• wstępuje bardzo duża złożoność prowadzonej przez firmę działalności;
• istnieje potrzeba częstego wykonywania prognoz oraz planów, a dane dotyczące przyszłości są niepełne;
• występuje trudność w zbieraniu danych pochodzących z wielu baz danych i - na ich podstawie - podejmowanie trafnych decyzji;
• dostarczane raporty przez istniejące w firmie systemy informatyczne są niesatysfakcjonujące pod względem analizowania właściwych danych i informacji;
• istnieje brak czytelnych relacji przyczynowo-skutkowych oraz spójności pomiędzy poszczególnymi elementami raportów;
• występuje szeroki zakres wykorzystywanych w przedsiębiorstwie baz danych i rozwiązań pochodzących od różnych dostawców.

Natomiast można zastanowić się nad odłożeniem na jakiś czas inwestycji w zakresie rozwiązania BI, gdy: (1) używany w firmie system IT spełnia potrzeby informacyjne kierownictwa, (2) nie występują często sytuacje decyzyjne z niepewną informacją - nie istnieje konieczność korzystania z rozwiązań bazujących na modelach ekonometrycznych czy też statystycznych, (3) nie ma potrzeby stosowania zaawansowanych narzędzi analitycznych, (4) przedsiębiorstwo prowadzi swoją działalność na dość stabilnym rynku.

Jakie rozwiązanie wybrać?

Drugie zasygnalizowane zagadnienie wymagające rozpatrzenia to: jaki wariant realizacyjny wybrać. Jeśli powyższa analiza przeprowadzona w firmie wskazuje konieczność zastanowienia się nad systemem klasy BI, należy zastanowić się nad koncepcją realizacji podejścia: "dostarczania istotnych i adresowanych informacji tym, którzy jej potrzebują". Wymaga to zbudowania architektury systemu, który pozwoli na: (1) integrację i składowanie danych pochodzących z różnych źródeł z zachowaniem ich jakości, spójności i poprawności, (2) przetwarzanie analityczne obejmujące rozwiązania do wielowymiarowej analizy zaistniałych faktów gospodarczych, odkrywania zależności między nimi czy też prognozowania zdarzeń oraz (3) udostępnianie i dystrybuowanie informacji za pomocą narzędzi z przyjaznym interfejsem użytkownika. Pod tym kątem trzeba przeanalizować obecne systemy IT w przedsiębiorstwie, a także oferty firm informatycznych.

Należy jednak pamiętać, że wdrożenie kompleksowego rozwiązania klasy BI - zwłaszcza dla małych i średnich firm - może być procesem kosztownym i długotrwałym. Trzeba wybrać rozwiązanie, gdzie jednym z najważniejszych kryteriów będzie ocena możliwości funkcjonalnych proponowanego systemu w konfrontacji z wymaganiami oraz potrzebami kadry kierowniczej. Może się okazać, że lepsza jest nawet najprostsza analiza wykonana przez dedykowaną aplikację analityczną, której wyniki są dostępne szybko i zrozumiałe dla użytkownika, niż zaawansowana (z użyciem wyrafinowanych narzędzi typu OLAP czy eksploracji danych), której rezultaty będą trudne do szybkiej interpretacji (a w konsekwencji otrzymywane później).