Kluczowe dla powodzenia projektu wdrożeniowego jest też zaangażowanie ze strony osób, które dysponują wiedzą na temat rzeczywistego obrazu funkcjonowania organizacji. Niemal zawsze okazuje się bowiem, że rzeczywisty przebieg procesów wymiany informacji dalece różni się od formalnych procedur. Dzieje się tak, ponieważ ostateczny układ ścieżek informacyjnych w organizacji zawiera dziesiątki i setki drobnych optymalizacji wynikających z praktyki pracowników. Zazwyczaj warto pochylić się nad takimi usprawnieniami i iteracyjnie wykorzystywać je w kolejnych procesach optymalizacyjnych.

Rozwiązania wspierające zarządzanie dokumentacją mogą być też wyposażone w szereg dodatkowych mechanizmów - pozwalających na minimalizowanie konieczności ingerencji człowieka, a nawet praktyczne sprowadzenie jej tylko do obsługi zdarzeń wyjątkowych. "Obecnie możemy zoptymalizować cały proces przetwarzania informacji, włącznie z przyjmowaniem dokumentacji za pośrednictwem systemów elektronicznej wymiany informacji EDI czy mechanizmów elektronicznego fakturowania. Dalej możliwe jest podpięcie dokumentów wewnętrznych do korporacyjnego systemu poczty elektronicznej, systemów biznesowych i rozwiązań pracy grupowej. Wszystko po to, aby decyzje na wszystkich szczeblach organizacji były podejmowane na podstawie zagregowanych, rzetelnych i aktualnych informacji uzyskanych jak najmniejszym nakładem pracy ludzkiej" - mówi Dariusz Szwed. Eksperci zgodnie podkreślają, że negatywne nastawienie do rozwiązań wspierających obieg informacji będzie zanikać wraz ze zmianami pokoleniowymi następującymi w wielu organizacjach.

Wiedza łatwiej dostępna

Z uporządkowania procesów obiegu informacji wynika również dodatkowa, trudna do przecenienia wartość dla organizacji - uproszczenie dostępu do wiedzy biznesowej. "W dokumentach, zwłaszcza niestrukturalnych, zgromadzony jest ogrom wiedzy o własnej organizacji i o otoczeniu biznesowym. Jednak wyciągnięcie tych bezcennych informacji z dokumentów papierowych jest dziś praktycznie niemożliwe bez wsparcia informatycznego. Im wcześniej organizacja zdecyduje się na wykorzystanie systemu wspierającego obieg informacji, tym lepiej. W idealnym przypadku stosowne narzędzia powinny być uruchomione w początkowym etapie działalności firmy. Dzięki temu hordy arkuszy Excela, które dziś spotykamy w wielu firmach, można by niemal całkowicie wyeliminować i zastąpić kilkoma dokumentami podpartymi mechanizmami wersjonowania" - uważa Michał Kubik.

Wdrożenie narzędzi wspierających obieg dokumentów i zarządzanie nimi jest również pierwszym krokiem ku automatyzacji procesów związanych z przetwarzaniem informacji. Automatyzacja procesów obsługi dokumentów pozwala zaś na osiągnięcie wymiernych korzyści w zakresie dostępności i jakości informacji. To z kolei przekłada się na minimalizację liczby popełnianych błędów i kosztów, związanych np. z reklamacjami i decyzjami podejmowanymi na bazie nieprawdziwych albo nieaktualnych danych. "Automatyzacja musi być zorganizowana w sposób niezawodny. Tymczasem najbardziej zawodnym czynnikiem w całym procesie obiegu dokumentów jest najczęściej człowiek. Wobec tego systemy klasy workflow powinny uwzględniać również kwestie kadrowe, m.in. urlopy i zwolnienia" - mówi Michał Kubik.

Kolejnym potencjalnym źródłem korzyści jest łatwiejszy dostęp do informacji biznesowych na potrzeby procesów audytu i certyfikacji. Bardziej zaawansowane funkcjonalności pozwalają natomiast na przetwarzanie pozyskanych z dokumentów informacji i budowanie korporacyjnej bazy wiedzy. Bazy, która stwarza możliwości rozwoju dla całej organizacji. "Skorelowane informacje pochodzące z otoczenia firmy i wszystkich działów biznesowych pozwalają podejmować właściwe decyzje w terminie. Chodzi o to, żeby z morza informacji wydobyć te istotne w danej chwili. Często w procesach decyzyjnych okazuje się przecież, że informacja potrzebna do tego, aby podjąć najlepszą decyzję biznesową, od dawna była w posiadaniu firmy. Brakowało natomiast wiedzy i narzędzi ułatwiających sprawny dostęp do informacji" - mówi Dariusz Szwed.

Rynek z perspektywami

Na rosnącą popularność aplikacji pozwalających na uporządkowanie procesów obiegu informacji wpływają również regulacje prawne, które dotyczą m.in. maksymalnego terminu odpowiedzi na reklamację i śledzenia przebiegu sprawy. Regulacje prawne dotyczące poufności czy ryzyka mają kluczowe znaczenie dla organizacji działających w sektorach, takich jak: administracja publiczna, bankowość czy telekomunikacja. Systemy tej klasy mają również ogromny potencjał w sektorze MSP.