Jak nie utonąć w papierach

W miarę upowszechniania się rozwiązań oferowanych w formie usługowej systemy klasy workflow stają się coraz łatwiej dostępne. "Jeszcze kilka lat temu system archiwum elektronicznego kosztował nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Dziś są to kwoty wielokrotnie mniejsze, nawet licząc razem z kosztami zakupu urządzeń skanująco-indeksujących. Po drugie, usługi dostarczane w modelu cloud pozwalają przerzucić wszystkie czynniki ryzyka technicznego bezpośrednio na dostawcę" - podkreśla Dariusz Szwed. Takie zmiany rynkowe pozwalają sądzić, że już za kilka lat realna stanie się perspektywa prowadzenia działalności biznesowej całkowicie bez dokumentacji papierowej.

Komentarz

XXI wiek - świat cyfrowy jest faktem. Dowolna informacja jest na wyciągnięcie ręki, wystarczy tylko sięgnąć. Ponad 80% informacji

i wiedzy ludzkości przechowywane jest w sposób nieuporządkowany i niezarządzany. Ludzie tworzą informację w wygodny dla siebie sposób, czy to w postaci plików multimedialnych, obrazów cyfrowych, pisma odręcznego czy dokumentów elektronicznych. Wymieniają miedzy sobą te informacje za pomocą dowolnego medium: telefon, SMS, faks, list, poczta elektroniczna. Zwykle takiej wymianie informacji towarzyszy proces ją odzwierciedlający. Jeśli teraz powiążemy taki proces z systemami informatycznymi, nałożymy na to środowisko obowiązujące przepisy, standardy i regulacje prawne, to otrzymamy bardzo skomplikowany organizm. Największym wyzwaniem jest zapanowanie nad istniejącą już informacją: zarządzanie treścią, ocena wiarygodności zawartości, wyszukiwanie informacji, pewność i zaufanie co do źródła informacji. Analiza treści i wnioskowanie ze zgromadzonych danych stają się kluczowym elementem przewagi dzisiejszego świata. Odpowiedzią na wyzwania ery informacji jest IBM FileNet spełniająca opisane tu wymagania.

Michał Kubik, FileNet sales manager w IBM Polska

Komentarz

Optymalizacja przetwarzania dokumentów odgrywa istotną rolę w sprawności działania przedsiębiorstwa. Ma bezpośredni wpływ na usprawnianie i efektywność procesów. Technologia i jej koszt nie stanowią już bariery wejścia. Oprogramowanie i urządzania do obróbki dokumentów są w stanie przygotować każde wymagane przez zlecającego funkcjonalności. Realizację zmian i usprawnień mogą wesprzeć lub blokować czynniki społeczne. Zarząd przedsiębiorstwa powinien mieć jasną wizję modelu operacyjnego firmy, stanowiącego podstawę zmian procesowych. Projekty optymalizacyjne muszą uwzględniać również zarządzanie zmianą. Nie wystarczy bowiem postawić efektywne urządzenia multifunkcjonalne z wyszukanym oprogramowaniem, należy również nauczyć pracowników korzystania z tych rozwiązań. Bezwzględnie należy brać pod uwagę kulturę organizacyjną, której elementem są mechanizmy tworzenia i obróbki dokumentsu. Wdrożenie, aby właściwie służyło firmie, winno być dostosowanie do kompetencji i nawyków pracowników.

Ewa Banachowicz, dyrektor ds. rozwoju w Konica Minolta, ekspert Instytutu Outsourcingu.

Komentarz

"W morzu informacji" znalezienie tej najbardziej istotnej kosztuje czas i pracę ludzi. Zawsze po fakcie, gdy zastanawiamy się, dlaczego nie podjęliśmy właściwej decyzji we właściwym czasie, dochodzimy do wniosku, że wszystkie informacje były w naszym posiadaniu.

Dlaczego wobec tego nie możemy z nich korzystać? Odpowiedź jest tylko z pozoru prosta: bo informacja była rozproszona, bo nie mogliśmy powiązać posiadanych dokumentów z prowadzonymi sprawami, bo nieobecność pracownika uniemożliwiła nam zapoznanie się z istotnymi informacjami, bo dotychczasowe doświadczenia i nastawienie pracowników itp.

Koniecznością rynkową staje się wobec tego centralne zarządzanie posiadaną wiedzą i informacją, oraz zintegrowanie posiadanych informacji z krytycznymi procesami firmy.

Pomocą w tym stają się rozwiązania skanowania, przetwarzania dokumentów (OCR, tłumaczenie, pozyskiwanie danych), kategoryzacji dokumentów, obiegu spraw i automatyzacji procesów. Rozwiązania, które integrując się z aktualną infrastrukturą biura (tj: skanery, drukarki, systemy identyfikacji użytkownika, urządzenia MFP), pozwalają w sposób naturalny wprowadzać różnorodnej klasy dokumenty. Dla firm zainteresowanych znaczącymi efektami ciekawą propozycją jest przekazanie dokumentów wpływających do firmy w zarządzanie zewnętrznej firmie usługowej.

Dariusz Szwed, strategic account business consultant w Xerox Polska.


TOP 200