Co ważne, co nieważne

Powszechne korzystanie z poczty elektronicznej, jako podstawowego środka komunikacji, może prowadzić też do innych wynaturzeń. Zdarza się, że pracownicy siedzący w sąsiednich pokojach, którzy słyszeliby się nawet mówiąc nieco donośniejszym głosem, komunikują się właśnie za pomocą poczty elektronicznej. Ile jest w tym lenistwa, a ile zafascynowania gadżetami - nie wiadomo.

Następnym ograniczeniem korzyści, jakie daje rewolucja informatyczo-komunikacyjna, jest brak lub niska selektywność informacji. Owszem, w krótkim czasie możemy uzyskać wiele informacji na ważny dla nas temat, ale tylko znikoma ich część jest rzeczywiście istotna. I często w zalewie informacji trudno jest wyłuskać te ważne. W firmach, gdzie korzystanie z poczty elektronicznej jest powszechne, powrót np. z dwutygodniowego urlopu oznacza kilkadziesiąt lub nawet kilkaset plików z wiadomościami do przejrzenia, które nadeszły podczas nieobecności w biurze. Ile jest wśród nich rzeczywiście ważnych? Zapewne kilka procent, a te kilka procent może utonąć w powodzi mało istotnych komunikatów.

Czynnik ludzki

Aby w pełni wykorzystać zalety nowoczesnych technologii, konieczne jest zdawanie sobie sprawy z ważności owego ludzkiego czynnika rewolucji informatyczno-komunikacyjnej. A to wiąże się z postrzeganiem komunikacji w szerszy sposób niż jedynie jako przekazywanie informacji za pomocą systemów informatycznych i elektronicznych mediów. Ponieważ komunikacja jest procesem zachodzącym między ludźmi, nowe technologie muszą być traktowane tylko i wyłącznie jako narzędzia ułatwiające ludziom komunikowanie się. To technologie są dla ludzi, a nie ludzie dla technologii.

Po drugie, jeśli w firmie są problemy z komunikacją, pracownicy nie otrzymują potrzebnych informacji i nie przekazują ich, samo wprowadzenie nowych środków przekazywania informacji nic nie zmieni. Musi zmienić się nastawienie ludzi do komunikowania się, musi wytworzyć się atmosfera otwartości. Zmiany te są znacznie trudniejsze niż zmiany technologiczne.

Po trzecie, wdrożenie nowych narzędzi komunikacyjnych niczego nie zmieni, jeśli ludzie nie będą mieli wykształconych na odpowiednim poziomie umiejętności komunikacyjnych. Niezależnie od tego, czy jest to kontakt twarzą w twarz, czy za pomocą e-mail, trzeba wiedzieć, jakie są zasady dobrego komunikowania się.

Dopiero te zmiany, dotyczące czynnika ludzkiego, sprawiają, że stosowanie nowych technologii informatycznych i komunikacyjnych zwiększa efektywność działań. I to właśnie ze względu na owe potrzeby i cechy ludzi komunikacja jest uważana za najważniejszy czynnik sukcesu firmy.

Telefony i Cesarstwo Rzymskie

Najlepszym dowodem na to, w jaki sposób techniczne środki komunikowania przesądzają o stylu myślenia, jest historia kolonizacji.

Najlepiej charakteryzuje tę zależność Antony Jay w książce "Machiavelli i zarządzanie", wydanej przez Polskie Towarzystwo Ekonomiczne. Oto stosowny fragment:

"Istotę dobrej decentralizacji najłatwiej można dostrzec w sposobie tworzenia kolonii. Ateny i Rzym w starożytności, Genua i Wenecja w późnym średniowieczu, Hiszpania i Anglia po okresie odrodzenia, a także liczne inne imperia zawdzięczają swoją wielkość kolonizacji. Są też odmienne sposoby, np. podbój, gdy kraj silniejszy pokonuje słabszy, którego król poddaje się władzy zdobywcy i godzi na płacenie rocznej daniny. Przypomina to prosty zakup firmy, w stosunku do której nie podejmuje się szczególnych działań, poza zabieraniem jej zysków. Kolonizacja zaś jest czym innym, polega na otwarciu dziewiczych terenów albo ziemi, która jest słabo zaludniona i niemal całkowicie nierozwinięta. Macierzysty kraj mówi kolonizatorom: "W drogę. Tu jest mapa, a tu założycie kolonię. Od tej chwili wszystko zależy od was. Nie wiemy lepiej od was, jakie są możliwości w tym miejscu, ale z tego, co mówią podróżnicy, wynika, że są niezłe. Tak naprawdę, od was zależy, czy stworzycie tam małą osadę rybacką, czy też zbudujecie miasto równie wspaniałe jak metropolia. Możecie nawet za trzy miesiące wrócić do domu".

Naturalnie w miarę możliwości udzielimy wam pomocy, jeśli potrzebne będą posiłki wojskowe albo zapasy, prześlemy je, jeżeli będziemy mieli je do dyspozycji. Ale nie liczcie na nas. Chodzi o to, żebyśmy się wcale nie musieli wtrącać i żebyście się tak wzbogacili, by móc przysyłać pieniądze waszym rodzinom w kraju, a także móc sporo przeznaczyć na utrzymanie, we wspólnym interesie, naszej armii i floty. W każdym razie czeka was lepsza przyszłość tam niż w kraju".

Można dowodzić, że Cesarstwo Rzymskie tak się rozrosło i przetrwało tak długo - co stanowiło imponujące osiągnięcie zarządzania - dzięki temu, że nie było żadnych kolei, samochodów, samolotów, radia, papieru ani telefonów. Nie mogło zatem istnieć żadne złudzenie, że się sprawuje kontrolę nad gubernatorem prowincji. Nie mogła się kołatać myśl, że można do niego zadzwonić albo że on zadzwoni, jeśli sytuacja go przerośnie, albo będzie można do niego polecieć, by uporządkować sprawy, gdy zaczną iść źle. Wyznaczało się go, patrzyło, jak jego rydwan i tabor chowają w kurzu za najbliższą górą, i na tym się kończyło. (...) Nie mogło być zatem mowy o mianowaniu człowieka, który nie byłby w pełni wyszkolony i który by w pełni nie odpowiadał stawianym zadaniom, wiadomo było, że wszystko zależy od wyboru najlepszego kandydata na dane stanowisko. (..) Dzięki temu nigdy na miejscu nie potrzebował wskazówek politycznych ani decyzji z centrali, na których przekazanie i tak nie było żadnego sposobu. To wszystko musiało w nim tkwić głęboko, zanim jeszcze wyruszył w drogę.

Oczywiście, nie można było kierować imperium bez żadnej łączności - nie byłoby to imperium, lecz grupa małych, izolowanych państw, do których od czasu do czasu docierałby jakiś odkrywca. Rzymianie mieli świetny system komunikacyjny - kontrolowali trasy żeglugowe i stworzyli znakomitą sieć dróg. Mogli zatem przemieszczać armie, dostarczać posiłki i wysyłać garnizony, robić wszystko, co było potrzebne do ochrony granic, zapewnienia spokoju wewnętrznego i utrzymania zwartości imperium. Nigdy jednak nie mieli złudzeń, że mogą podnieść słuchawkę i wszystko uratować za cenę jednej rozmowy międzymiastowej.

Ogólnie biorąc, telefon jest znakomitym narzędziem do przekazywania i otrzymywania informacji, rad i propozycji, ale okropnym do sprawowania kontroli. Jak warknął pewien wytrącony z równowagi brytyjski admirał po operacji sueskiej: "Nelson nie wygrałby ani jednej bitwy, gdyby wówczas istniały teleksy".

Iwona D. Bartczak

--------------------------------------------------------------------------------

Roman Rostek jest doradcą w firmie konsultingowej GFMP.