Wiele dobrego

Na pewno trudno wyobrazić sobie efektywne funkcjonowanie firmy bez korzystania z nowych technologii. Dzięki nim możemy mieć natychmiastowy dostęp do ogromnej ilości informacji, w szybkim czasie możemy je przetwarzać. Dzięki temu więcej wiedzy jest dostępne specjalistom, a także każdemu zainteresowanemu pracownikowi.

Internet daje szansę na szybką wymianę informacji z otoczeniem przy praktycznie nieograniczonej dostępności do tego medium. Dzięki intranetowi firmy mogą znacznie ograniczyć przepływ dokumentów i liczbę papierów krążących w firmie. Intranet przyspiesza przetwarzanie informacji i umożliwia łatwe ich zapamiętywanie. Extranet pozwala na bliższy związek z klientami czy dostawcami, co umożliwia szybszą reakcję. Technologie te zmieniły wytwarzanie, marketing i zarządzanie. Pozwalają na zmniejszenie kosztów, poprawę jakości i lepsze reagowanie na zmieniające się potrzeby klientów. Tworzą przewagę konkurencyjną i dają możliwość powiększania udziałów w rynku.

Dla większości są to wszystko rzeczy oczywiste. Jednak bez szerszej perspektywy i rozumienia, że komunikacja niezależnie od stosowanych środków zachodzi między człowiekiem a człowiekiem, nowe technologie stają się jedynie gadżetami.

Ograniczenia

Wspomniane wcześniej korzyści, płynące z zastosowania nowoczesnych technologii informatycznych i komunikacyjnych, mogą być skutecznie zniweczone, jeśli nie będzie brany pod uwagę ów wymiar ludzki. Poczta elektroniczna zwiększa bezpośrednią dostępność do wielu potencjalnych odbiorców komunikatów, które mamy do przekazania. Ale właśnie - tylko potencjalną. Komunikacja wymaga przepływu informacji w obie strony, a nikt przecież np. w intranecie nie jest zmuszony do odpowiedzi. Stąd dostępność jest tylko teoretyczna.

Również zlikwidowanie barier technicznych przez intranet niekoniecznie likwiduje bariery społeczne. Gdy w firmie nie ma klimatu dla otwartej komunikacji, na nic się zda powszechne udostępnianie adresu intranetowego szefa firmy. Menedżerom czasami może się wydawać, że jeśli będą dostępni dla swoich podwładnych właśnie za pośrednictwem sieci, to zlikwidowane zostaną wszelkie bariery dla komunikacji. Tak nie jest. Jeśli pracownicy nie są zachęcani do wyrażania swych opinii, jeżeli obawiają się, że za to mogą być ukarani - sama możliwość wysłania informacji do szefa niczego nie zmieni.

Co gorsza, niektórzy menedżerowie uważają, że jeśli pracownicy znają ich adres w sieci i mają możliwość korzystania z niego, to nie potrzeba już innych sposobów do wymiany informacji. I kontaktują się ze swoimi podwładnymi jedynie poprzez ekran komputera, a tylko w wyjątkowych przypadkach bezpośrednio.

Na pewno dzięki sieci można wszystkim pracownikom w tym samym czasie przesłać tę samą informację. Ale przesłanie informacji to jeszcze nie komunikacja. Możliwość poznania informacji zwrotnej jest mimo wszystko znikoma, wyjaśnianie wszelkich wątpliwości jest trudniejsze niż w kontakcie bezpośrednim. A przede wszystkim pracownicy mają bezpośrednią potrzebę kontaktu z przełożonym.