W Exchange Control Panel (ECP) dostępnym z OWA można znaleźć funkcję Multi-Mailbox Search, z pomocą której użytkownicy z przypisaną rolą Discovery Managemet mogą wyszukiwać potrzebne dane w procesie e-discovery. Funkcja jest dostępna też dla administratorów z poziomu Exchange Management Shell - choć korzystanie z niej jest bardziej skomplikowane.

Polecamy: Bezpieczna poczta

Zobacz również:

• Duże załączniki w poczcie e-mail - na co zwrócić uwagę?
• Najlepsze bezpłatne alternatywy dla pakietu Microsoft (Office) 365

Dla skrzynek pocztowych osób których korespondencja powinna być archiwizowana, możemy ustawić status legal hold (prawny obowiązek zachowania dokumentu). Zastosowanie tego mechanizmu uniemożliwi użytkownikowi usuwanie pozycji z jego skrzynek lub archiwów.

Połączenie tych czterech mechanizmów może pomóc w zapanowaniu nad zbyt często wykorzystywanymi plikami PST, umożliwi sprawne przeprowadzanie procesu e-discovery i ułatwi pracownikom dostęp do archiwów, ponieważ archiwa te są teraz dostępne przez Outlook Web Access.

Czego nie oferuje archiwizacja w Exchange 2010

Mimo takich możliwości, Exchange 2010 może nie spełniać wszystkich oczekiwań w zakresie archiwizowania.

Exchange 2010 nie używa już SIS (Single-Instance Storage). Poprawia to wydajność, ale także oznacza, że każda (nawet powtarzająca się) wiadomość wraz z załącznikiem jest zapisywana osobno, co istotnie zwiększa zapotrzebowanie na pamięć. Tak więc dodatkowo może być potrzebny produkt, który zapewni deduplikację danych, lub usługa archiwizacji w chmurach, dla której o to jak dane są składowane, w jakim tempie rośnie zapotrzebowanie na pamięć, itp. martwi się dostawca usługi.

Istotnym problemem Exchange jest to, że tych mechanizmów nie mamy już w cenie serwera - musimy za nie dodatkowo zapłacić. I tak potrzebne będą dodatkowe licencje CAL dla użytkowników Outlooka korzystających z mechanizmu archiwizowania. Użytkownicy ci potrzebować będą także droższej wersji Office 2010 (Professional Plus for Outlook), aby mieć możliwość oglądania zarchiwizowanych skrzynek pocztowych (Outlook 2007 miał bezpłatne uaktualnienie umożliwiające przeglądanie archiwów).

W systemie Exchange 2010 przede wszystkim użytkownicy są panami swoich skrzynek pocztowych i znaczników okresu zachowania (o ile nie mają statusu legal hold). Tak więc mogą usuwać pozycje, które być może powinny zostać przechowane. Mechanizm journalingu zmniejsza to ryzyko, ale nie jest dostatecznie silny w zakresie kontroli, jaka wymagana jest dla niektórych sytuacji związanych ze zgodnością i e-discovery.

Polecamy: Jak ogarnąć logi

I w końcu mechanizm Multi-Mailbox Search z Exchange Control Panel w Exchange 2010 nie jest łatwy w użyciu ani tak dopracowany jak narzędzia e-discovery innych firm. Ponadto większość narzędzi dostawców niezależnych zapewnia możliwość archiwizacji w chmurze, z opłatą zależną od liczby użytkowników poczty.

Ocena, czy można zdać się wyłącznie na możliwości lokalnego archiwizowania Exchange 2010 ostatecznie będzie zależna od specyficznych potrzeb i oceny ryzyka. Prawdopodobnie dla większości organizacji będą one wystarczające. Jeżeli w grę wchodzi archiwizacja poza ośrodkiem, to można rozważyć hostowaną archiwizację Exchange, oferowaną zarówno przez Microsoft jak i innych dostawców.